Особенности работы с наличными деньгами

Если расчеты граждан не связаны с их предпринимательской деятельностью, то в соответствии с п. 1 ст. 861 Гражданского кодекса РФ они могут производиться и безналичными способами, и наличными деньгами без ограничения суммы. А вот в отношении юридических лиц п. 2 этой статьи допускает введение ограничений.

Правовые основы

Статьями 4 и 29 Федерального закона №86-ФЗ от 10.07.02 «О Центральном банке РФ (Банке России)» установлены ограничения для расчетов наличными между юридическими лицами в виде предельного размера расчетов по одному договору в сумме 100 000 руб. (в ред. Указания ЦБ РФ №2003-У от 28.04.08) и в виде обязательности внесения наличных средств непосредственно в кассу организации-получателя.
Последнее ограничение не распространяется на граждан-предпринимателей, поскольку их имущество не разделяют на то, которое они используют для ведения предпринимательской деятельности и предназначенное для личного потребления. Поэтому в большинстве случаев невозможно отделить личные платежи от предпринимательских.
В некоторых ситуациях расчеты наличными между такими лицами запрещаются вообще. Например, при выдаче банками кредитов юридическим лицам или при осуществлении выплат по аккредитиву.
Правовое регулирование порядка ведения кассовых операций также осуществляется Банком России. Все юридические лица обязаны хранить свободные денежные средства на банковских счетах в кредитных организациях (обычно – в банках) в соответствии с требованиями п. 1 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ №40 от 22.09.93 и п. 2.1 Положения ЦБ РФ №14-П от 05.01.98 «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации».
Для проведения расчетов наличными деньгами каждое юридическое лицо должно иметь кассу, а для учета поступления и выдачи наличных денег - вести кассовую книгу. При этом организация или предприниматель к окончанию рабочего дня может иметь в своей кассе наличные деньги только в пределах установленного с обслуживающим банком лимита. Вся наличность сверх установленного предела подлежит сдаче в банк для зачисления на расчетный счет. При наличии у организации нескольких счетов в различных банках сдача наличных производится в один из них по своему выбору.
Исключение сделано для хранения и последующей выдачи неполученных работниками средств - заработной платы, выплат социального характера и стипендий. Эти суммы могут храниться в кассах организаций и предпринимателей сверх установленных лимитов, но не дольше трех дней (для районов Крайнего Севера и приравненных к ним - пяти дней), считая день получения денег в банке.
Кроме получения наличных денег в кассе банка по чеку, возможно перечисление их на банковские карты. Наиболее популярным примером служит выдача заработной платы и иных выплат работникам через перечисление на карточные счета. Этот способ имеет ряд очевидных преимуществ:
• освобождается работник бухгалтерии, занимавшийся выдачей наличных через кассу;
• нет необходимости в инкассации или иных способах доставки наличных в кассу предприятия;
• можно без проблем рассчитаться с временно отсутствующими или уволенными сотрудниками.

Ответственность за нарушение порядка работы с наличными деньгами

В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влекут за собой наложение административного штрафа: на предпринимателей и должностных лиц - от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. Такие санкции последуют за следующие нарушения:
• расчеты наличными с другими организациями свыше установленных пределов;
• неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
За нарушение порядка расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, выразившееся во внесении юридическим лицом наличных денег в банк для их зачисления на счет получателя, административный штраф не установлен. В этом случае возможны санкции к принявшему такие платежи банку со стороны Банка России.
Бизнесменам, имеющим постоянную наличную выручку, разрешается по согласованию с банком расходовать её на выплату зарплаты и социальных расчетов с работниками, на закупку сельхозпродукции, канцелярских принадлежностей, инвентаря, ГСМ, а также на приобретение тары и вещей у населения, для выдачи командировочных, оплаты суточных, ремонтных работ. Запрещено расходовать поступившие в кассу суммы на выдачу займов – это установлено Письмом Банка России №190-Т от 04.12.07.
Если у организации или предпринимателя есть согласование банка тратить суммы на различные финансово-хозяйственные нужды, оплату товаров, работ, услуг, то проблем с исполнением лимита меньше – достаточно просто выдать сумму превышения подотчетному лицу. Каких-либо ограничений на выдаваемые под отчет суммы, законодательство не устанавливает. Перечень подотчетных лиц и предельные суммы устанавливаются приказом предпринимателя или организации. Главное – помнить о том, что не отчитавшемуся за полученные прежде суммы сотруднику новая подотчетная сумма не должна выдаваться. Иначе контролеры включат в остаток кассы деньги, выданные до составления работником авансового отчета. А если полученная сумма превысит лимит, то возможен штраф.
Такой ход контролеров можно и оспорить. После выдачи под отчет деньги теряют статус расходных денежных средств, и не должны включаться в суммы накоплений наличных в кассе, и штрафовать за превышение нельзя.
А если в конце рабочего дня приходит клиент и за наличные приобретает товар на сумму, значительно превышающую лимит остатка по кассе? Коммерсант не успеет сдать деньги в банк, так как он уже закрыт. Фактически Порядок будет нарушен, и бизнесмена наверняка попытаются привлечь к ответственности. Но в ч. 2 ст. 2.1 Кодекса об административных нарушениях есть важное замечание: лицо признается виновным, если у него была возможность соблюсти правила и нормы, за нарушение которых предусмотрены санкции, но он не принял мер по их соблюдению. В описанном примере бизнесмен физически не мог сдать деньги в банк, то есть не мог не нарушить требования закона, а значит, санкции необоснованны.
Виновником сверхлимитного остатка может стать не бизнесмен, а банк еще в одном случае: если предприятие работает ежедневно, а в банках, как правило, суббота и воскресенье - выходные дни. В таком случае у бизнесмена не будет возможности сдать наличную выручку, образовавшуюся за выходные. Положив ее на счет в первый рабочий день банка, он не нарушит правил.
Чтобы обойти ограничение по расчетам в 100 000 руб., бизнесмены заключают несколько договоров, фактически разделяя предмет сделки на части. Например, два отдельных контракта на оказание услуг по ремонту магазина и складского помещения. Поскольку ограничение по сумме установлено на расчеты в рамках одного договора, то в течение одного дня с одним и тем же лицом можно несколько раз рассчитаться наличными. Даже если общая сумма сделок превысит лимит, нарушением это не считается.

Применение контрольно-кассовой техники

Организации и индивидуальные предприниматели при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг на территории РФ за наличный расчет обязаны применять контрольно-кассовую технику, включенную в Государственный реестр, как это требует п. 1 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Федеральным законом от 17.07.09 №162-ФЗ плательщикам ЕНВД разрешается не применять контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт. Такие налогоплательщики обязаны выдавать по требованию покупателя (клиента) документ (товарный чек, квитанцию и др.), подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Он должен выдаваться в момент оплаты товара (работы, услуги) и содержать данные о продавце (наименование или Ф.И.О., ИНН), товарах (работах, услугах), сумму оплаты и сведения о выдавшем документ лице.
Налоговым органам предоставляется право осуществлять контроль за выдачей указанных документов и налагать штрафы за отказ в их выдаче. Административный штраф за соответствующее правонарушение составит для граждан от 1500 до 2000 руб., для юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.
Чтобы начать использовать контрольно-кассовую технику в своей предпринимательской деятельности, недостаточно просто приобрести кассовый аппарат, модель которого включена в Государственный реестр ККТ. Придется еще пройти процедуру постановки контрольно-кассовой техники на учет в налоговых органах в соответствии со ст. 4 Федерального закона №54-ФЗ.
Порядок постановки регламентирован Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. Постановлением Правительства РФ №470 от 23.07.07. В соответствии с п. 15 Порядка регистрация ККТ в налоговом органе производится на основании заявления, к которому необходимо приложить паспорт контрольно-кассовой машины и договор о технической поддержке.
Следует обратить внимание, что этот перечень необходимых документов для регистрации является исчерпывающим, и любое требование налоговых органов о представлении каких-то иных документов является неправомерным.
В соответствии с Порядком регистрации налоговый орган обязан осуществить регистрацию ККТ в течение 5 рабочих дней. При этом налоговым органом вносится соответствующая запись в книге учета ККТ, а налогоплательщику выдается карточка регистрации контрольно-кассовой техники и возвращаются представленные в качестве приложения документы.

Ответственность за неприменение ККТ

Ни Порядком регистрации, ни каким-либо иным нормативным документом не ограничивается срок, в течение которого налогоплательщик должен подать заявление о регистрации ККТ. Важно, чтобы к началу осуществления продаж за наличный расчет контрольно-кассовая техника уже была зарегистрирована в налоговом органе. Иначе налогоплательщик рискует получить штраф в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ как за неприменение ККТ. Размеры штрафа составляют для предпринимателей и должностных лиц – от 3000 до 4000 руб., для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 руб.
Расчеты посредством платежных карт приравниваются к наличным расчетам, поэтому при их использовании обязательно нужно применять ККТ и выдавать покупателям кассовые чеки (если не предусмотрена возможность использования бланков строгой отчетности). На совершенные с помощью банковской карты операции не распространяется предел наличных расчетов в размере 100 000 руб. При расчетах с помощью пластиковых карт деньги в кассу не поступают, поэтому общий итог выручки по Z-отчету и сумма наличных денежных средств в кассе не будут совпадать на сумму, оплаченную в безналичном порядке.
Продажа товаров, выполнение работ, либо оказание услуг указанными субъектами без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влекут за собой наложение административного штрафа на граждан в размере от 1500 до 2000 руб.; на предпринимателей и должностных лиц - от 3000 до 4000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб. (ст. 14.5 КоАП РФ).
Исключения сделаны для некоторых видов деятельности (они перечислены в п. 3 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ), а также для остальных, если предприниматель или организация обеспечат выдачу покупателям бланков строгой отчетности в соответствии с Постановлением Правительства РФ №359 от 06.05.08 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов без применения ККТ». Без кассовых чеков и бланков строгой отчетности можно заниматься:
• продажей газет и журналов в газетно-журнальных киосках, и сопутствующих товаров в ассортименте, специально утвержденным органом исполнительной власти субъекта, если доля продажи газет и журналов в товарообороте не менее 50 процентов (при этом ещё надо вести раздельный учет выручки от периодических изданий и от сопутствующих товаров);
• продажей ценных бумаг;
• продажей лотерейных билетов;
• продажей проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
• обеспечением питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
• торговлей на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, с открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
• разносной мелкорозничной торговлей с ручных тележек, корзин, лотков продовольственными и непродовольственными товарами, кроме технически сложных или требующих определенных условий хранения и продажи продовольственных товаров;
• продажей в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в утвержденном Министерством железнодорожного транспорта ассортименте;
• продажей в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
• торговлей в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• торговлей из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• приема от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома;
• реализацией предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в разрешенных местах;
• продажей по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи.
Также могут осуществлять денежные расчеты без применения ККТ организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа). Перечни таких местностей обязательно утверждаются органом государственной власти субъекта федерации.

Применение бланков строгой отчетности

Вместо кассового чека можно выдать бланк строгой отчетности, это совершенно не подходит для организаций розничной торговли, но при оказании услуг населению успешно применяются вместо чеков квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы.
Бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты, указанные в п. 3 Положения №359 от 06.05.08:
• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форму - для организации;
• фамилию, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
• ИНН;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать;
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Согласно п. 4 указанного Положения бланк документа может быть изготовлен типографским способом либо сформирован с использованием автоматизированной системы. Причем типографский документ должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа, год выполнения, тираж).
Трудно себе представить, как все эти реквизиты (особенно адрес и дату составления) можно уместить на автобусном билете. Квитанция об оплате услуг получается гораздо больших размеров, зато в этом документе можно уместить необходимые условия оказания услуги – например, на квитанции о ремонте обуви указывать срок гарантии на выполненные работы.
Примерный образец заполненного бланка строгой отчетности по оказанным парикмахерским услугам опубликован в №31/2009 журнала "Бухгалтерские вести".
Бланк документа заполняется четко и разборчиво, исправления не допускаются. Каждый испорченный или неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором он заполнялся – таково требование п. 10 Положения.
При заполнении бланка строгой отчетности одновременно оформляют, по меньшей мере, одну копию документа. Допускается и такой вариант - сам бланк должен иметь отрывные части.
Как упоминалось выше, формирование бланков документов строгой отчетности может быть произведено и посредством автоматизированной системы. Но немногие смогут этим воспользоваться – в соответствии с требованиями п. 11 Положения для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
• при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Понятно, что обычных средств, например, персонального компьютера и принтера, явно недостаточно. Поэтому типографский способ получается достаточно простым и относительно недорогим (в сравнении с покупкой и содержанием ККТ) средством ведения наличных расчетов.
С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков строгой отчетности, а также прием от населения наличных денежных средств, в соответствии с п. 14 Положения должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Все поступившие бланки документов принимаются ответственным работником в присутствии комиссии, проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах. Далее составляется акт приемки, утверждается руководителем, после чего их принимают к учету.
Учет бланков, изготовленных типографским способом, ведется по наименованиям, сериям и номерам в специальной книге учета бланков документов. Листы такой книги наподобие кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации (или индивидуальным предпринимателем), скреплены печатью либо штампом. Конкретная форма книги, как и общего бланка строгой отчетности, законодательно не утверждена, поэтому можно разработать ее самостоятельно.
Хранятся все бланки, как и деньги, в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании каждого рабочего дня место хранения опечатывается или опломбировывается.
Копии или отрывные корешки документов, подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, должны храниться не менее 5 лет. Их необходимо упаковать в мешки и опечатать. По окончании срока хранения, но не ранее истечения месяца со дня проведения инвентаризации копии документов можно уничтожить (на основании соответствующего акта).