Офисный переезд, на первый взгляд, может показаться довольно сложной задачей и затратной статьей расходов. Разумное желание любой компании – минимизировать затраты на переезд, особенно, если переезд офиса связан как раз с оптимизацией расходов организации. В этой статье мы рассмотрим основные факторы, влияющие на стоимость переезда, и дадим несколько советов, которые позволят сэкономить.
ИЗ ЧЕГО СКЛАДЫВАЕТСЯ СТОИМОСТЬ ОФИСНОГО ПЕРЕЕЗДА?
С одной стороны все просто – итоговая стоимость переезда формируется исходя из времени работы специалистов и их количества, из категории и времени работы автотранспорта, а также на основании стоимости использованных упаковочных материалов. С другой стороны, существует множество дополнительных факторов, которые повлияют на увеличение времени работы, а значит, стоимости. Рассмотрим подробнее:
Время работы автотранспорта:
1. Время подачи автомобиля: важно заранее подготовить график переезда и назначить время подачи машины к моменту начала погрузки. Если машина приедет раньше, чем будет разобрана мебель и упаковано имущество, вам придется заплатить за простой транспорта.
2. Категория транспорта: на этапе подготовки необходимо правильно оценить объем имущества для того, чтобы подобрать автомобиль нужного размера. Может возникнуть такая ситуация, что вам придется сделать несколько рейсов из-за того, что все имущество не поместилось. И хорошо, если старый и новый офисы находятся в одном районе, ведь каждый лишний час работы автомобиля стоит денег.
Время работы сотрудников
1. Технические условия: к техническим условиям относятся наличие или отсутствие лифтов, ширина дверных проемов, возможность подачи транспорта к зоне погрузки, расстояние до лифтов и пр. Если учесть все эти нюансы, можно будет правильно спланировать количество людей, необходимое оборудование и рассчитать время переезда.
2. Наличие необходимого инструмента и оборудования: если разборкой и сборкой вашей мебели будут заниматься люди, в наличии у которых только отвертка, сразу понятно, что переезд затянется. А отсутствие приспособлений для проведения такелажных работ в принципе ставит под сомнение возможность перевозки тяжелых предметов.
3. Количество сотрудников: существуют определенные стандарты, когда на определенный объем имущества необходимо запланировать определенное количество грузчиков. Немаловажно при этом учитывать и технические условия. Если этими стандартами пренебречь в надежде сэкономить на количестве людей, скорее всего, получится только хуже. На определенном этапе усталость сотрудников не позволит продолжать работу в нужном темпе, и переезд может затянуться на неопределенное время.
Упаковочные материалы
Перевозка мебели и техники без специальной упаковки чревата повреждением имущества, и, как следствие, дополнительными затратами на реставрации или замену поврежденных вещей, поэтому исключать упаковку ни в коем случае не стоит. Чтобы не переплачивать за упаковочные материалы, можно заказать доставку упаковки заранее, это позволит вашим сотрудникам самостоятельно упаковать часть вещей, что существенно сократит время переезда.
ОПТИМИЗИРУЕМ ЗАТРАТЫ
Имея представление об основных факторах, влияющих на стоимость переезда, вы сможете грамотно спланировать этот процесс и избежать лишних затрат. Предлагаем вам оптимальный алгоритм, который поможет в этом:
1. Готовьтесь заранее. На подготовку к переезду компании лучше запланировать не меньше месяца. За это время вы сможете определиться с объемом перевозимого имущества и спланировать переезд. Обязательно подготовьте план расстановки мебели в новом помещении, это серьезно сэкономит время при переезде.
2. Вызовите менеджера для оценки. Обращайтесь в профессиональные мувинговые компании. Помощь компаний перевозчиков, как раз и заключается в том, чтобы помочь сократить затраты на переезд. Квалифицированный оценщик учитывает все нюансы помещений (этажи, наличие лифтов, ширина проемов, подъездные пути и др.) и, исходя из этих условий, планирует подходящий транспорт, оборудование и количество грузчиков.
3. Закажите упаковочные материалы заранее. Сотрудники смогут самостоятельно упаковать личные вещи и документацию, подготовить технику к переезду. Простые офисные столы также легко упаковать своими силами, используя стрейч-пленку, специальные уголки и воздушно-пузырчатую пленку.
4. При упаковке обязательно промаркируйте все коробки, мебель и технику. Важно указать ФИО сотрудника, отдел, этаж и номер кабинета в новом офисе. Расстановка мебели и других вещей в таком случае займет гораздо меньше времени. Если вы будете придерживаться данных рекомендаций, сотрудники с легкостью найдут свои вещи, и вы приступите к работе вовремя и в полном порядке.
5. Убедитесь в прозрачности ценообразования. Попросите рассчитать фиксированную стоимость, которая не будет меняться по завершении переезда. Если вы выбираете почасовую форму оплаты, вам должны быть предоставлены тарифы на все виды услуг, график переезда с расчетом времени проведения работ. Самое главное – все условия и стоимость должны быть зафиксированы в договоре до начала переезда.
Безусловно, важно тщательно готовиться к переезду и учитывать многие нюансы, однако существенная доля успеха и отсутствие рисков зависит от того, какую компанию вы выберете для организации вашего переезда. При выборе перевозчика обратите внимание на опыт и квалификацию, наличие необходимых ресурсов и стандартов работы, спектр оказываемых услуг, а также наличие свежих рекомендательных писем.
