Факс переместился в компьютерные сети

<BR><BR><B>Обычным факс-аппаратам приходят на</B><BR>смену корпоративные факс-системы. Они позволяют обеспечить отправку сообщений прямо с персонального компьютера, подключенного к единой сети предприятия.<BR>Факс-система -- это программно-аппаратное решение, основой которого служит факс-сервер. Факс-сервер -- это компьютер или другое устройство, снабженное специальным программным обеспечением. Вместе с факс-модемами или специальной факс-платой факс- сервер осуществляет прием и преобразование факсов в электронный вид, доступный для просмотра на компьютере, и отправку факсов из специальных или стандартных компьютерных приложений. Факс- служба позволяет задействовать одну или несколько телефонных линий, получать и отправлять факсы с любого компьютера, входящего в корпоративную компьютерную сеть организации, и еще целый ряд возможностей.<BR>Опытом эксплуатации факс-системы поделился заместитель генерального директора НПО Специальных материалов Андрей Михайлин: "Ежедневно коммерческая служба отправляла в десятки адресов прайс-листы и другую информацию. Отправка одного прайса на четырех страницах занимала до получаса. В итоге квалифицированные сотрудники занимались тупой неэффективной работой. Трудно было впоследствии установить, когда и кем был отправлен тот или иной факс, что не способствовало повышению исполнительской дисциплины. Вообще, трудно работать, когда часть переписки идет по факсу, а часть -- по электронной почте. Работать только в единой среде ПК намного удобнее".<BR>По мнению ведущего специалиста ОАО "Центр компьютерных технологий" Алексея Рябкова, проблемы оптимизации оборота факсимильных сообщений существуют во многих организациях и не всегда их можно решить организационными методами. В таких случаях оптимальным решением является внедрение корпоративной факс-системы в документооборот организации.<BR>"Внедрение корпоративной факс-системы -- это один из тех случаев, когда эффект от внедрения ощущается с первых дней и приносит довольно ощутимые результаты даже по прошествии небольшого промежутка времени", -- считает Алексей Рябков.<BR>По словам IT-менеджера НПО Спецматериалов Вячеслава Карповича, внедрение корпоративной факсовой системы позволило обеспечить сквозной учет факсов и исключить случаи потери документов. "Передача факсов происходит с оптимальным качеством -- в силу отсутствия этапа сканирования, обязательного для факс-аппаратов. Появилась возможность передавать и принимать факсы, не покидая рабочего места. Кроме того, происходит снижение трудозатрат сотрудников и экономия средств на расходных материалах и отправке международных факсов с задержкой в вечернее время. Обратной стороной медали является невозможность отправки факса во время телефонного разговора", -- говорит он.<BR>Необходимость интеграции факс-систем в электронный документооборот определяется исходя из структуры документопотоков и бизнес-процессов организации. По оценкам экспертов, факс-система позволяет снизить издержки и повысить общую эффективность документооборота и работы организации в целом. "Например, в системе управления электронным документооборотом и автоматизации бизнес-процессов NSystem работа с факсами происходит точно так же, как с другими электронными документами. Это регистрация документов, маршрутизация прохождения, контроль выполнения, утверждение, согласование и разграничение доступа, возможности поиска, создание документов по шаблонам", -- утверждает Алексей Рябков.<BR>