Хаос в голове губит совещания

Таковы результаты опроса, проведенного CNN.com в 200 странах мира. По статистике, топ-менеджеры проводят на совещаниях до 50% своего времени, мидл-менеджеры – до 35%. "К сожалению, совещания мало кто умеет эффективно проводить, – говорит директор по маркетингу ГК "Аверс" Наталия Черейская. – В итоге большая часть рабочего времени оказывается пустой тратой".

По мнению директора представительства компании HeadHunter в Петербурге Юлии Сахаровой, многие ошибки при проведении рабочих встреч возникают по вине руководителя.

"Часто совещания затягиваются из-за слабой подготовки и хаоса в голове у координатора встречи. А от него требуются сосредоточенность, умение удержать коллег от ухода в сторону от обсуждаемой темы и чрезмерной эмоциональности, доброжелательная корректировка хода дискуссии, фиксация "точек принятия" локальных решений, умение кратко формулировать результаты и назначить ответственных за выполнение", – напоминает Юлия Сахарова.

Повысить эффективность совещаний, по мнению специалистов, можно, приняв несколько простых правил. Во-первых, нужно знать мотивацию тех сотрудников, на которых руководитель хочет влиять. Во-вторых, важно, зная сотрудников, в нужный момент предложить им что-то из набора: "пряник" или "кнут".

"Нужно представить себе цель встречи: мозговой штурм, решение форс-мажорных задач, планирование работы и т. д.", – добавляет Юлия Сахарова.

<b></b>

<b>Видеть цель <br></b>"При оценке эффективности совещаний важно знать, понятна ли цель совещания тем, кто его организует, и тем, кто в нем участвует, – говорит руководитель проектов компании DBC Анна Мирскова. – Определена ли повестка и задан ли регламент, выполняется ли он, фиксируются ли результаты обсуждений и принятые решения и т. д. Что касается исполнения принятых на совещаниях решений, то этот вопрос зависит от системы управления компанией в целом: как осуществляется контроль исполнения решений, как сотрудников мотивируют к исполнению решений".

По мнению специалистов, есть несколько секретов, зная которые, можно попытаться изменить привычную схему подготовки и проведения совещаний, чтобы встреча действительно продвинула компанию вперед (см. также "Рекомендации").

Во-первых, лучше назначать или соглашаться на встречу, только когда какое-то особенное событие указывает на ее необходимость. Во-вторых, следует сократить до минимума всякие "пятиминутки", к которым участники часто вынуждены придумывать проблемы или раздувать мелкие трудности, чтобы "хорошо выглядеть" перед шефом. В-третьих, назначать встречу следует в зависимости от сложности вопроса за 1–2 недели, а за 2–3 дня выслать участникам письменную повестку.