Командировки за рубеж набирают популярность у отечественных компаний. По данным сервиса для организации деловых поездок "Островок Командировки", российские бизнесмены стали чаще ездить в командировки за границу: c января по апрель 2025 года количество бронирований отелей за рубежом выросло на 31% по сравнению с аналогичным периодом 2024–го.
Среди самых востребованных направлений бизнес–туристов: Китай, ОАЭ, Турция, Беларусь, Казахстан, Таиланд, Узбекистан, Италия, Франция и Япония. Страны СНГ, ОАЭ, Китай и Турция — давние партнёры российского бизнеса. Азия привлекает компании масштабными выставками и перспективными инвестиционными проектами. Европа остаётся важным направлением для формирования новых партнёрств и обмена опытом.
Чтобы организовать зарубежную командировку в 2025 году, нужно учесть множество нюансов, от оформления виз до бронирования билетов и отелей. Подготовку усложняет и то, что российские банковские карты не работают за пределами страны. Эксперты сервиса "Островок Командировки" рассказали, на что обратить внимание, чтобы заграничная деловая поездка прошла легко и без стресса.
Условия въезда
На сайте МИД и консульства страны, в которую направляется сотрудник, следует проверить правила въезда и требования к деловой визе. На оформление последней, если оно необходимо, нужно заложить дополнительное время. Например, процесс получения визы для поездок в страны Евросоюза может занять порядка полутора месяцев: потребуется записаться в визовый центр и собрать пакет документов, включая выписку из банка, приглашение от партнёра и медицинскую страховку.
Чтобы не тратить время на изучение всех нюансов получения визы и поиск страховых компаний, можно поручить эти вопросы сервису "Островок Командировки". Для этого достаточно отправить запрос в службу офлайн–бронирования: сотрудники сервиса помогут собрать необходимые документы, заполнить анкету, забронировать билеты и проживание для получения визы, а также оформить медицинскую страховку и доставку документов курьерской службой.
Проезд, проживание и трансфер
В одних компаниях за организацию деловых поездок отвечают тревел–менеджеры или координаторы, в других сотрудники бронируют командировки самостоятельно.
Поиск размещения и транспорта на разных сайтах — процесс трудоёмкий и неэффективный. Кроме того, при таком подходе сложно оперативно контролировать расходы: сотрудник может выбрать отель или билет, не соответствующий утверждённому бюджету.
Избежать превышения расходов помогут предварительно настроенные правила организации деловых поездок компании — тревел–политики. Они включают в себя лимиты расходов на транспорт и проживание, ограничения по категории отеля, а также по доступным для бронирования компаниям–перевозчикам. "Островок Командировки" позволяет установить тревел–политику и предоставить доступ сотрудникам для самостоятельного бронирования поездки. Так компании могут быть уверены, что командировочные расходы не будут превышены, а сотрудники смогут выбрать подходящие опции проживания и транспорта в рамках лимитов.
На "Островок Командировки" можно забронировать авиабилеты от более 470 авиакомпаний по 1500 направлениям по всему миру. А для поездки по ближнему зарубежью доступны и железнодорожные билеты. Чтобы с комфортом добраться до отеля или места деловой встречи, можно заранее заказать трансфер или арендовать автомобиль без водителя. Через "Островок Командировки" эти услуги можно забронировать в 160 странах мира.
Найти подходящий вариант размещения среди 2,7 млн отелей и апартаментов по всему миру помогут фильтры на странице поиска. Система подберёт размещение под любой запрос: отели с опцией раннего заезда и позднего выезда, определённым типом питания и дополнительными услугами, например, химчисткой.
Если компании необходимо отправить сразу несколько сотрудников в командировку, установленная тревел–политика поможет быстро найти подходящие варианты размещения и билеты для всех — от топ–менеджеров до линейного персонала. Система позволит забронировать сразу несколько номеров разных категорий в одном отеле или заказать размещение в разных, а также приобрести билеты на самолёт или поезд разных классов обслуживания. Мобильное приложение откроет быстрый доступ к заказам, чтобы координатору бизнес–поездки было удобно проверить детали бронирования, внести изменения в заказ или отменить его.
При планировании поездки для большой группы можно обратиться за помощью к сервису: специалисты "Островок Командировки" подберут оптимальный вариант размещения и перелёта, а также забронируют необходимые дополнительные услуги.
Оплата услуг
С марта 2022 года российские банковские карты международных платёжных систем Visa и Mastercard перестали работать за рубежом, что создаёт дополнительные сложности для командированных сотрудников. К счастью, современные сервисы для организации деловых поездок позволяют бо́льшую часть услуг оплатить заранее. Так, на "Островок Командировки" можно забронировать билеты, отель, трансфер, оформить страховку и визу, а также оплатить все услуги удобным способом: корпоративной картой в рублях или по счёту.
В деловую поездку за границу стоит взять с собой наличные: важно рассчитать не только суточные, но и запас средств на непредвиденные расходы.
Расходы на командировку
Во время деловой поездки расходы сотрудников можно разделить на две категории: командировочные и суточные.
Под командировочные расходы попадают оплата проживания и проезд до пункта назначения. По ним сотрудник обязан отчитаться работодателю и предоставить необходимые документы после поездки.
Суточные — это дополнительные расходы, которые заранее не согласованы с работодателем, например, питание в кафе и ресторанах. На время пребывания за границей сотруднику выплачиваются суточные в рублёвом эквиваленте. Их размер определяется внутренними регламентами компании, по закону с начала 2025 года суммы до 3500 рублей в день не облагаются налогом.
Кроме того, компании обязаны возмещать сотрудникам дополнительные затраты, связанные с поездкой. Сюда входят оформление визы и заграничного паспорта, консульские сборы, а также другие обязательные платежи.
Отчётные документы
После возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить отчёт и документы от отелей, авиаперевозчиков и других провайдеров услуг. Сервис "Островок Командировки" берёт этот процесс на себя: в личном кабинете сотруднику будут доступны необходимые закрывающие документы и отчётность, которые можно скачать в любое время и передать в бухгалтерию.
Эксперты отмечают, что рост популярности онлайн–сервисов для организации зарубежных командировок связан с их способностью экономить время и минимизировать ошибки в документации. Для бизнеса, где время — самый ценный ресурс, такие решения незаменимы.
Реклама ООО "АГЕНТИКА ТРЕВЭЛ", Erid: 2Vfnxx5FcJk
