Такая задача стояла перед руководителем IT-отдела ОАО «Кировский завод» и специалистами компании СКБ Контур при переходе холдинга на обмен электронными юридически значимыми документами.
Документооборот всегда глубоко переплетается со всеми внутренними и внешними бизнес-процессами любой компании. Он связывает между собой бухгалтерию, отделы закупок/продаж, склады, филиалы одной организации, контрагентов, контролирующие органы. Когда компания решает начать обмениваться электронными документами, это естественным образом затрагивает все документируемые процессы. Система внешнего документооборота должна встроиться в существующие бухгалтерскую и учетную системы, в систему электронных заказов, возможно, интегрироваться с системой внутреннего документооборота. После этапа реинжиниринга и согласования с руководством и отделом бухгалтерии переход на электронный документооборот (ЭДО) полностью ложится на плечи IT-специалистов. Им нужно не только технически воплотить новую логическую структуру старых бизнес-процессов, но и сделать это как можно быстрее и с минимальным вмешательством в текущую работу отделов.
С мая 2012 года все электронные документы, переданные через оператора ЭДО и подписанные электронной подписью, на законодательном уровне стали оригиналами. Хранить их можно в электронном виде и на проверку в ИФНС направить через интернет. Электронные документы снижают издержки компании на непроизводственные функции: хранение, пересылку и обработку документов. Так, доставка документа почтой или курьером обходится в 15-100 рублей, а при аренде архивного помещения на хранение одного счета-фактуры в течение 4 лет уходит около 3 рублей. Пересылка же электронного документа в среднем составляет менее 10 рублей, хранить документы можно бесплатно на личном компьютере или на серверах оператора. Благодаря автоматической обработке и выгрузке документов при интеграции система электронного документооборота оптимизирует работу бухгалтерии и облегчает взаимодействие с контрагентами компании.
Пример для подражания
Задача встроить систему электронного документооборота во все связанные с документами внутренние процессы стояла и перед ОАО «Кировский завод» — многопрофильным промышленным холдингом Санкт-Петербурга. Количество документов, сопровождающих внутренние поставки между предприятиями холдинга, в год превышает 30 000. Ситуация осложняется тем, что все первичные документы, курсирующие между дочерними предприятиями, проходят сложную систему согласования, которая отражается во внутренних системах документооборота компании. Для повышения скорости и эффективности обработки документов «Кировский завод» в 2011 году решил внедрить электронный документооборот между предприятиями холдинга через систему Диадок компании СКБ Контур.
Первыми к внедрению электронного документооборота приступили непосредственно «Кировский завод» и три дочерних предприятия, сотрудники бухгалтерий и IT-отделов которых были включены в рабочую группу. СКБ Контур провел полное исследование бизнес-процессов холдинга и спроектировал все процессы безбумажного взаимодействия. Для реализации интеграции Диадока с внутренними системами было решено исключить использование уже действующей СЭД и организовать работу по созданию и согласованию юридически значимых электронных документов в учетных системах: в SAPR3 на «Кировском заводе» и в «1С» на дочерних предприятиях. Интеграция Диадока c SAPR3 на головном предприятии была проведена силами партнеров SAP, интеграция с «1С» — специалистами СКБ Контур на базе коробочного интеграционного решения системы Диадок для продуктов «1С». Помимо инструментов согласования, был также задействован функционал архива с обеспеченным веб-доступом, позволивший организовать единое хранилище электронных документов для дочерних предприятий «Кировского завода». Архив решил проблему отслеживания перемещений документов по отделам дочерних предприятий — бухгалтерия головного предприятия получила возможность контролировать движение и степень обработки электронных документов.
В результате, уже в марте 2012 года началась полноценная опытная эксплуатация всех систем документооборота.
«Основными требованиями к системе и оператору ЭДО были аналитика и переработка всех внутренних бизнес-процессов под ЭДО, включая work-flow, и интеграция с нашими внутренними системами учета SAPR3 и «1С: Предприятие», — рассказывает Сергей Кулабухов, директор по IT-отдела ОАО «Кировский завод». — «По результатам тендера мы остановили свой выбор на системе Диадок компании СКБ Контур. Внедрение Диадока позволит нам добиться сокращения сроков закрытия периода и увеличить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Мы считаем, что этот проект будет успешным на «Кировском заводе».
Подробнее о проекте на ОАО «Кировский завод» можно узнать на сайте Диадока
8-800-333-1-007
www.diadoc.ru
www.diadoc.ru
