Госархивы и бизнес приступили к активной цифровизации документооборота

Закон "Об электронной подписи" действует в России уже почти 15 лет. Но по–настоящему активное использование этого инструмента началось относительно недавно. По данным Федеральной налоговой службы России, за 2024 год почти 5,1 млн пользователей получили квалифицированную электронную подпись (КЭП) — это почти в 2,5 раза больше, чем за всё время до этого. Параллельно с этим бурно развивается и электронный документооборот (ЭДО).

"Ещё 5 лет назад все только и говорили о возможностях цифровизации. Но в последние несколько лет ситуация изменилась кардинально. Если ты не работаешь с документами в электронном виде, то непонятно, как ты вообще работаешь. И это характерно для всех сегментов взаимодействия с участием бизнеса, государства и даже граждан", — отмечает эксперт ассоциации "Разработчики и операторы систем электронных услуг" (РОСЭУ) Сергей Кирюшкин.

Чернила и пиксели

Бизнесу переход на ЭДО даёт вполне ощутимую выгоду. Операционные затраты (бумага, тонеры, канцтовары, курьеры) уходят практически полностью, времени (которое деньги) экономится много. Приятным бонусом идёт попадание в "зелёную повестку" и участие в спасении лесов — во всяком случае так с полным правом могут заявить пиарщики компании. Например, "ВКонтакте", по данным сервиса электронного документооборота "Диадок", за первый год использования ЭДО сократил расходы на документооборот на 95%, увеличил производительность бухгалтерии на 80%, а среднее время доставки документов снизил до 7 секунд.

"Ещё один пример — трансграничный электронный документооборот, сопровождающий импортно–экспортные операции. Чтобы подтвердить нулевую ставку НДС, компании должны предоставить оригиналы документов в налоговые органы. В случае с электронным документооборотом эта процедура занимает минуты. Например, если я получаю товарную накладную от белорусского поставщика, я могу сразу передать её в российскую налоговую службу, и там увидят, что налоги были уплачены в Белоруссии. Это позволяет избежать двойного налогообложения. Вместо того чтобы деньги до уплаты налогов лежали заблокированными на счетах компании, они могут быть сразу направлены в оборот и начать приносить прибыль", — объясняет Кирюшкин.

Немалую пользу приносит цифровизация и государственным архивам.

Проблемы с доверием

Однако перевод документации в цифру неминуемо влечёт за собой повышение рисков относительно её безопасности. Особенно в наше время, когда кибератаки стали уже обыденностью. Среди экспертов по цифровой безопасности ходит угрюмая шутка, что лучший способ защитить информацию от хакеров — отключиться от сети интернет. Но даже если носить все документы на флешках (что реализуемо только для микропредприятий), всё равно остаётся человеческий фактор. Добросовестный сотрудник может просто потерять флешку с конфиденциальной информацией, а недобросовестный — отнести её конкуренту.

"Некоторые компании создают страховые фонды документов. Наибольшей эффективностью обладают страховые фонды оцифрованных документов, хранящиеся на оптике — в специализированных роботизированных накопителях. Такой формат хранения предполагает создание доверенной автономной среды, которая позволяет гарантировать неизменность информации и исключить любые виды киберугроз", — говорит руководитель направления цифровых решений корпорации "Элар" Александр Кузнецов.

Осложняет ситуацию традиционное недоверие пользователей к отечественным технологиям. Но его постепенно удаётся преодолевать.

"Ни один айтишник, если быть честным, не хочет разворачивать серьёзный проект на импортозамещённых решениях. Там постоянно вылезают какие–то несовместимости, доработки, слетает поддержка, всё “на ручниках”. Но сейчас все потихоньку начали понимать: если у тебя нет ключа от замка, которым ты охраняешь свои данные, то ты им не хозяин. А если у тебя даже нет замка — так и вовсе охранять нечего", — объясняет источник "ДП", знакомый с инфраструктурными проектами в корпоративном секторе.

Стоит понимать, что импортозамещение началось вовсе не вчера. Та же компания "Элар" работает с 1992 года и за это время успела создать свой собственный парк оборудования и сервисный центр, чтобы ни от кого не зависеть.

"Для нас ключевым моментом является наличие производства собственной сканирующей техники под брендом “ЭларСкан” и “ПланСкан”. Это полностью локализованное российское оборудование, включённое в реестр Минпромторга. Таким образом мы смогли исключить риски от ухода западных производителей. Многим компаниям, использующим иностранную технику, стало сложно её обслуживать и менять. Это повлияло на стоимость услуг", — поясняет Александр Кузнецов.

Одно окно, что правит всеми

Модели, которые используют для цифровизации государственные структуры и частные компании, заметно отличаются.

"Если мы говорим о больших архивах и госзаказчиках, как правило, это отдельные проекты в рамках утверждённых бюджетов. В рамках бюджетного планирования заказчиками проводится предварительная работа по оценке стоимости и анализу рынка. Только потом формируются бюджеты и выполняется закупка. Бывает, что весь планируемый объём невозможно охватить в рамках одного бюджетного периода. В этом случае допустимо разделение работ на несколько контрактов, которые включаются в планы–графики закупок. Сервисная модель актуальна для обработки текущих поступлений, что относится к операционной деятельности, но не к архиву. Аутсорсинг востребован в коммерческих компаниях с большим объёмом поступающих документов. Например, регулярная обработка бухгалтерских документов ретейла", — рассказывает Кузнецов.

Поэтому в разговорах о цифровизации часто всплывает термин "единое окно" или "открытое окно" — концепция, при которой компания или гражданин взаимодействует с государством (или внутри бизнес–среды) через единый цифровой интерфейс, без необходимости дублировать данные или заходить в десятки разных систем. Звучит как утопия, но если попробовать сопоставить с реальностью, то на ум первыми приходят "Госуслуги". Именно их бизнес–консультант по безопасности Positive Technologies Алексей Лукацкий считает теми, кто "ближе всех в мире подошёл к концепции единого окна". Но это далеко не единственный подобный проект.

"В проектах у государства была национальная цифровая транспортно–логистическая платформа — НЦТЛП. Много об этом говорит таможня, задумываются налоговые органы, Минсельхоз подключается. Есть отдельные отраслевые решения, например, у РЖД. Но говорить, что в целом эта проблема решена, пока нельзя", — констатирует в свою очередь Кирюшкин.

Серьёзным шагом в сторону единого окна в архивной сфере стала Государственная информационная система удалённого использования архивных документов (ГИС УИАД). Она уже работает и наполняется, в перспективе — подключение всех региональных архивов. Это будет означать, что цифровая копия документа из регионального БТИ, к примеру, будет доступна пользователю в Москве за пару кликов.