Актуальные комментарии о закрытии ИП, сроках хранения трудовых договоров и отчетах в ПФ.
Какую новую отчетность работодатели должны будут представлять в Пенсионный фонд РФ?
Нина Боер, партнер «ФБК Лигал»:
До 1 марта в ПФР требуется представить новую форму — "СЗВ–СТАЖ". Ее обязаны сдать не только организации и их обособленные подразделения, но и индивидуальные предприниматели, частные детективы, нотариусы и адвокаты. В отчете должны быть сведения о каждом работающем, включая заключивших договоры гражданско–правового характера, с указанием СНИЛС, периода работы, исчисленного страхового стажа, территориальных и особых условий труда. В случае прекращения действия организации такая форма подается досрочно.
Если сотрудник намеревается уплачивать дополнительные пенсионные взносы и написал об этом письменное заявление работодателю, то компания обязана предоставлять еще один отчет по форме ДСВ–3. При этом важно, чтобы каждый такой взнос был осуществлен одним платежом после формирования соответствующего платежного поручения.
Кроме того, с 2020 года работодатели должны сдавать еще один отчет в ПФР — "Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица". В нем предоставляется информация об устройстве на работу, переводе на другую должность и увольнении с указанием причин, побудивших разорвать действующий трудовой договор. Это вызвано переходом на электронные трудовые книжки. Новый бланк содержит дополнительные сведения.
Сколько лет надо хранить трудовые договоры и иные документы кадрового делопроизводства? Как и куда их можно передать?
Валентина Александрова, руководитель отдела аудита и стратегических проектов Acsour:
К кадровым относятся документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. Для большинства таких материалов установлены специальные сроки хранения. Так, в течение 75 лет компании обязаны хранить трудовые договоры, личные карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также табели учета рабочего времени при тяжелых, вредных и опасных условиях труда.
Иные табели учета рабочего времени, документы о командировках и разрешении трудовых споров хранятся 5 лет, о соблюдении дисциплины труда — 3 года, графики предоставления отпусков — в течение 1 года.
В отношении иных материалов установлен общий срок хранения — 50 лет, а если сотрудник был уволен (закончено делопроизводство) до 1 января 2003 года — то 75 лет. Такие требования распространяются, в частности, на документы по заработной плате и иным денежным выплатам, приказы о приеме, перемещении, аттестации и увольнении работников, их награждении и многие другие.
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за прекращением трудовых отношений. Компания вправе хранить материалы у себя или на основании договора передать их в архив — частный или государственный.
Документы с истекшим сроком хранения уничтожаются после проведения экспертизы их ценности, на основании которой составляется специальный акт. Он утверждается руководителем организации. Поскольку хранение кадровых документов осуществляется компаниями в силу требований законодательства, согласие сотрудника на такую обработку его персональных данных не требуется.
Какие действия должен предпринять индивидуальный предприниматель для прекращения деятельности?
Илья Широков, руководитель направления «Регистрация» Объединенной консалтинговой группы:
Подготовить заявление о регистрации прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (форму Р26001) можно на сайте Федеральной налоговой службы.
Подать распечатанный документ желающий "закрыться" индивидуальный предприниматель (ИП) вправе лично — в Едином центре регистрации, через МФЦ, а также через тот же сайт nalog.ru. При наличии усиленной квалифицированной подписи заявление принимается без дополнительных подтверждений. В противном случае после отправки электронной формы ИП нужно будет приехать в Единый центр регистрации и предъявить паспорт. Также можно отправить удостоверенное нотариусом заявление обычной почтой.
Регистрация прекращения деятельности ИП должна занимать не более 5 рабочих дней. По итогам гражданину указанным им в заявлении способом будут высланы уведомление о снятии ИП с налогового учета и лист записи о прекращении деятельности. Государственная пошлина за такую услугу составляет 160 рублей.
Подающие заявления с электронной подписью или через МФЦ от нее освобождаются.
Желательно еще до направления заявления подвести итоги деятельности и заплатить все налоги и страховые сборы, а также сообщить в банк о закрытии расчетного счета. После прекращения деятельности для расчетов с бюджетом за ИП гражданин вправе использовать личный банковский счет. Также необходимо сдать всю отчетность.
Формально от "закрывающегося" ИП могут потребовать направить специальное уведомление в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц. Это платная услуга, а при отсутствии квалифицированной электронной подписи требуется обращение к нотариусу. В то же время ответственность за неисполнение этой обязанности не может быть возложена на ИП, так как его деятельность уже прекращена.
