Хранение документов ООО

<BR><BR>Екатерина Касенова, консультант НП "Бизнес Консалтинг Центр "ЮСКАР".<BR>- Хранение документов ООО регламентируется ст. 50 Закона РФ "Об обществах с ограниченной ответственностью". В ней приведен целый перечень документов обязательных для хранения. Но ничего не говорится о сроках, правилах хранения и об ответственности за несоблюдение обязанности по хранению документов.<BR>- Все документы, перечисленные в Законе "Об ООО", хранятся в течение всего срока деятельности организации - вплоть до ее ликвидации. Закон не определяет прямой ответственности за утерю или недолжное хранение этих документов, но то, что эти документы (или их нотариально заверенные копии) периодически требуются в самых различных ситуациях и инстанциях, известно всем практикам.<BR>Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе, должны храниться в течение всего срока владения имуществом. Ответственность регулируется Законом "О бухгалтерском учете" и Налоговым кодексом РФ.<BR>В тексте закона указаны внутренние документы общества. Однако закон не дает конкретного перечня внутренних документов, ограничиваясь лишь общей формулировкой и ссылкой на действующее законодательство РФ. Поэтому следует руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, разработанным и утвержденным Главархивом СССР в 1988 году. Ответственность регулируется целым рядом законодательных актов, в том числе и Уголовным, и Административным кодексами.<BR>Таким образом, в деятельности общества, начиная с момента решения о его создании, образуются документы, подлежащие хранению в соответствии с законодательством РФ, причем с различными сроками хранения и различной ответственностью за несоблюдение законодательства.<BR>Для упорядочения документооборота общему собранию общества целесообразно принять внутренний документ, который бы детально регулировал:<BR>1. Порядок и место хранения документов.<BR>2. Распределение обязанностей по хранению документов.<BR>3. Срок хранения в отношении тех документов, для которых этот срок не установлен действующим законодательством.<BR>4. Порядок работы с документами и ознакомления с теми из них, которые являются доступными, в частности, для третьих лиц.<BR>Следующим шагом является создание и утверждение исполнительным органом общества такого документа, как "Номенклатура дел организации". Номенклатура дел - это перечень всех дел, заводимых в делопроизводстве данной организации, с указанием сроков их хранения. Форма номенклатуры дел и порядок ее составления даются во многих пособиях по делопроизводству.<BR>Образующиеся в делопроизводстве каждой организации документы после их исполнения должны помещаться в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства. По окончании года все дела, законченные делопроизводством, передаются по описям в архив организации. Здесь они разделяются как минимум на три группы:<BR>- Дела кратковременного (не более 10 лет) хранения - документы, содержащие оперативную информацию и необходимые для практического пользования в течение короткого срока. К ним относится и большинство документов бухгалтерского учета. <BR>- Дела долговременного хранения - в основном это документы по личному составу: приказы по кадрам, личные дела уволенных, лицевые счета (хранятся не менее 75 лет), акты о несчастных случаях (хранятся не менее 45 лет), протоколы квалификационных и аттестационных комиссий (хранятся не менее 15 лет) и другие категории документов.<BR>- Дела постоянного хранения - состав их устанавливается перечнями и номенклатурой дел.<BR>Уничтожение документов временного (не более 10 лет) хранения производится по истечении сроков по актам, утверждаемым исполнительным органом общества. Но если общество передает документы в государственный или муниципальный архив, то уничтожение производится лишь после утверждения архивным органом описи таких документов за соответствующий период.<BR>И, наконец, об ответственности. За нарушения, связанные с хранением документов, законодательство предусматривает следующую административную ответственность:<BR>за нарушение Налогового кодекса - штраф от 5000 руб.;<BR>за нарушение законодательства о труде - штраф до 100 МРОТ;<BR>за нарушение антимонопольного законодательства - штрафы или исправительные работы до 2 лет;<BR>за нарушение законодательства о государственной статистике - штрафы до 100 МРОТ.<BR>Более того, в случаях нарушений, повлекших за собой некие последствия (различные, в зависимости от законодательного акта), может наступить и уголовная ответственность (например, при несоблюдении правил пожарной безопасности - до 5 лет).<BR>(А.Ч.)