Сейчас мы из вас сделаем настоящего гуру электронной почты: научим сочинять письма, которым все будут рады, и поможем не утонуть в море ответов.
Даже если вам вот-вот стукнет восемьдесят, вы наверняка слышали о существовании электронной почты. Немного более юный возраст также не свидетельствует о том, что вы умеете с ней правильно обращаться. Даже если вам кажется, что вы и так всё знаете, мы поделимся с вами несколькими секретами, которые вас вознесут на совершенно новый уровень владения электронной перепиской.
Соблюдайте правило пяти предложений
Слишком длинное письмо как бы говорит вашему собеседнику, что не очень-то вы уважаете его время. Так что, если в душе вы – Кафка, оттачивайте свое мастерство жанра на бумаге и посылайте почтой по несуществующим адресам. Что до электронных писем, специалисты советуют относиться к ним, как к мобильным сообщениям, ограниченным определенным количеством знаков. Но поскольку, если вы начнете подсчитывать знаки в письмах, пытаясь уважать чужое время, вы потратите кучу своего, лучше ограничивать себя предложениями. Специалисты утверждают, что идеальная длина электронного письма – пять предложений. Более длинные письма читать никто не будет. Или проклянет вас за них. Да, и убедитесь, что ваши предложения не напоминают размерами синего кита. И вообще. пусть они лучше будут короткими и очень простыми. Надо, конечно, верить в лучшее в людях, но ведь доподлинно вам не известен интеллектуальный уровень того, к кому отправляется ваше письмо.
Пусть собеседник вас поймет сразу
Читайте также:
В офисе
Оправданное безделье: зачем играть на работе
Если вам нужно что-то продать – так и скажите. Если купить – тем более. Рано или поздно собеседник поймет, что вам нужно, и оттого, что вы ему пять дней пудрили мозги, решение его не изменится. А если вдруг и изменится, то уж точно не в вашу пользу. Поэтому в ваших интересах, чтобы цель вашего письма он понял все-таки рано.
И не забудьте про тему письма, это важно. "123" – это не тема, это просто цифры. Cкажите, черт возьми, сразу, о чем послание!
И вы его поймите
Чтобы добиться от своего собеседника всего на свете, покажите, что вы мыслите так же. Даже если шаманов у вас в роду не было и телепатические способности не достались вам от рождения, есть способ подстроиться под собеседника. Дело в том, что человек, как правило, пишет так, как думает. То есть, если его письмо изобилует всякими "2я наблюдал за вашей работой" и "я усматриваю в этом", то он – визуалист. В смысле, привык все воспринимать зрительно. Чтобы общаться было проще, притворитесь таким же. И пишите ему: "предлагаем рассмотреть", "с точки зрения", "легко увидеть, что мы лучшие" и тому подобное. Собеседник будет счастлив и согласится на все, что вы ему предложите.
И подстройтесь под него
В правиле пяти предложений придется сделать исключение, если ваш собеседник сам его не соблюдает. Потому как, если ради вас кто-то расстарался, превратился в Льва Николаевича Толстого и написал километровое послание, то ответив этому монстру эпистолярного жанра односложным "да", вы его очень обидите. А еще создадите впечатление, что не слишком внимательно читали его шедевр. Так что придется догонять того изверга, который так любить писать письма. Если километр вы не готовы написать, то осильте хотя бы метров семьсот.
Красота письмо не спасет
Использование шаблонов и ярких картинок в подписи, конечно, делает ваше письмо уникальным и неповторимым. Но, во-первых, может навести получателя на мысль, что вам пять лет. А во-вторых, не факт, что такое письмо вообще до кого-то дойдет. Если почта вашего собеседника сильно загружена, и он получает десятки писем в минуту, то ваше распрекрасное письмо со всеми его картинками будет идти целую вечность, и не факт, что, в конце концов найдет получателя.
Экономьте время
Если почта досталась вам по наследству от предыдущего сотрудника, который, в свою очередь, тоже унаследовал ее, то там накопилась куча рассылок, которая лично вам совершенно ни к чему. Чтобы сэкономить и время, и место в почтовом ящике, можно воспользоваться приложением https://unroll.me. Вместо нескольких часов потратите на это не особо приятное дело несколько минут.
И не заставляйте собеседника бомбардировать вас миллиардом уточняющих писем. Во-первых, настройте автоответчик, который будет отписываться отправителю, что его письмо получено. Это вас избавит от лишних нескольких: "А вы мое письмо получили?", "Точно получили?", "Я имею в виду то, что я отправлял в 12.33, пришло?". Назначая встречу, сразу пишите конкретную дату и время, если собеседника что-то не устроит, он даст вам знать.
Умейте остановиться
Да, знаем, теперь вы всемогущий повелитель электронных писем и легко орудуете в своем почтовом ящике, вас и за уши не оттащить от монитора и клавиатуры: вы строчите письма одно за другим. Но мы все же попросим вас держать себя в руках. Иногда один звонок сэкономит время на написание 10-20 писем. Хотя, если живое общение вас пугает пуще конца света – пишите и радуйтесь жизни.
