Управление скользит по информационным потокам

<BR><BR>Грамотные и быстрые управленческие решения базируются на анализе точной и своевременной первичной информации.<BR>Бумажное делопроизводство в крупных фирмах, имеющих несколько региональных представительств, ограничивает скорость поступления информации. Следовательно, запаздывает менеджмент. Это сказывается на качестве работы и финансовых результатах компании.<BR>Менеджеры ЗАО "ЭТМ", исследовав рынок программных продуктов для организаций с удаленными филиалами, остановились на разработке московской фирмы "Никос-Софт" - комплексе корпоративного учета NS2000. "Мы потратили полгода на изучение дел на рынке, могли даже сами консультировать, чем одна система лучше другой. Мы знакомились с западными и отечественными разработками, которые помогают менеджменту привести в порядок и наладить электронный учет финансовых потоков, сбыта и закупок товара, - вспоминает Андрей Баев, директор ЗАО "ЭТМ". - Программных продуктов высокого качества разной стоимости достаточно много. Но, прежде чем остановиться на конкретной системе, мы четко сформулировали цель покупки нового оборудования: надежно обеспечить формирование и хранение первичной информации. Кроме того, я твердо убежден: если первое лицо не примет непосредственного участия в написании технического задания, внедрять эту систему будет крайне сложно".<BR><BR><B>Без перерывов</B><BR>Было принято решение ввести комплекс NS2000, не делая перерывов в основной деятельности, с максимальным использованием уже имеющегося оборудования. В ноябре 1997 года согласовали детали с разработчиком, а с января 1998 года перевели делопроизводство на электронную базу отчетности.<BR>"Перед Новым годом старую систему отключили, провели полную инвентаризацию на складах, и 5 января заработал новый комплекс. Мы базировались на старой системе, в которой было около 30 пользователей, объединенных в локальную сеть. В региональных отделениях стояли отдельные компьютеры. Но первичная информация формируется в регионах, поэтому рост компьютерного парка был прежде всего ориентирован на регионы.<BR>Создали там локальную компьютерную сеть: сервер и пару мест пользователя. После этого в некоторых регионах стали добавлять почтовые машины для обмена информацией", - рассказал Сергей Миронов, начальник отдела АСУ ЗАО "ЭТМ". <BR>По словам Андрея Баева, затраты на систему составили приблизительно 1/70 часть годового оборота. В системе порядка 100 компьютеров в центральном офисе и несколько десятков в регионах. Объем базы - более 3,5 Мб, в день обрабатывается примерно 2000 документов.<BR><BR><B>Без бумаг</B><BR>В результате внедрения системы бумажного документооборота в фирме "ЭТМ" нет. Отчеты создаются во внутренней сети Интранет. Разработана серьезная система разграничения доступа. У каждого пользователя свой пароль, свой идентификатор. Электронные документы невозможно удалить. Если нужно внести исправление, то создается новая копия с исправлением, а старая архивируется. Причем по каждому документу фиксируются место, время, автор. <BR>"Первое время менеджеры вели параллельные записи на привычных листах бумаги. Проверяли компьютеры, даже пытались с ними спорить. Дескать, я вечером записал так, а к утру оказалось иначе. Но все разбирательства показывали, что он сам создал промежуточный документ, о котором забыл. Теперь наши сотрудники компьютеру доверяют, поскольку увидели все преимущества системы. Занятия, которые мы проводили при переходе на новую информационную технологию, дали результат. Еще на этапе внедрения отработали отдельные операции - продажу продукта оптом, в розницу и писали конкретные инструкции на каждое рабочее место. Когда какую клавишу нужно нажать, чтобы выполнить необходимые команды", - рассказал Сергей Миронов. <BR><BR><B>Учет</B><BR>Система потребовала четко прописанных должностных инструкций. Менеджеры фирмы полностью расписали всю технологию, потребовалась также определенная перестройка работы, реструктуризация фирмы, пересмотрели даже рассадку людей. Появился центральный офис. Петербург был выделен в самостоятельный регион. <BR>"Для работы мы выбрали режим работы off-line с запаздыванием. За день формируется товарный отчет. Пока выписывается очередная накладная, происходит очередной обмен между базами. Такой режим на два порядка дешевле, чем on-line, и для нашего случая достаточен. Синхронизация баз данных происходит автоматически. Иногда, если требуется срочно перекачать информацию, можно провести внеочередной обмен. <BR>Система обладает гибкой настраиваемостью, перекомпоновка и переналадка происходят легко без остановки работы. Система позволяет масштабировать - включать новые регионы. Типовая структура позволяет решать типовые задачи", - утверждает Сергей Миронов.