Как подготовиться к скорому переходу на электронный документооборот в логистике

Бумажный формат сохранится только для ограниченных случаев, которые отдельно определит Минтранс.Для отрасли это шаг к прозрачности, а для бизнеса—сложный момент перестройки процессов. Разбираемся, как изменятся привычные операции и что нужно сделать, чтобы поставки не замедлились.

Ставка на прозрачность

Внедрение обязательных электронных документов в грузоперевозках с 01.09.2026, а также запуск реестра экспедиторов с 01.03.2026 и реестра перевозчиков с 01.03.2027 на платформе ГосЛог должны повысить открытость операций, упростить контроль за движением грузов, а также исключить недобросовестных игроков, которые используют серые схемы и не выполняют обязательства перед клиентами. При этом важно учитывать и практические риски для бизнеса. Например, если по истечении 60 дней с 1 марта 2026 года компания продолжит работать с экспедитором, не включённым в реестр, налоговые органы могут поставить под сомнение обоснованность расходов на его услуги. Дополнительно возможны сложности при перевозке грузов — в том числе вопросы со стороны ГАИ и ограничения при следовании по маршруту, а также сложности с возмещением ущерба в случае инцидентов с грузом.

Рынок в процессе трансформации

На электронные транспортные накладные (ЭТрН) уже активно переходят участники отрасли, в том числе онлайн-ретейлеры.

"К началу 2026 года половина перевозок между свыше 200 логистическими объектами Ozon по всей стране оформлялось с использованием электронных документов. Ежедневно на наших складах проходит более 23 млн отправлений в логистику и осуществляется около 55 млн операций с товарами. А транспортные компании осуществляют свыше 3 тыс. рейсов. При таких объёмах оформление документов в ручном виде может затягивать внутренние процессы, повышает риск ошибок и предполагает значительные затраты бумаги и других ресурсов. Электронные транспортные накладные позволяют нам быстрее обмениваться документами с перевозчиками и прозрачнее управлять всеми этапами доставки", — отмечает директор по развитию транспортной инфраструктуры Ozon Алексей Ширяев.

В Wildberries сообщают, что нововведение обеспечит более быструю обработку грузов, повысит прозрачность логистики и поможет соответствовать передовым отраслевым практикам.

Транспортно-логистические компании также адаптируются к новым требованиям, постепенно переводя процессы в цифровой формат.

"Более 90% перевозок грузов между нашими терминалами уже переведены на ЭТрН. Мы протестировали процессы их использования во внутренних перевозках и готовы делиться опытом. Например, в апреле проведем вебинар для клиентов. Сейчас активно отрабатываем ЭТрН с нашими заказчиками услуг перевозки выделенным транспортом и поставщиками. Летом планируем приступить к массовому тестированию с клиентами электронной заявки на услуги перевозки и электронных экспедиторских документов —поручения и экспедиторской расписки", — рассказали в "Деловых Линиях".

Логистический оператор также поделился пошаговым планом действий для бизнеса.

Для перехода на обязательный ЭДО в грузоперевозках с 1 сентября компаниям необходимо уже сейчас:

• Определить свои потребности в грузоперевозках и виды услуг: выделенный транспорт, сборные грузы, дистрибутивная логистика и т.д. От этого будет зависеть формат ЭДО: электронные перевозочные документы (ЭТрН и эЗаявка) или электронные экспедиторские документы (поручение и расписка).
• Разобрать логистические схемы, определить свою роль в них и роли партнеров. От этого будет зависеть объем изменений в бизнес-процессах и необходимая степень цифровизации и ИТ ресурсов.
• Выбрать надежного партнера в логистике, который поможет разобраться во всех изменениях, а, возможно, и поделится своими техническими решениями.
• Выбрать оператора ЭДО для взаимодействия с ГИС ЭПД (список доступен на сайте ФНС России).

А далее дело "техники":

1. Назначить ответственного за формирование и подписание электронных документов.

2. Получить для него электронную цифровую подпись (ЭЦП) и настроить машиночитаемую доверенность (МЧД).

3. Подключиться к сервису ЭПД в личном кабинете оператора ЭДО и настроить роуминг (при необходимости).

4. Убедиться, что ваши партнеры сделали то же самое, и обменяться с ними УИДами из личного кабинета оператора ЭДО.

5. Адаптировать договоры с контрагентами к особенностям работы с электронными перевозочными и экспедиторскими документами. Например, прописать ответственность за несвоевременное подписание документов или некачественное предоставление данных.

Электронный документооборот постепенно становится новым стандартом в отрасли. Несвоевременная адаптация компаний к изменениям может обернуться сбоями в операционных процессах, задержками в оформлении перевозок, сложностями во взаимодействии с партнерами и проблемами при проверках со стороны контролирующих органов в момент полного перехода на законодательном уровне.