Министерство труда разрабатывает проект перехода на электронные трудовые книжки, который может начаться уже в январе 2018 года. Планируется, что отказ от бумажных носителей в будущем снизит издержки работодателей, однако при ближайшем рассмотрении может оказаться, что расходы работодателей, наоборот, вырастут.
В июне вице–премьер правительства России Ольга Голодец сообщила, уже в январе 2018 года — через полгода — в России может заработать система электронных трудовых книжек. Сейчас Минтруд активно работает над этим, объяснила она и отметила, что переход на электронные трудовые книжки не будет резким: можно будет пользоваться как бумажными, так и виртуальными документами.
Историческая справка
Бумажные трудовые книжки были введены Кодексом законов о труде (КЗоТ) в 1918 году. Спустя 4 года новый КЗоТ РСФСР упразднил этот документ, заменив трудовые книжки сначала на расчетные, а затем на трудовые списки.
Книжки вернулись в СССР 15 января 1939 года. Об отказе от бумажных книжек активно заговорили спустя 72 года: впервые такое предложение прозвучало в 2011 году на конференции Александра Сафонова, на тот момент он занимал пост заместителя главы Минздравсоцразвития. Планировалось, что трудовой стаж всех работников будет занесен в компьютерную базу, что позволит начислять пенсию в автоматическом режиме и упразднить сам документ. После многолетних дискуссий книжку решили не отменять совсем, но ввести электронную форму документа — и то по желанию. Предполагается, впрочем, что в конце концов бумажные книжки исчезнут: сейчас разрабатывается законопроект о полномасштабном переходе на электронный вариант, который будет проходить медленно и в несколько этапов.
Книжные минусы
"Переход на электронную версию я воспринимаю, как положительную инициативу. Это логичный современный подход к решению вопроса, — уверена Лика Сюкияйнен, юрист рекрутинговой компании Hays. — Инициатива внедрения в России электронных трудовых книжек – часть общей системы перехода на электронный документооборот и электронный обмен информацией среди государственных ведомств".
Но если плюс электронный книжки для сотрудника лежит на поверхности — она исключает потерю сведений о стаже и опыте работы, то для работодателя выгода перехода на электронку не так очевидна. По мнению Минтруда, электронный кадровый документооборот снизит издержки работодателей. Но не все работодатели в это верят, как минимум потому, что техническая сторона подобной системы пока остается загадкой, а значит, теоретически слабых мест в ней может быть много.
"Остаются открытыми следующие вопросы: каким образом можно будет авторизовываться работодателю в электронной системе (как система узнает, что именно эта компания – работодатель человека), сколько будет стоить электронная подпись, каким образом будет обеспечена сохранность данных, кто будет отвечать за наполнение системы данными за предыдущие периоды (с учетом того, что эти данные есть в полном объеме в ПФР). И еще один немаловажный вопрос: станет ли введение такой системы основанием для того, чтобы мы подавали в ПФР и ФСС меньше данных и отчетов, за ошибки в которых положены немалые штрафе?", — говорит Мария Маргулис, генеральный директор "1000 кадров".
Юрий Воронин, директор департамента корпоративного развития и управления персоналом Уральского банка реконструкции и развития (УБРиР), среди причин, по которым трудовые электронные книжки до сих пор не внедрены, называет отсутствие базы данных, нерешенный вопрос права доступа к системе учета государственных служб и прочих заинтересованных сторон и непроработанный порядок действий с электронными книжками в сложных ситуациях (например, при программных сбоях). Это тоже слабые места проекта по внедрению электронок.
"От введения электронной версии трудовой книжки преимущество получает только сотрудник, — считает Алексей Головченко, управляющий партнер юридической компании "ЭНСО". — У нас во всем логика одна: государство приняло решение — бизнес платит. Так что работодателю стоит ждать удорожания трудовой книжки". Посчитать цену, которую работодатель заплатит за оцифровку книжки, сейчас невозможно, говорят специалисты: Минтруд не дал достаточно вводных, чтобы решить это уравнение.
"Для того, чтобы оценить, насколько возрастают или снижаются затраты работодателя, нужны ответы на ряд ключевых вопросов, — объясняет Лусине Абгарян, директор по персоналу Kelly Services Россия. — Какое ПО будет использовано для обеспечения перехода на систему электронных трудовых книжек, какова будет его стоимость? Как будет происходить верификация (подписание) трудовой книжки? Если это электронная цифровая подпись работника, то кто отвечает за ее получение, работник или работодатель, кто платит?" Вопросов очень много, справедливо замечает эксперт: сложно строить прогнозы, не имея хотя бы примерного представления о том, каковы будут процедуры и правила работы с электронной базой данных, стоимость технологических платформ и ответственность сторон при реализации такого документооборота.
По закону без электронно–цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя: в среднем одна цифровая подпись обходится работодателю в 300–400 рублей. Таким образом, издержки для перехода на новую систему быстрее других почувствуют небольшие компании, а также работодатели — физические лица. "Для них введение электронных трудовых книжек может повлечь обременительные затраты, начиная с оснащения необходимой техникой, позволяющей работать в системе, и заканчивая получением электронной цифровой подписи", — говорит Елена Михалевич, адвокат коллегии адвокатов города Москвы "Барщевский и партнеры".
Плюсы электронок
Трудовая в книжка в нынешнем виде это безусловный атавизм, говорит Инна Егорова, генеральный директор и совладелец "ТОП Рекрутинг". "Архаичные требования по учету, хранению, восстановлению бумажных ТК, создают для работодателя дополнительные издержки: наличие несгораемых шкафов, ведение дополнительной документации по учету движения тр.кн., штрафы за несвоевременно выданные трудовые книжки, расходы на бланки и вкладыши (около 350 рублей за штуку) и так далее", - напоминает эксперт.Сторонники внедрения электронных трудовых книжек объясняют, что работодатель как минимум сэкономит на кадровике: для хранения и правильного ведения бумажной книжки требуется специальный человек, а для ввода данных в компьютер отдельный специалист вряд ли будет нужен. Впрочем, и это будет зависеть от того, как именно будет работать платформа для этих книжек и как долго просуществуют оба варианта книжек. "Возможно, никакой удобной интеграции не будет предусмотрено, и тогда специалисты будут вносить данные в две системы: бумажную и электронную", — говорит Галина Пташкина, директор по персоналу компании Imperial Tobacco. А значит, отказаться от сотрудника не получится. В таком случае, замечают оптимисты, работодатель уменьшит свои издержки другим способом.
«Если будут разработаны прозрачные и понятные правила работы компаний с единой системой данных, то финансовые расходы не увеличатся. Автоматизация процесса, наоборот, поможет в уменьшении временных и трудовых затрат: ведение и учет бумажных носителей всегда отнимает больше времени, чем занесение данных в единую систему и выгрузку их по необходимым параметрам», - считает Андрей Шарак, заместитель генерального директора SAP СНГ
Трудовые книжки "на бумаге" требуют место для хранения и могут пострадать от неправильных условий хранения или аварий (в этом случае обязанность работодателя — восстановить все трудовые книжки). Электронная база в этом плане гораздо надежнее и безопаснее, считает Наталья Краснова, директор по развитию Института МИРБИС. "Единая электронная база трудовых книжек также поможет проверке данных при приеме на работу, которые соискатели часто искажают", — говорит эксперт.
Кроме того, работник не сможет работать по двум трудовым или подделывать их, считает Ирина Андрианова, директор по персоналу "АВВА РУС". "Так что расходы на ведение электронных трудовых книжек окупятся повышением безопасности бизнеса, — уверен Роман Алехин, владелец ГК "Орто–Доктор". — Особенно если из портала, где будут храниться все книжки, можно будет делать запрос прежним работодателям".
