От хаоса к системе: как упорядочить организацию командировок в компании

Если у компании не налажена система организации деловых поездок, это приводит к перерасходу бюджета, недовольству сотрудников и хаосу в отчётности. Эксперты сервиса "Островок Командировки" рассказали, как систематизировать этот процесс.

НАЗНАЧИТЬ ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО

Организацию и контроль деловых поездок стоит закрепить за конкретным сотрудником. В зависимости от масштабов компании и частоты командировок этой задачей может заниматься офис–менеджер, ассистент отдела или отдельный специалист — тревел–менеджер. В его зону ответственности входят подбор и бронирование билетов и проживания в рамках утверждённого бюджета, организация трансферов, аренда конференц–залов и переговорных в отелях.

В некоторых компаниях сотрудники сами бронируют командировки, а ответственный за деловые поездки помогает им в этом и следит за соблюдением бюджета. Сервис "Островок Командировки" позволяет дать доступ к личному кабинету сразу нескольким коллегам. В системе предусмотрено пять ролей с разным уровнем доступа к заказам и отчётности, что позволяет гибко настроить права пользователей в зависимости от их задач. Например, сотрудник, который отправляется в деловую поездку, будет самостоятельно бронировать билеты и отель, тревел–менеджер — контролировать заказы всех коллег и помогать вносить изменения, а бухгалтер — скачивать с платформы закрывающие документы.

УСТАНОВИТЬ ТРЕВЕЛ–ПОЛИТИКИ ДЛЯ РАЗНЫХ КАТЕГОРИЙ СОТРУДНИКОВ

Одна из ключевых задач при управлении командировками — контроль расходов без ущерба для комфорта сотрудников. Для этого компании разрабатывают тревел–политику — свод правил, регламентирующих условия деловых поездок в зависимости от департамента и должности сотрудника. Тревел–политика включает в себя лимиты на проживание и транспорт, допустимый класс обслуживания авиа– и ж/д перевозчиков, перечень рекомендованных типов размещения и провайдеров услуг, а также правила согласования увеличения бюджета на командировки.

На платформе "Островок Командировки" тревел–политику можно настраивать под разные категории сотрудников. Например, бизнес–туристу, бронирующему командировку самостоятельно, тревел–политика поможет подобрать подходящий вариант размещения и билетов в рамках лимитов. Также платформа позволяет установить правила согласования заказов вне тревел–политики. Например, если стоимость выбранного размещения превышает лимит из–за высокого туристического сезона, прямо в системе можно направить запрос на подтверждение ответственному сотруднику.

Любовь Васильева, руководитель сервиса "Островок Командировки", отметила:

ПЛАНИРОВАТЬ ПОЕЗДКИ ЗАРАНЕЕ

Заблаговременное планирование командировок помогает не только упростить организационные процессы, но и существенно сократить расходы. Так, наиболее выгодные тарифы на авиабилеты доступны при покупке за 45–60 дней до вылета, на экспресс–поезда — за 30–45 дней, а на поезда дальнего следования — за 60–90 дней. В этом случае получится сэкономить 20–30% в сравнении с билетами, которые покупают накануне отправления.

Отели на платформе "Островок Командировки" можно бронировать даже на два года вперёд. Это особенно удобно для деловых поездок на крупные мероприятия и отраслевые форумы, даты которых известны заранее.

Любовь Васильева порекомендовала:

КОНТРОЛИРОВАТЬ ЗАКАЗЫ В РЕЖИМЕ ОНЛАЙН

В деловых поездках часто возникают непредвиденные изменения: сдвигаются даты встреч, меняются участники командировки, корректируется маршрут. В таких ситуациях важно оперативно реагировать и вносить изменения в бронирования. "Островок Командировки" позволяет быстро изменить заказ через сайт или удобное мобильное приложение. При необходимости в уже созданное бронирование можно добавлять новые услуги: заказать трансфер, приобрести ж/д и авиабилеты, арендовать автомобиль.

Для оформления групповых поездок от 10 человек можно обратиться за помощью в службу офлайн–бронирования "Островок Командировки": специалисты сервиса помогут подобрать размещение, забронировать конференц–зал или переговорную комнату.

ОРГАНИЗОВАТЬ СБОР ЗАКРЫВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

После командировки сотрудники не всегда вовремя сдают чеки и другие документы для отчётности. Иногда бумаги теряются, и их приходится восстанавливать. В итоге на подготовку отчёта у сотрудников уходит много времени и сил.

Сервис "Островок Командировки" помогает автоматизировать процесс: все закрывающие документы формируются автоматически и сохраняются в личном кабинете. Сотрудник или бухгалтер могут в любой момент скачать нужные файлы или отправить их на корпоративную почту. Такой подход снижает риски ошибок и экономит время бизнес–туристов и бухгалтерии.

Также у сервиса "Островок Командировки" есть полезный инструмент для формирования авансового отчёта. Для этого достаточно прикрепить фото чеков и перечислить статьи расходов — система поможет структурировать информацию и сформировать корректный документ.

ОТСЛЕЖИВАТЬ РАСХОДЫ ПО КОМАНДИРОВКАМ

Аналитика даёт полную финансовую картину по деловым поездкам в компании: от общих затрат на командировки за конкретный период до расходов определённого сотрудника на отдельные типы услуг. Получить такие данные проще всего с помощью аналитических инструментов. Например, на платформе "Островок Командировки" можно формировать excel–отчёты на месяц, квартал или другой период. Это позволяет контролировать тревел–бюджет и планировать его на будущее.