Сезон открытых мероприятий

Елена Каверина, автор книги "Создание событий", подчеркивает, что "банкеты на открытом воздухе изначально имеют более высокий эстетический статус. Такое праздничное событие обещает быть роскошным, подарить дополнительные эмоции от солнечного дня или лазурной воды, белых ночей и ароматов сосен. Этот формат давно стал классикой и постоянно будет использоваться".

Дорогое удовольствие

Однако организация событий в формате open air требует внимательного продумывания и учета всех возможных рисков, главный из которых — непредсказуемость петербургской погоды. Поэтому непременно нужно позаботиться об установке шатров на случай дождя или ветра. Шатры — один из дорогостоящих пунктов в смете, однако на них экономить не стоит. Генеральный директор event–агентства "ЛенАрт" Тимур Федосов подчеркивает, что мероприятие на открытом воздухе — недешевое удовольствие.

"Прежде чем делать заказ, нужно трезво взвесить свои финансовые возможности, потому что, экономя на тех же шатрах или кейтеринге, заказчик просто поставит мероприятие под угрозу срыва либо получит весьма низкий уровень организации. В этом случае, возможно, стоит выбрать банкетный зал в городе", — рекомендует Тимур Федосов.

Для удобства шатры оборудуются твердым полом, светом, системами кондиционирования и отопления. Альтернативой может послужить использование террас, и в случае непогоды гости смогут переместиться внутрь загородного ресторана или отеля, дворца или особняка, если речь идет о мероприятии, запланированном в парке.

Елена Каверина рассказывает: "Однажды я получила приглашение на красивое мероприятие, проведение которого планировалось поздним июльским вечером в Летнем саду. Дресс–код обозначал коктейльное платье. Однако пронизывающий ветер и ледяной дождь внесли свои поправки в сценарий… При этом фотографии с праздника выглядят ярко и передают особую питерскую атмосферу. Гостям при входе раздавали брендированные зонты оранжевого цвета, были предусмотрены шатры и укрытия от ветра".

Рассчитать потребность

Для организаторов мероприятия, площадка которого не оборудована инфраструктурой (полигон, пляж, лесная поляна), основная сложность заключается в том, что все происходит в автономном режиме. Это значит, что все элементы мероприятия не имеют технической привязки и должны быть адаптированы к любому выбранному месту.

"Это касается электричества, выездного ресторанного обслуживания, организации технических помещений и всего остального, что используется при подготовке и проведении мероприятия", — объясняет Тимур Федосов.

Менеджер банкетных мероприятий "Гранд Отеля Европа" Кирилл Бондаренко добавляет, что площадь шатров для размещения кухни должна быть не менее четверти от площади гостевых. Очень важно правильно рассчитать потребность в электроэнергии и иметь достаточное количество генераторов.

Никаких муссов или желе

Для любого банкета или фуршета самым важным оказывается правильно продуманное меню и качество еды. Тимур Федосов поясняет, что кейтеринг всегда на 30 – 40% дороже, чем то же меню на стационарной площадке, при этом выездное качество еды не должно уступать по качеству.

Меню может быть самым разным. Правильным будет выбрать блюдо, приготовление которого станет элементом развлечения гостей.

"Угощение может быть частью креативной концепции, например, в программу вечера можно включить созерцание приготовления кабана на вертеле под байки шеф–повара и стартовые фуршетные закуски", — рекомендует Елена Каверина. Опытная кейтеринговая компания всегда посоветует, какие блюда наиболее выигрышно будут смотреться в выбранном заказчиком антураже.

"Поскольку, как правило, речь идет о летнем периоде, — поясняет Кирилл Бондаренко, — мы не предлагаем гостям никаких муссов или желе, которые мгновенно тают на тарелке. Если подача фуршетная, а не курсовая, то очень удобны блюда на шпажках, шашлычки, всевозможные роллы, барбекю".

Даже для банкетной или курсовой подачи стоит выбрать блюда, ассоциирующиеся с пикником. Это могут быть различные варианты горячего, приготовленного на открытом огне, копчености, овощи гриль, словом, еда более чистых, незамысловатых вкусов. Изысканность такому застолью придадут соусы и фантазийная подача.

Конкурсы и танцы

Развлекательная программа для мероприятия под открытым небом может быть самой разной — от соревнований и конкурсов до караоке и концерта приглашенных знаменитостей.

Елена Каверина говорит о модном тренде, когда "события open air могут принимать интерактивные форматы, в которых гости включены в праздничное действие и становятся, например, участниками веселого гулянья на Масленицу или в день Ивана Купалы".

Если в программе мероприятия предусмотрены танцы, разумеется, имеет смысл оборудовать специальную площадку с твердым полом, если же решено устроить квест, старательно продумать сложность маршрутов, по которым будут двигаться гости.

Специалисты отмечают, что правильно выбранное место для мероприятия на воздухе — половина успеха.