Привычка хранить важные данные в Excel может стать критической ошибкой и стоить бизнесу миллиардов рублей.
Несмотря ни на что, Excel остаётся одним из самых востребованных инструментов для российского бизнеса в части хранения критически важных данных. Компании не торопятся переходить на российские аналоги, несмотря на большое количество проблем, связанных с информационной безопасностью, и риск понести огромные денежные убытки.
Область поражения
Чаще всего Excel для ведения бизнеса использует малый и средний бизнес, отмечает директор по развитию web– и ИИ–технологий Artezio (входит в группу компаний ЛАНИТ) Сергей Матусевич.
"Во–первых, это торговля. Любой небольшой магазин, оптовая база или начинающий интернет–проект — у них зачастую всё ведётся в Excel. Склад, клиенты, заказы, цены — всё в одной или нескольких огромных таблицах. Но самое парадоксальное, что даже в больших корпорациях он никуда не делся: сотрудники строят прогнозы, готовят отчёты, моделируют сценарии. То есть даже там, где, казалось бы, всё автоматизировано, критически важные расчёты и решения принимаются на основе данных из обычной таблицы. Это создаёт особые риски", — рассказывает он.
Старший менеджер проектов DWH&BI технологической практики Kept Александр Галайдюк добавляет, что активно Excel используют отделы маркетинга и продаж. Даже в крупных компаниях маркетологи и менеджеры по продажам часто выгружают туда данные для быстрого анализа рекламных кампаний и сегментации клиентских баз. Финансовые и аналитические подразделения применяют программу как гибкий инструмент для построения нестандартных финансовых моделей и анализа данных, опять–таки выгруженных из корпоративных систем.
Многие компании уже внедрили российские решения, однако не все организации готовы купить подобные продукты, особенно в текущей экономической ситуации, подчёркивает продуктовый менеджер UDV Group Фёдор Маслов. Excel даёт возможность бесплатно хранить данные, передать их тем или иным сотрудникам без дополнительных вложений.
Архитектор информационной безопасности UserGate uFactor Дмитрий Овчинников напоминает, что Excel — общепринятый формат хранения данных и обмена ими. "Подавляющее число сотрудников умеют работать в таблицах и могут гибко подстраивать их под свои нужды. Данные в электронных таблицах можно передать для анализа или заполнения форм. Это удобнее, чем покупать и настраивать ПО класса управления предприятием. Именно поэтому данный формат ещё очень долгое время будет популярным в работе", — заключает эксперт.
Наиболее опасный способ
Несмотря на то что Excel — мощный инструмент для расчётов, анализа и быстрых таблиц, когда речь идёт о критически важных данных, связанных с производством, качеством, закупками или выводом продукта на рынок, он может стать источником серьёзных проблем.
По словам старшего ИТ бизнес–партнёра "ЮниРусь" Алексея Бельченкова, всего одно неверно внесённое число или случайное удаление строки могут привести к дорогостоящим ошибкам — в больших таблицах отследить их крайне сложно. Также часто сотрудники работают с разными копиями файлов. Если Excel не связан с облачными хранилищами компании, возникает путаница с поиском актуальной версии документа. Кроме того, как говорит эксперт, у Excel нет встроенных инструментов защиты корпоративного уровня. Нет поддержки сквозного управления бизнес–процессами и единых стандартов ввода информации, что приводит ещё к целому ряду ошибок.
"С ростом компании и объёма данных Excel–таблицы превращаются в неповоротливых монстров. Работа с ними требует значительных временных затрат, повышает риск “падения” файла и потери данных, а также ограничивает дальнейший рост. Всё это делает хранение критически важных данных в Excel устаревшим методом, не отвечающим вызовам времени, с которыми сталкивается современный бизнес", — подчёркивает Алексей Бельченков.
Такой подход, по мнению заместителя СТО ГК "Цифровые привычки" Сергея Генералова, неминуемо приводит к большим потерям. Потерянные контракты, уволившиеся ключевые сотрудники, срывы сроков работ и поставок, штрафные санкции в ответ ― это лишь малая доля проблем. Урон может составлять от десятков до сотен миллионов рублей даже для среднего бизнеса, рассказывает эксперт.
Руководитель отдела в направлении "Бизнес–автоматизация" компании SimbirSoft Оганес Степанян отмечает, что если компания ведёт в Excel регламентированный учёт, ошибка может не только спровоцировать накладывание на компанию денежных штрафов, но и стать катализатором налоговых проверок и уголовной ответственности для ключевых лиц.
"Даже потеря знака “минус” в одной–единственной ячейке может превратить убыток в прибыль и исказить всю отчётность. Штраф за занижение налоговой базы может достигать 40% от неуплаченного налога. Допустим, компания случайно по искажённым данным подала налоговую базу 75 млн рублей вместо 85 млн рублей. Неуплаченный налог будет равен 2,5 млн рублей, и в этом случае штраф может уже составить 1 млн рублей", — приводит пример эксперт.
Невозможно отказать
При этом полный отказ от Excel невозможен, да и не нужен бизнесу, считает руководитель ИТ–департамента "Обит" Кирилл Тимофеев. Программа очень удобна как вспомогательный инструмент для анализа и быстрых расчётов.
Организации, заинтересованные в повышении уровня устойчивости бизнеса, сейчас имеют достаточный спектр российских инструментов для реализации комплексной и зрелой стратегии по защите критических данных, отмечает продуктовый менеджер UDV Group Фёдор Маслов.
По словам руководителя технической поддержки компании "АЛМИ Партнёр" Александра Осенчугова, российские офисные пакеты уже заменяют до 80% функций Microsoft Excel. Постепенный переход к альтернативам возможен при условии, что новые решения будут не хуже функционально и смогут обеспечить совместимость данных.
