Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников

Существует несколько вариантов учета в этом случае.
1. Организация арендует автомобили у сотрудников, платит им арендную плату и заправляет автомобили, используемые для осуществления производственной деятельности.
В этом случае в соответствии со ст. 645, 646 Гражданского кодекса РФ арендная плата по договору аренды автомобиля без экипажа включает только плату за пользование автомобилем. Стоимость топлива учитывается арендатором в целях налогообложения прибыли на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ в зависимости от назначения используемого транспорта.
2. Организация арендует автомобили и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.
В этом случае стоимость топлива, выданного сотрудникам, учитывается в составе расходов на арендные платежи подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
3. Организация выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, а так же компенсирует расходы на бензин в порядке ст. 188 Трудового кодекса РФ.
В этом случае расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот расходы на приобретение ГСМ, если уже выплачена компенсация, не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Не учитываются в целях обложения налогом на прибыль и расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92.
4. Автомобили не используются в служебных целях, тогда топливная карта рассматривается как подарок сотруднику.
Стоимость подарков, выданных сотрудникам, не уменьшает налогооблагаемую прибыль, ведь не выполняются требования ст. 252 НК РФ, где прописано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 Кодекса безвозмездная передача имущества признается реализацией и облагается НДС.
Итак, наиболее выгодный с точки зрения налогообложения вариант, принять автомобили сотрудников в аренду, платить сотрудникам арендную плату, а топливные карты выдавать под отчет, с последующим списанием стоимости ГСМ на затраты, связанные с производством и реализацией продукции.
В этом случае операции по приобретению топливных карт, передаче их сотрудникам и списанию ГСМ оформляют следующими бухгалтерскими записями:
Дт60 - Кт51 - перечислены денежные средства за бензин топливной компании;
Дт50 субсчет «Денежные документы» - Кт60 - оприходованы топливные карты с оплаченным бензином;
Дт71 - Кт50 субсчет «Денежные документы» - выданы топливные карты под отчет;
Дт10 субсчет «Топливо» - Кт71 - оприходован бензин по отчету водителя на основании чеков автозаправочных станций;
Дт19 - Кт71 - выделен входной НДС по приобретенному топливу.
Когда топливная компания предоставит акт, счет-фактуру, распечатку по операциям с топливными картами, делаем проводки:
Дт68 - Кт19 - принят к вычету НДС на основании полученного счета-фактуры;
Дт20 (25, 26, 44) - Кт10 субсчет «Топливо» - списан бензин в пределах норм.