Портативный офис менеджера уменьшили до карманных размеров

<BR><BR>арманные портативные компьютеры (КПК) из приятной хай-тек-безделушки в ряде петербургских компаний постепенно превращаются в элемент корпоративной информационной системы.<BR>Всего немногим более года назад карманные компьютеры начали активно внедряться в ежедневную жизнь петербургских менеджеров. В большинстве случаев КПК выполняют функции органайзера и порой мобильного терминала для работы с электронной почтой. Однако в 2002 году некоторые пользователи карманных компьютеров столкнулись с необходимостью интеграции КПК с корпоративными информационными системами, совместимости данных КПК и других устройств обработки информации.<BR>Возрастающая необходимость в мобильности пользователей и одновременная необходимость осуществлять привычные бизнес-процессы в единой информационной среде сделали КПК пока единственной альтернативой настольным компьютерам и ноутбукам.<BR><B>Маленькие карманы</B><BR>В самом общем представлении карманные компьютеры можно поделить на две категории. Это электронные органайзеры с расширенным набором функций и собственно компьютер в привычном понимании. Первые предназначены для хранения информации (база данных по партнерам, прайсы, планы и т.п.) и работы с электронной почтой и Интернетом, вторые в дополнение к этому предлагают функционал создания собственно документов, их редактирования и т.п. Впрочем, эта грань в последнее время почти стерлась, так как к бесклавиатурным карманным компьютерам производители предлагают складывающуюся клавиатуру. Естественно, что такие КПК обладают соответствующими вычислительными возможностями и программным обеспечением. Компактная клавиатура в собранном виде не превышает размером записную книжку, в "рабочем" варианте она почти не отличается от привычной "клавы" настольного ПК.<BR>Карманные компьютеры с клавиатурой по компоновке напоминают ноутбук, только очень маленький. Среди пользователей КПК ходит шутка: мол, благодаря развитию мобильных устройств передачи и обработки информации количество и размеры карманов на одежде станут стремительно уменьшаться.<BR><B>Применение</B><BR><B>в бизнесе</B><BR>Петербургские менеджеры по-разному оценивают перспективы применения карманных компьютеров в своей деятельности. Например, генеральный директор ООО "АНД Проджект" Антон Цыценко постоянно пользуется органайзером Palm. "Я записываю телефоны, делаю заметки, а когда прихожу в офис, синхронизирую Palm с основным компьютером. Так же используют органайзеры и некоторые другие наши сотрудники, но какой-то корпоративной политики в этом вопросе нет, как нет пока и планов централизованного оснащения менеджеров такими устройствами. Пока более актуально использование сотовых телефонов -- и здесь мы компенсируем сотрудникам затраты, а иногда и снабжаем их телефонами, если это необходимо для дела", -- говорит Антон Цыценко.<BR>По мнению ведущего специалиста ОАО "Центр компьютерных технологий" Алексея Рябкова, рынок выдвигает все более жесткие требования к предприятиям и организациям, заставляя повышать эффективность управления, делая ставку на повышение качества и снижение производственных затрат. Время как ресурс приобретает все большую стоимость. "Использование мини-компьютеров в корпоративных информационных системах, безусловно, наиболее интересно, имеет большое будущее и становится актуальным уже сейчас. Пример такой интеграции -- использование мини-компьютеров в CRM-системе (управления отношениями с клиентами). Менеджер имеет постоянный доступ к информации об организациях, персонах, истории отношений, может, используя мини-компьютер, который всегда с ним, вводить новые данные в систему, планировать свое время, давать задания другим и контролировать их выполнение. Под рукой всегда будут свежий прайс и необходимая обновляемая информация. "Карманный компьютер может стать удобным помощником активного делового человека, связующим звеном между менеджером и информационной системой", -- считает Алексей Рябков.<BR><B>Интеграция в систему</B><BR>Прикладное применение мини-компьютеров может быть самым разнообразным: от группового планирования рабочего времени и удаленного доступа к корпоративным информационным ресурсам до полноценного взаимодействия с корпоративной информационной системой.<BR>Трудности в организации такого взаимодействия связаны с конкретными особенностями самих информационных систем и отсутствием постоянного соединения. Сложнее интегрировать в уже функционирующую систему, в которой изначально не предусматривалась такая взаимосвязь. "Поэтому при проектировании систем целесообразно предвидеть и предусматривать возможность использования мини-компьютеров, это не намного изменяет стоимость решений, но оказывает хорошую службу впоследствии, когда возникнет необходимость использования таких устройств", -- считает Алексей Рябков.<BR>По его словам, в своих проектах Центр компьютерных технологий всегда старается заранее предусмотреть возможность интеграции в систему мини-компьютеров. В решениях NSystem (системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов) и CRM-системе Sales-Master уже есть возможность экспорта некоторых данных в мини-компьютер: планирования событий, контроля выполнения и напоминаний. "Но этого недостаточно, наша компания ведет перспективные разработки по созданию более полного взаимодействия между информационной системой и мини-компьютером. В первую очередь для Sales-Master. К концу 2002 года уже ожидаем заметных результаты. В текущих решениях для компаний "Торэкст", "Оптимед", НПО "Спецматериалы", "ПетроЭлектроСбыт", "Бюро техники кондиционирования и охлаждения" уже предусмотрена возможность такой интеграции", -- утверждает Алексей Рябков.<BR><B>Ввод текста</B><BR>По мнению менеджера по маркетингу компании НОУДОД УТЦ "АйТи" Романа Дедушева, современные модели КПК обладают сравнимыми с настольными ПК характеристиками. Сложности вызывает только ввод текста. "Принимая это во внимание, разработчики компании "АйТи" решили использовать КПК для работы в среде "БОСС-Референт". При этом пользователь взаимодействует с большим количеством графической информации, но задачи ввода данных минимальны и могут быть решены графической клавиатурой КПК. В настоящее время интеграция системы электронного документооборота "БОСС-Референт" на платформе Lotus Notes/Domino и Palm Pilot разделена на два этапа: интеграция в рамках операционной системы и программного обеспечения Palm Pilot и интеграция в рамках операционной системы Palm Pilot и программного обеспечения, доработанного в среде Palm Pilot", -- сообщил Роман Дедушев.<BR>В ходе выполнения первого этапа на настоящий момент для мобильных пользователей, снабженных Palm Pilot, существует возможность использования электронной почты Lotus Notes, всех связанных с использованием почты функций системы "БОСС-Референт" и Lotus Notes: напоминания о событиях, этапах, согласование документов, поручения и т.д. Кроме того, возможно использование личной адресной книги. Стало возможно использование части функционала системы "БОСС-Референт" и Lotus Notes. После окончания первого этапа и анализа достигнутых результатов планируется приступить ко второму этапу, связанному с созданием программной основы для синхронизации между "БОСС-Референт" и Palm Pilot большего объема данных и предоставления таким образом мобильным пользователям возможности полноценной работы с системой автоматизации делопроизводства и документооборота "БОСС-Референт".<BR><B>Испытания на себе</B><BR>"На этапе разработки все новые технологии обкатываются внутри компании. Сегодня КПК, интегрированный с системой "БОСС-Референт", внедренной в "АйТи", используют президент Тагир Яппаров, директор Департамента документационного обеспечения управления Дмитрий Романов и другие руководители", -- говорит Роман Дедушев.<BR>По итогам эксплуатации планируется передать эту технологию для испытания на Магнитогорский металлургический комбинат. На данном предприятии уже развернута система автоматизации документооборота и делопроизводства "БОСС-Референт". По мнению директора центра АСУ Магнитогорского металлургического комбината Юрия Ипатова, КПК, интегрированный с "БОСС-Референтом", поможет топ-менеджменту компании "держать руку на пульсе завода. "Станет возможно оперативно получать доступ к информации, отдавать поручения сотрудникам, издавать приказы, распоряжения, согласовывать документы, планировать личное время, управлять работой проектных групп, при этом не привязываясь к рабочему столу и компьютеру в своем кабинете", -- говорит Юрий Ипатов.<BR><B>Все с собой</B><BR>Группа компаний "АстроСофт" также ведет разработки для интеграции карманных компьютеров и информационных систем. Один из проектов реализован в ЗАО "Каппа Санкт-Петербург", производителе и поставщике гофрокартона в Северо-Западном регионе. Компания, в которой существуют подразделения, занятые поиском новых партнеров и заказчиков, так называемые агенты, заинтересована в том, чтобы эти сотрудники имели возможность получать полные и актуальные сведения о предоставляемых товарах и услугах, независимо от своего местонахождения. Простого обладания информацией стало недостаточно, нужно мгновенно и правильно подать ее заказчику. К достижению этих целей идут различными путями. "В нашем проекте была использована связка: карманный компьютер класса Pocket PC, сотовый телефон стандарта GSM и переносной принтер. Этого вполне достаточно, чтобы в считанные минуты прямо в кабинете заказчика сформировать и представить на подписание весь комплект необходимых документов. Вес такой экипировки составляет менее полутора килограммов, а стоимость всего набора значительно ниже стоимости среднего ноутбука", -- утверждает ведущий разработчик компании AstroSoft Development Константин Гильберг.<BR>Работа менеджера по продажам традиционно начинается со встречи и беседы с заказчиком, в ходе которой определяется перечень поставляемых товаров и условия контракта. Далее агент формирует запрос в центральный офис. Документы высылаются на адрес электронной почты продавца и благодаря услуге "мобильный Интернет" вскоре попадают в память Pocket PC. Их остается только напечатать.<BR><B>Понимать</B><BR><B>все форматы</B><BR>По словам Константина Гильберга, самая большая проблема в реализации такой схемы -- совместимость. Как правило, внутри организации используется большой набор всевозможных программ и утилит, каждая из которых работает со своим форматом данных. Ситуация усугубляется еще и тем, что далеко не все эти продукты мигрировали на платформу Pocket PC. Реализовывать же программное обеспечение, понимающее все форматы, -- задача колоссальная, но продукт никогда не станет универсальным.<BR>"Поэтому мы пошли другим путем, организовав поддержку единственного формата TIFF. Он хорошо известен и широко используется при FAX-передачах, что дополнительно позволяет задействовать в процессе этот вид связи. Чуть автоматизировав печать, в конце получаем заполненное электронное письмо с вложением. Теперь однородность документов достигнута, и дальше все как описано выше: получаем почту, печатаем нужное. При этом нигде в работе менеджера по продажам нет места проводам. Весь обмен информацией между Pocket PC, сотовым телефоном и принтером происходит только по инфракрасному каналу", -- утверждает Константин Гильберг.<BR>