Что отнести на представительские расходы организации

Для поддержания и расширения сотрудничества с другими организациями предприятие часто осуществляет представительские расходы.<br><br><br><br>В целях бухгалтерского учета перечень расходов и сумма, которую организация может потратить на представительские расходы, не ограничены законодательством. <br><br>Для целей налогового учета представительских расходов следует руководствоваться Налоговым Кодексом РФ (далее -- НК РФ). Согласно п.2 ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.<br><br><br><br><b>Перечень представительских расходов:</b><br><br>К представительским расходам относятся расходы на:<br><br><li> проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также лиц организации -- налогоплательщика, участвующих в переговорах, <br><br><li> транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, <br><br><li> буфетное обслуживание во время переговоров, <br><br><li> оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.</ul><br><br>К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.<br><br>Таким образом, перечень расходов, которые организация может отнести к представительским расходам, является закрытым. Никакие другие расходы, не указанные в этом перечне, не являются представительскими расходами.<br><br><br>Следовательно, <b>к представительским расходам нельзя отнести </b>такие расходы, как:<ul><br><li> аренда помещения для проведения переговоров,<br><br><li> оплату стоимости проживания в гостинице участников переговоров,<br><br><li> приобретение подарков или сувениров лицам, участвующим в переговорах,<br><br><li> посещение театров и музеев участниками переговоров,<br><br><li> оформление виз и оплату проезда, лицам, участвующим в переговорах,<br><br><li> расходы организации на проведение корпоративных праздников и т.д.</ul><br><br>Следует обратить внимание, что организация может провести официальный прием не только в том городе, где она зарегистрирована, но и в любом другом городе, т.к. к представительским расходам можно отнести перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ расходы независимо от места их проведения, т.е. даже за пределами РФ.<br><br>Иногда спрашивают, можно ли отнести к представительским расходам расходы по приему участников ревизионной комиссии. В соответствии с положениями Федеральных законов от 26.12.95 №208-ФЗ "Об акционерных обществах" и от 08.02.98 №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" ревизионная комиссия общества создается для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью и не относится к руководящему органу организации. Следовательно, расходы по приему участников ревизионной комиссии не могут быть признаны представительскими расходами.<br><br>Расходы, связанные с приемом представителей филиалов, прибывших по приказу руководителя организации для решения производственных вопросов, также не соответствуют расходам, установленным п.2 ст.264 НК РФ, и, следовательно, не являются представительскими расходами.<br><br>Необходимо иметь в виду, что для целей налогообложения налогом на прибыль представительские расходы принимаются только в пределах установленного НК РФ норматива.<br><br><br><br><b>Первичные документы</b><br><br>Любые понесенные предприятием расходы следует оформлять первичными документами. Данное требование относится и к представительским расходам. Нормативными документами не установлен перечень документов, которыми подтверждаются представительские расходы. Следовательно, организация самостоятельно должна определить порядок оформления и формы документов, которыми она будет подтверждать представительские расходы. Для обоснования представительских расходов рекомендуется оформить следующие документы:<ol><br> <li> В организации должен быть оформлен приказ руководителя о порядке выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам. В нем должен быть указан перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет (в том числе на представительские расходы) и срок сдачи авансового отчета по полученным под отчет суммам.<br> <li>Для подтверждения представительских расходов в организации следует оформить приказ или иной распорядительный документ руководителя, в котором должны быть указаны:<ul><br> <li> дата и место проведения деловой встречи, <br> <li> ее цель, <br> <li> приглашенные на встречу лица, <br> <li> участники встречи со стороны организации, <br> <li> конкретное назначение расходов и их сумма,<br> <li> ответственное лицо за проведение мероприятия.</ul><br> Следует иметь в виду, что для экономического обоснования представительских расходов организация может утвердить, но не обязана это делать, годовую смету расходов, на представительские расходы, утвержденную советом директоров.<br> <li> После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о проведении деловой встречи (с указанием понесенных расходов) и авансовый отчет лица, ответственного за мероприятие, с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы. После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о проведении деловой встречи (с указанием понесенных расходов) и авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.<br> В отчете о проведенном мероприятии следует указывать дату и место проведения встречи, программу встречи, перечень лиц, участвующих в мероприятии, понесенные во время встречи расходы и их сумма.</ol><br> <br> <hr><br> <b>Пример оформления отчета:</b><br> <br> Утверждаю<br> Директор ЗАО "Полет"<br> ______________ Владимиров А.А. <br> "____" __________ 2003 г.<br> <br> Отчет о проведении официального приема представителей ЗАО "Полет"<br> <br> Дата приема: 20 декабря 2003 г.<br> Участники приема:<br> Николаев Н.Н. -- ген. директор ЗАО "Омега"<br> Борисов А.П. -- коммерческий директор ЗАО "Омега"<br> Владимиров А.А. -- директор ЗАО "Полет"<br> Крылов Б.Н. -- финансовый директор ЗАО "Полет"<br> <br> Цель мероприятия: Переговоры об организации совместного производства <br> мебели. <br> <br> Программа мероприятия:<br> 12.00 -- 15.00 Переговоры <br> 16.00 -- 19.00 Официальный обед в ресторане "Садко". <br> <br> Расходы на мероприятие:<br> Обед -- 3000 рублей<br> Транспортные расходы -- 400 рублей.<br> Итого -- 3400 рублей <br> <br> <br> Ответственный за проведение официального приема -- Иванов Н.Н.<br> Дата составления отчета -- 21 декабря 2003 года. <br> <hr><br> <br> Все первичные документы, предоставляемые в бухгалтерию, должны быть оформлены в соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должности, имена и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.<br> <br> <b>Налог на прибыль</b><br> Для целей налогообложения налогом на прибыль представительские расходы включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4 процентов от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п.2 ст.264 НК РФ). <br> Расходами на оплату труда для целей налогообложения и для расчета норматива по представительским расходам являются все расходы, перечисленные в статье 255 НК РФ. <br> Затраты на представительские расходы в сумме, превышающей этот норматив, не учитываются в целях налогообложения (п. 42 ст. 270 НК РФ).<br> <br> <b>Налог на добавленную стоимость</b><br> НДС, уплаченный по представительским расходам, можно предъявить к вычету не со всей суммы, израсходованной на эти цели, а только с суммы представительских расходов, которые учитываются при расчете налога на прибыль (п.7 ст. 171 НК РФ).<br> При этом для возможности вычета сумм НДС организация должна иметь счета-фактуры по этим расходам и документы, подтверждающие, что расходы оплачены и мероприятие проведено.<br> По сверхнормативным представительским расходам сумма НДС к вычету не принимается, а относится на прочие внереализационные расходы, не учитываемые в целях налогообложения налогом на прибыль.<br> <br> <b>Бухгалтерский учет представительских расходов</b><br> В целях бухгалтерского учета перечень расходов и сумма, которую организация может направить на представительские расходы, не ограничены законодательством. <br> Представительские расходы обычно отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы", а в торговых организациях на счете 44 "Расходы на продажу" субсчет "Представительские расходы". <br> <br> <b>Пример</b><br> Организация организовала прием представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью поддержания сотрудничества. Общая сумма представительских расходов, осуществленных в этом квартале, составила 29 500 руб. (в т.ч.НДС -- 4500 руб.)<br> Расходы на оплату труда для целей как бухгалтерского, так и налогового учета за отчетный год составили 600 000 руб.<br> Отчетными периодами по налогу на прибыль признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года. Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли организация определяет методом начисления. Налоговым периодом по НДС является квартал.<br> Дт71 - Кт50 -- 29 500 руб. -- выданы денежные средства работнику, ответственному за проведение встречи.<br> Жир При утверждении авансового отчета следует отразить в учете:<br> Дт44 (26) - Кт71 -- 25 000 руб. -- отражены представительские расходы по организации обеда на основании авансового отчета подотчетного лица.<br> Дт19 - Кт71 -- 4500 руб. -- отражен НДС со стоимости официального обеда на основании авансового отчета и выставленного счета -- фактуры;<br> Поскольку НДС по представительским расходам подлежит вычету в размере, соответствующем указанным нормам, то организация имеет право принять к вычету только сумму НДС в пределах норматива. <br> Организация может признать в целях налогообложения прибыли представительские расходы в сумме, не превышающей 4% от величины расходов на оплату труда, т.е. -- 24000 руб. (600 000 руб. х 4%).<br> Следовательно, организация может принять к вычету НДС только с суммы 24 000 рублей, т.е. -- 4320 руб. (24000 х 18% НДС). <br> Дт68 -- Кт19 -- 4320 руб. -- принят к вычету НДС со стоимости официального обеда.<br> Дт91-2 -- Кт19 -- 180 руб. (4500 -- 4320) -- сумма НДС по сверхнормативным расходам отнесена на прочие внереализационные расходы.<br> <br> Дополнительные проводки у организаций, применяющих ПБУ 18/2002<br> Поскольку в целях начисления налога на прибыль организация учтет только 24000 рублей, то разница между этой суммой, и суммой представительских расходов, принимаемых в бухгалтерском учете (25 000 руб.) будет признана постоянной разницей, с которой должно быть начислено постоянное налоговое обязательство.<br> Дт99 - Кт68 -- 240 руб. ((25000 -- 24000) х 24%) -- отражено постоянное налоговое обязательство. <br> Жир Аналогичным образом отражается начисление постоянного налогового обязательства со сверхнормативных расходов НДС:><br> Дт99 - Кт68 -- 43,20 руб. (180 х 24%) -- начислено постоянное налоговое обязательство с суммы НДС по сверхнормативным представительским расходам.<br><br> <b>В статье использованы документы:</b><br> "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.00 № 117-ФЗ. Принят ГД ФС РФ 19.07.00, в редакции от 08.12.03, с изменениями от 23.12.03. С изменениями и дополнениями, вступающими в силу с 01.01.04. <br> Федеральный закон от 08.02.98 № 14-ФЗ В редакции от 21.03.02 "Об обществах с ограниченной ответственностью". Принят ГД ФС РФ 14.01.98.<br> Федеральный закон от 26.12.95 № 208-ФЗ В редакции от 27.02.03 "Об акционерных обществах". Принят ГД ФС РФ 24.11.95.<br> Федеральный Закон от 21.11.96 № 129-ФЗ В редакции от 30.06.03. "О бухгалтерском учете". ГД ФС РФ 23.02.96.<br> <br> <div align="right"> <b>Алла Вайгачева</b>, ведущий аудитор АКГ "Что делать Консалт"</div>