Скрытые расходы: семь ошибок компаний при организации командировок

Эксперты сервиса "Островок Командировки" назвали семь типичных ошибок, из-за которых у организаций увеличиваются расходы на бизнес–поездки, и объяснили, как взять под контроль траты, чтобы не допустить переплат.

НЕТ ТРЕВЕЛ–ПОЛИТИКИ — ХАОС В ЗАКАЗАХ

Если в компании нет чётких правил бронирования тревел–услуг, бюджет на командировки может выйти за рамки предусмотренного. Например, если сотрудники выбирают отели и билеты на своё усмотрение, выбор не всегда падает на самые выгодные тарифы.

Решить проблему помогает корпоративная тревел–политика. Чтобы контролировать расходы, нужно установить лимиты и ограничения: например, максимальную стоимость номера за ночь или класс перелёта. Такая функция доступна в сервисе "Островок Командировки", где организатор корпоративных поездок создаёт тревел–политику для отдельного работника или целого отдела. Тогда сотрудники смогут выбрать подходящий отель или билет в рамках ограничений.

Также платформа "Островок Командировки" позволяет установить правила согласования заказов вне тревел–политики. Если нужно приобрести билет или забронировать номер по более высокой цене, сотрудник может прямо в системе направить запрос на подтверждение ответственному лицу.

НЕВОЗВРАТНЫЕ БИЛЕТЫ И СПОНТАННЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ — ДЫРЫ В БЮДЖЕТЕ

Бывает, что командировка внезапно отменяется или её нужно перенести на другие даты. Выбирая невозвратные авиабилеты, работодатели рискуют потерять гораздо больше, чем разницу в стоимости с возвратным тарифом. То же случается с частыми изменениями в маршрутах: каждая корректировка заказа оборачивается доплатой. В итоге мнимая экономия превращается в убытки.

Выручает гибкий подход к планированию. Возвратные билеты хотя и выходят дороже, но гарантируют спокойствие при отмене деловой поездки. При бронировании билетов в сервисе "Островок Командировки" отображаются все варианты: от самых дешёвых, но невозвратных, до более дорогих, но с гибкими условиями отмены.

ИГНОРИРОВАНИЕ АЛЬТЕРНАТИВНЫХ ВАРИАНТОВ — ПЕРЕПЛАТА ЗА РАЗМЕЩЕНИЕ

Не всегда целесообразно бронировать размещение только в центре города, иногда стоит рассмотреть и альтернативы в соседних районах. Например, отели, от которых можно доехать до центра за 10–15 минут.

Эксперты также рекомендуют рассматривать апартаменты, чтобы сэкономить: зачастую бронирование в них обходится дешевле. Так, например, в Москве в 2025 году средняя стоимость забронированной ночи в трёхвёздочных и четырёхзвёздочных отелях варьируется в диапазоне от 6600 до 9500 рублей, в то время как ночь в апартаментах обойдётся бизнес–туристу в среднем в 5400 рублей.

"Островок Командировки" предлагает более 2,7 млн вариантов размещения по всему миру. Благодаря фильтрам и интерактивной карте пользователю доступен подбор отелей и апартаментов по комфортной цене и в удобной локации. Например, если сотрудники собираются посетить бизнес-конференцию, они могут найти подходящие варианты в радиусе десятка километров вокруг места проведения мероприятия.

БРОНИРОВАНИЕ В ПОСЛЕДНИЙ МОМЕНТ — БОЛЬШЕ РАСХОДОВ

Экстренные командировки случаются, но если сотрудники постоянно бронируют билеты и отели за день–два до поездки, компания неизбежно переплачивает. Решение проблемы — покупать билеты и заказывать жильё заранее.

На "Островок Командировки" отели могут загружать доступность номеров на два года вперёд, что позволяет компаниям бронировать размещение заблаговременно по выгодным корпоративным тарифам. Такая опция особенно пригодится для регулярных деловых мероприятий, расписание которых известно заранее.

Если же спланировать поездку заблаговременно нет возможности, сервис предлагает важное преимущество — моментальное подтверждение бронирований от отелей. Это особенно ценно при организации поездок в сжатые сроки или в ситуациях срочных командировок.

Любовь Васильева, руководитель сервиса "Островок Командировки", добавляет: "Мы рекомендуем компаниям устанавливать минимальный срок бронирования командировки не позднее чем за 14 дней до даты заезда. Иногда разница в стоимости билетов, приобретённых заблаговременно и накануне командировки, может достигать 20–30%. Это правило применимо и к отелям: заранее оформленное бронирование позволяет получить более выгодные цены и воспользоваться специальными предложениями от объектов размещения".

ТАКСИ ВМЕСТО ТРАНСФЕРА — НЕТ ФИКСИРОВАННОЙ ЦЕНЫ

Командировочные расходы часто растут из-за привычки сотрудников пользоваться такси вместо заранее забронированного трансфера. В то время как фиксированная цена трансфера позволяет точно планировать бюджет, стоимость такси может неожиданно вырасти вдвое во время повышенного спроса, например, из–за плохой погоды или городских мероприятий.

При заказе трансфера на "Островок Командировки" сумма фиксируется при бронировании, а в услуге можно учесть все детали: от класса автомобиля до времени его подачи в нужное место. В стоимость будет включено бесплатное ожидание до 60 минут, а водитель встретит сотрудника с табличкой. Для длительных бизнес-поездок в сервисе доступна аренда авто в 165 странах мира, что особенно выгодно при частых перемещениях по городу.

НЕТ ПРОГРАММЫ ЛОЯЛЬНОСТИ — УПУЩЕНА ЭКОНОМИЯ

Многие компании упускают возможность сократить командировочные расходы, игнорируя бонусные системы. Накопленные мили, баллы и статусы дают дополнительные скидки при следующих бронированиях, а также преимущества в виде бесплатного багажа, выбора места на борту и других полезных услуг.

При заказе билетов на сервисе "Островок Командировки" можно добавлять карты лояльности авиа– и ж/д–перевозчиков, отельных сетей. Кроме того, клиентам доступна собственная программа лояльности "Островок Командировки": платформа начисляет сны — бонусы за каждое бронирование отелей — которыми можно оплатить будущие заказы по курсу 1 сон = 1 рубль.

НЕТ АНАЛИТИКИ — ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАСХОДЫ

Без детального учёта командировочных расходов компании теряют контроль над бюджетом. Если в организации нет данных, кто чаще ездит в поездки, какие направления самые затратные или сколько средств уходит на непредвиденные изменения в заказах, бизнес сталкивается с перерасходами, которые можно было предотвратить.

"Островок Командировки" решает эту проблему с помощью встроенной аналитики: сервис позволяет в несколько кликов скачать отчёт по затратам. Для получения нужных данных можно выбирать различные фильтры, например, период, вид услуги и заказы конкретного сотрудника.

Любовь Васильева отметила: "В условиях постоянного роста цен аналитика — необходимый инструмент, который помогает придерживаться установленного бюджета. Кроме того, актуальные аналитические данные позволяют более точно прогнозировать командировочный бюджет на будущее и оценивать, насколько деловые поездки влияют на бизнес-результаты компании".

Командировки перестают быть чёрной дырой в бюджете, когда компания внедряет системный подход к их организации. Сервис "Островок Командировки" позволяет выстроить управляемый процесс бронирования командировок на единой платформе, помогая организациям сократить затраты на поездки без ущерба для комфорта сотрудников.