Преимущества выездных корпоративных мероприятий заключаются в смене обстановки и возможности легкого совмещения официальной части и неформальной стороны. Финская паромная компания VikingLine рассказывает о своем опыте и подходе к работе с корпоративными клиентами.
Среди российских компаний распространена практика организации конференций и семинаров в отелях, отдельных конференц-залах, кинотеатрах или даже на концертных площадках. Выезды с этими же целями в другие города и страны давно престали быть чем-то особенным. Однако в свете последних экономических событий привычный формат переместился в иную ценовую категорию.
Тем не менее остаются способы, позволяющие не отказывать себе во впечатляющем антураже мероприятия, совместить его с безупречной технической организацией, свежей развлекательной программой и экскурсиями. Актуальный формат выездных мероприятий — морской круиз.
Инструкция по применению
О том, что такое конференция на пароме, как правильно ее организовать и как использовать все преимущества, рассказывает Пяйви Юлкунен (Paivi Julkunen), менеджер по работе с корпоративными клиентами компании VikingLine.
Семь паромов VikingLine выполняют круизы по Балтийскому морю, связывая между собой Финляндию, Швецию, Аландские острова и Эстонию. Ежегодно компания перевозит почти 7 млн пассажиров, значительную часть которых составляют корпоративные клиенты.
— У нас за полвека скопился значительный опыт в организации деловых поездок самого разного формата и масштаба, — говорит Пяйви Юлкунен. — Наш корпоративный рекорд — это порядка 1,8 тыс. гостей на борту в рамках чартера. А самая большая конференция насчитывала 1,2 тыс. участников. Под это мероприятие залы объединялись в единую медиаплатформу, чтобы каждый человек активно участвовал в процессе. Вообще в каждом круизе всегда есть конференц-группы. Мы постоянно совершенствуем сервис и вводим дополнительные услуги.
Ключевое преимущество конференций и деловых мероприятий на пароме — возможность легко совмещать официальную часть и неформальную сторону. Смена обстановки и разнообразие форматов общения участников дает хороший синергетический эффект, и связи укрепляются сразу на нескольких уровнях.
Рекомендации можно дать следующие:
1. Бронируйте заранее. Если у вас большая группа, то это, пожалуй, самый важный совет. Это даст возможность воспользоваться максимально широким выбором кают для комфортного размещения всех гостей, согласно их статусу и пожеланиям. Это же касается выбора наиболее удобных часов для пребывания вашей группы в аудитории, времени ужина и конкретных столиков. Залы на конференц-палубах представляют собой помещения-трансформеры и при необходимости объединяются между собой. Вы сможете собрать всех участников в одном пространстве на общую часть, а затем разделить зоны для разных рабочих групп.
2. Усиливайте впечатления. Успех деловой программы, кроме качественно подготовленных презентаций и спикеров, зависит от обеспечения участников всем необходимым. Важна каждая мелочь — от яркой и четкой картинки на проекторе и настроенного звука до воды в графинах и письменных принадлежностей. Мы обеспечиваем организационную часть так, как если бы сами были участниками и хотели бы, чтобы все прошло на высшем уровне.
3. Продумайте трансфер и перемещения. Не забудьте, что до терминала в порту, откуда отправляется паром, группу нужно доставить в как можно более комфортных условиях. Можно даже сказать, что мероприятие начинается с трансфера. Уже в процессе движения к парому участники могут познакомиться между собой и обсудить общие вопросы.
4. Пользуйтесь нашими бонусами. Скандинавский бизнес работает по принципу социализма. У VikingLine обширнейшая сеть партнеров из числа отелей, экскурсионных компаний, ресторанов в городах назначения и даже других паромных компаний, которые могут доставить вас дальше — в Германию, Данию, Польшу. Специальные условия, которыми мы располагаем, также действуют для каждого нашего гостя. Если он этого захочет.
Почему отправиться в плавание лучше, чем оставаться на берегу
Людей, которые регулярно ездят на подобные мероприятия и тем более их проводят, довольно сложно впечатлить. И мы искренне рады, что нам в VikingLine это удается.
Будучи в плавании, вы меняете локацию. Вечером — Хельсинки или Турку, на следующий день — Стокгольм или Аландские острова. Это новые места, новые экскурсии, местная еда, природа, архитектура. Но это еще не все. На борту мы предлагаем отдельную порцию развлечений, которая уже сама по себе является событием.
Во-первых, мы даем участникам возможность почувствовать себя VIP-персонами в полном смысле этого слова. Мы закрываем магазины для посетителей и устраиваем частный шопинг. Наши специалисты из торговых залов становятся частными консультантами по алкоголю, парфюмерии и маркам одежды. Эта услуга бесплатна для групп от 25 до 100 человек.
Во-вторых, мы знакомим людей с лучшими винами из нашей коллекции. А она у нас, надо признать, очень достойная. Лекция от сомелье и дегустация в течение часа — после такого вы можете быть абсолютно уверены в своем выборе.
В-третьих, мы помогаем собрать всех вместе и устроить индивидуальное веселье, если у организатора стоит такая задача. Например, устроить вечеринку в отдельном зале с караоке и диджеем только для конкретной группы. Люди вливаются в атмосферу праздника среди знакомых лиц, а потом могут продолжить веселиться самостоятельно.
В-четвертых, мы можем устроить активность для отдельной группы, но на территории всего судна. У нас есть форматы викторин, когда для выполнения заданий нужно перемещаться по парому. Играть в пиратов и захватывать управление на мостике не понадобится, но и без этого все будут в восторге от движения и соревновательного азарта.
В-пятых, мы учим танцевать. Вальс, танго, самба, фокстрот или современные танцы под руководством инструкторов для пар или соло. Получить базовые навыки или отшлифовать имеющиеся, чтобы потом блеснуть ими на танцполе, — легко! Иными словами, если вы захотите вообще не спать в круизе — это можно устроить.
Наконец, мы знаем толк в расслаблении. Если необходим дополнительный релакс, то к вашим услугам сауны и спа. Кстати, открою вам небольшой секрет. В Финляндии официально не существует такого направления в туризме, как спа. Поэтому если вы хотите обеспечить свою группу качественной и полноценной спа-программой, то паром — это как раз то, что нужно.
В качестве итога всему вышесказанному замечу, что паром является зоной беспошлинной торговли со всеми вытекающими. Цены в магазинах, ресторанах на многие услуги ниже, чем на берегу, как минимум на 25%.
Концептуальная разработка выездной конференции или семинара требует тщательного планирования и четкой синхронизации всех активностей. Команда Viking Line с удовольствием снимет значительную часть забот с ваших плеч и поможет сделать так, чтобы ваши гости и участники получили всю необходимую информацию и только приятные впечатления.
Русскоязычная служба поддержки Viking Line с удовольствием отвечает на вопросы и помогает советами по телефону +358 9 123 5400 или электронной почте: sales.russia@vikingline.com.
