Секретность сохранят гриф и допуск

<BR><BR>"Иной преступник полжизни отдаст за бумажку на твоем или моем столе", -- сказал Глеб Жеглов Шарапову, когда тот оставил на своем столе без присмотра папку с документами. Так капитан Жеглов учил старшего лейтенанта Шарапова основам секретного делопроизводства.<BR>Обеспечение коммерческой тайны любого предприятия невозможно без организации системы оборота конфиденциальных документов. Образцом часто служит порядок работы с секретными документами, принятый в армии.<BR>В Вооруженных Силах РФ конфиденциальные документы обозначают грифами "секретно", "совершенно секретно" и "особой важности". Кроме того, применяют гриф "Для служебного пользования" (ДСП), который ставят на не секретных документах, но содержащих информацию, разглашение которой нежелательно.<BR>Для коммерческих структур при разделении документов по степени секретности достаточно введение грифов: "для служебного пользования", "секретно" и "совершенно секретно". В некоторых случаях их можно заменить на "служебная информация", "конфиденциально" и "строго конфиденциально".<BR>При организации документооборота конфиденциальных документов начать рекомендуют с их внешнего вида -- они должны отличаться от обычных, не конфиденциальных бумаг. Например, документы, помеченные грифом "совершенно секретно", могут выделять красной полосой на первой и второй страницах.<BR>Кроме того, документы снабжаются набором специальных сведений об их принадлежности и порядке учета. Обложка, как правило, содержит информацию о статусе секретности, который может представлять собой обычный штамп. Для учета документа ему присваивается инвентарный номер данного документа, который фиксируют в специальном журнале или книге (чаще она называется книгой лицевых счетов). Эти сведения важно продублировать на титульном листе секретного документа (на случай если обложка оторвется).<BR><BR><B>Печать на нитках</B><BR>Листы секретного документа обязательно нумеруются и прошиваются ниткой, концы которой либо заклеиваются бумагой с печатью, либо просто заклеиваются сургучом с печатью (как на почтовой посылке). Последний способ был распространен в советские времена. Применяя нумерацию страниц документа, необходимо на последнем листе документа сделать надпись о количестве пронумерованных и прошитых листов.<BR>В случае, когда в папку вкладывают отдельные секретные документы, прошить которые по каким-то причинам невозможно, ведут специальный реестр.<BR>В нем учитывают все имеющиеся в папке секретные листы. Каждый из них получает гpиф секретности и инвентарный номер.<BR>При этом сама папка получает гриф не ниже наиболее секретного в ней листка и собственный инвентарный номер, который учитывается в журнале учета.<BR><BR><B>Все уничтожить</B><BR>При составлении документов часто используют черновики. Контроль за ними не менее важен, чем за собственно оригиналами конфиденциальных документов. Поэтому черновики секретных документов предприятия, как правило, готовят в тетрадях с пронумерованными листами.<BR>В дальнейшем черновики уничтожают. При этом важно строго контролировать число черновиков, как, впрочем, и число копий секретных документов. Для этого копировальные машины можно снабдить счетчиком копий и специальным ключом для запуска.<BR>Необходимо также уничтожить использованные при подготовке секретных документов копировальную бумагу и ленту пишущих машин.<BR>Передвижения секретных и совершенно секретных документов учитывают в специальном журнале (книге). Она содержит информацию о номерах, названиях, датах изъятия из хранилища документов. Сам по себе журнал считают совершенно секретным, так как только названия документов, фиксация их движения по подразделениям компании уже является конфиденциальной.<BR>Очевидно, что важные бумаги нужно хранить в хорошо охраняемых помещениях, а при их перемещении обеспечивать надежное сопровождение.<BR><BR><B>Допуск к работе</B><BR>Важным элементом обеспечения сохранения секретности документов считают введение уровней допуска к документам. Например, допуск №3 может соответствовать праву работы с документами, обозначенными грифом "секретно", допуск №2 -- документами с грифом "совершенно секретно", допуск №1 -- документами с грифом "особой важности".<BR>Работа с документами ДСП, как правило, не требует специального допуска. Сотрудник с допуском №3 не может пользоваться совершенно секретными и особой важности документами, а сотрудник с допуском №2 не допущен к документам особой важности. Система допусков позволяет максимально ограничить круг лиц, знакомых с секретами коммерческого предприятия.<BR><BR><B>Цензура</B><BR>Тщательно охраняемые тайны могут стать известными конкурентам из обычных публикаций в средствах массовой информации. Чтобы избежать этого, вся информация о деятельности предприятия, которая выходит наружу, должна подвергаться внутренней цензуре. Важно тщательно фильтровать сведения, публикующиеся в брошюрах, рекламных объявлениях, пpесс-pелизах, материалах для выставок, конгрессов, семинаров и т.п. При этом необходимо соблюсти компромисс между сохранением коммерческой тайны и разглашением сведений, которые, став известными, могут повысить продажи товара или услуги предприятия.<BR>