Безбумажный офис становится реальным

<BR><BR>Хотя целиком безбумажный офис выглядит утопично, многие элементы электронного документооборота прочно вошли в жизнь российских компаний. <BR><BR>В России продвижению передовых достижений мешает традиционный взгляд на роль информационных технологий в существовании компании. Многие привыкли считать, что основную ценность фирмы составляют материальные и финансовые ресурсы: помещения, оборудование, средства на счетах. Однако экспертные оценки показывают: 90% стоимости организации Д это опыт и квалификация ее сотрудников, а также информационный капитал, то есть информация на бумажных и электронных носителях. <BR>Существующий капитал необходимо правильно использовать и пополнять. Другими словами, необходима система, которая обеспечила бы сотрудникам по меньше мере быструю и удобную работу с информацией. <BR><BR><B>XXI век в коробке</B><BR>Существует целый ряд корпоративных информационных систем, которые в той или иной степени решают задачи финансового, управленческого или производственного документооборота. Это так называемые "коробочные" системы, системы автоматизации делопроизводства и большие адаптируемые системы. <BR>"Коробочные" системы, как самые простые, наиболее распространены в России. Она обычно решают локальные задачи финансового характера: начисления зарплаты, организации бухгалтерского учета. <BR>К "коробочным" системам относится, например, система "1С". Эти системы наиболее распространены в небольших компаниях, где количество сотрудников не превышает 200 человек.<BR>Системы автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства позволяют навести порядок с информацией внутри организации, какой бы разветвленной она ни была. С их помощью можно создавать, редактировать и согласовывать документы, искать необходимое по базе данных, планировать работу, обмениваться информацией внутри корпорации в режиме реального времени и т.д. <BR>Самой известной на российском рынке из таких систем считается "БОСС-Референт" производства компании "АйТи".<BR>Адаптируемые системы позволяют полностью автоматизировать все перечисленные виды документооборота. Кроме того они дают возможность контролировать весь процесс производства с момента создания предприятия. С их помощью можно, например, рассчитать необходимое число сотрудников, средств, материалов, оборудования, проконтролировать процесс производства на любой стадии. Внедрение таких систем может продолжаться несколько лет и стоить $30-40 тысяч за рабочее место. Самая известная из них Д адаптируемая система R/3 производства немецкой фирмы SAP.<BR><BR><B>Электронный органайзер</B><BR>Наибольший интерес менеджеров вызывают системы автоматизации управленческого документооборота. Компьютер с установленной системой выглядит как электронный органайзер. Доступ ко всем базам данных и все действия осуществляются щелчком мыши по пиктограммам на рабочем столе. Находясь в системе и не запуская дополнительных программ, можно читать и отправлять электронную почту, пользоваться услугами сети интернет, быстро создавать по шаблонам и согласовывать документы, оперативно получать информацию (например, историю отношений с клиентами), планировать совместные мероприятия, осуществлять быстрый поиск нужной информации по ключевым словам или словосочетаниям. <BR>Существуют и дополнительные возможности. Система сама известит о необходимости выполнения каких-либо обязательств по договорам или поручений руководства; напомнит о днях рождения коллег, запланированных мероприятиях; выберет удобное для всех время для собрания. С помощью нее можно также получать разнообразную статистику: например, сколько встреч и телефонных разговоров совершили менеджеры отдела продаж за последний квартал; какая сумма должна прийти по заключенным договорам за следующий месяц и кто отслеживает данные приходы. <BR>"Наша компания на основе среды Lotus создала систему "БОСС-Референт". Она избавляет работников от рутины, связанной с поиском, фиксацией и обработкой информации, упрощает процесс планирования деятельности и контроль исполнительской дисциплины, Д рассказывает менеджер компании "АйТи" Антон Павлов. Д В качестве примера работы можно описать согласование созданного вами документа. Допустим, вам нужно подготовить и согласовать договор. Щелчком мыши вы выбираете нужный шаблон, вносите необходимые изменения, так же щелчком выбираете сотрудников в порядке цепочки согласования, нажимаете ОК Д и занимаетесь другими делами. В течение нескольких секунд эти сотрудники получают письмо с просьбой согласовать документ с электронной ссылкой к нему. Щелкнув по ссылке, получатель попадет на нужный документ, согласится с ним или напишет комментарии. Когда операция будет закончена, система сама оповестит вас об этом".<BR>Чтобы в систему попал бумажный документ, его достаточно отсканировать. Текст система распознает самостоятельно, документ будет храниться в электронном виде. Факсы принимаются автоматически без использования бумаги.<BR><BR>Pro и contra<BR>Как и у любой технологии, у электронного документооборота есть свои достоинства и недостатки. К недостаткам можно отнести длительность внедрения. Переход от бумажного документооборота к электронному может растянуться на годы. В этот переходный период производительность сотрудников в среднем понижается в 2 раза. Более того: далеко не все работники могут приспособиться к "безбумажному" офису. В каждой фирме существует человек, который может быть неплохим специалистом в своей области, но при этом бояться компьютера как черт ладана. Автоматизация производства неизменно влечет за собой увольнение сотрудников и необходимость искать новых. <BR>Существует также проблема работы с поставщиком, особенно актуальная для отечественного рынка. "Системами автоматизации на отечественном рынке торгуют очень многие. Важно найти такого продавца, который обеспечит вам поддержку и обучит персонал, Д считает менеджер фирмы "Софт-Маркет" Александр Дурыничев. <BR>"К нам часто обращаются клиенты, которые решили сэкономить и купили нелицензионное программное обеспечение, Д продолжает он. Д Выглядит это так: вы покупаете в магазине коробку за $6 тысяч долларов и не получаете никакой информационной поддержки. Никто не обучает ваш персонал. А ведь любое программное обеспечение Д это деньги, и часто немалые. В случае с электронным документооборотом затраты на обеспечение составляют лишь треть от затрат на внедрение".<BR>Последний миф о "безбумажном" офисе развенчивает старший исследователь компании Hewlett-Packard Laboratories Абигайль Селлен в книге "Миф безбумажного офиса", опубликованной в 2001 году. Она, в частности, утверждает, что при переходе к электронному документообороту расход бумаги в офисе увеличивается на 40%. По мнению Абигайль Селлен, чем быстрее и проще становится общаться сотрудникам, тем больше они пишут друг другу писем, а потом распечатывают. Чем больше документов переводится в электронный вид, тем чаще их тиражируют сотрудники. <BR><BR><B>Учет и контроль</B><BR>Самым существенным из плюсов "безбумажного" офиса можно считать экономию времени сотрудников, которая достигает 30%. Электронный документооборот позволяет нормально функционировать средним и крупным компаниям. Если в компании работает несколько сотен или даже тысяч человек, если у нее есть филиалы в разных городах, то при "бумажном" делопроизводстве процесс согласования какого-нибудь незначительного документа может растянуться на месяцы. При "безбумажном" же он происходит в режиме реального времени.<BR>Электронный документооборот позволяет защитить внутрикорпоративную информацию от постороннего вторжения или взлома. Система электронного документооборота контролирует рабочий процесс на многих его стадиях, что, естественно, позволяет строить работу эффективнее.<BR><BR><BR>Согласно современным представлениям о движении документов в организации, документооборот можно подразделить на три группы:<BR><BR>1. Финансовый документооборот Д бухгалтерские документы, накладные, банковские карточки, документы, относящиеся к кадровой, инвестиционной деятельности организации.<BR>2. Управленческий документооборот Д документы, относящиеся к управленческой деятельности менеджмента компании: приказы, распоряжения, служебные записки, внутренние инструкции, листы согласования. <BR>3. Производственный документооборот Д чертежи, технологические карты, маршруты движения деталей, карточки учета и состояния инструмента.