Пожиратели времени пасуют перед жестким планом

<BR><BR>Пожиратели рабочего времени известны "в лицо" каждому деловому человеку и исчисляются минимум двумя десятками.<BR>Противостоять им может только жесткий контроль. "20-30% рабочего времени человека уходит впустую. Причем виноват в этом не всегда он сам - виновато его окружение: неожиданные посетители, сотрудники, словоохотливые клиенты. Как только человек теряет контроль над своим временем - он уже не может им распоряжаться", - говорит Александр Литягин, президент московского Кадрового клуба.<BR><BR><B>Время свое и чужое</B><BR>Есть время, которым управляет человек, и время, которым управляют другие люди. "Если на каждого из 20 сотрудников руководитель потратит 20-25 минут в день - получится 40 часов в неделю", - подсчитывает Александр Литягин. <BR>Основной пожиратель времени высшего руководства - незапланированные телефонные звонки и визитеры. "Умение отстраниться от оперативного управления и прерываний выходит на правильное делегирование полномочий, распределение ответственности и создание системы контроля за выполнением, - говорит президент Кадрового клуба. - Если топ-менеджер может прийти в кабинет и его никто не побеспокоит - значит, его время хорошо организовано. В ситуации, когда каждые 5 минут кто-то заходит, звонит и выбивает из колеи, серьезных стратегических решений принять невозможно. Поэтому лучше отключить мобильный телефон, а на дверь повесить табличку: "Не входить".<BR>Что касается младшего персонала, то основной враг его времени - социализация, или неофициальная коммуникация. "Минимизировать ее можно через создание системы корпоративных ценностей - "на работе мы работаем, и это нам нравится". Что касается "человеческого общения", ему можно уделять внимание в виде специальных корпоративных акций - совместных праздников, походов и т.д., то есть вывести обмен неофициальной информацией в специальные рамки", - советует Александр Литягин.<BR><BR><B>Подушки безопасности</B><BR>Александр Литягин называет 20 основных пожирателей времени. К ним относятся кризисные ситуации, телефонные прерывания, неадекватное планирование, попытки добиться слишком многого, неэффективное делегирование, отсутствие самодисциплины, неспособность сказать "нет", откладывание, совещания, слабая коммуникация, неполная информация, незавершенные задачи. Для борьбы, например, с таким пожирателем, как работа с документами, эффективно "правило чистого стола". "Все бумаги бывают четырех типов: которые нужно прочитать, по которым нужно действовать, которые нужно вложить в папки и которые надо выкинуть", - перечисляет Александр Литягин. Правильная организация документооборота позволяет не тратить драгоценные минуты на поиск нужной бумажки. "На своих тренингах я советую использовать "систему 31" - то есть создать 31 папку, по количеству дней в месяце", - рассказывает глава Кадрового клуба.<BR>Тот же принцип четкой системы планирования помогает дать должный отпор прочим пожирателям времени. Однако придерживаться составленного плана - задача гораздо более сложная, чем его составление. Тем более что намеченный утром план уже через пару часов может оказаться несостоятельным по причине неких внезапных обстоятельств. "На этот случай существуют "подушки безопасности", - объясняет Александр Литягин. - То есть рабочий день никогда не планируется на все 100%, остаются "зазоры", которые и используются для пауз, каких-то экстренных дел и т.п. Если это конвейерная работа - "подушки" могут составлять до 20% рабочего времени, если творческая - до 60-80%".<BR><BR><B>Списать время на клиента</B><BR>Эффективным в плане самоконтроля, по словам Александра Литягина, является принцип учета рабочего времени, который используется в "большой пятерке" консалтинговых корпораций. "Основной показатель учета - время, потраченное на клиента, то есть списанное на себестоимость продукции. К тому же клиент жестче относится к рабочему времени сотрудника: если результаты его не устроили - "акт сдачи-приемки" подписан не будет. Иначе говоря, не будет заключен договор, не будет оплаты - время потрачено зря. В идеале 100% рабочего времени должно быть списано на клиента, в реальности получается около 50%".<BR>"К этой системе рано или поздно придут все компании, - уверен Александр Литягин. - Поскольку процентная оплата "по результату" слишком примитивна, чтобы поддерживать серьезный бизнес. В таком случае менеджеры отстраняются от ответственности, в том числе от контроля за рабочим временем, и сотрудники сами становятся своего рода предпринимателями. Практика показывает, что бизнес это не развивает. Ни в одной из 500 крупнейших компаний мира такое не практикуется". Эффективность использования рабочего времени зависит не только от корпоративной культуры, которая формирует сотрудников, но и от сотрудников, которые формируют ее, а также от стандартизации бизнес-процессов. "В ряде организаций, где внутренний клиент расплывчат, удается прятать большие суммы, - рассказывает Александр Литягин. - По моей просьбе в одной компании подсчитали и выяснили, что только в результате перекуров работников фирма теряет $1,5 тыс. в день".