Если вам кажется, что совещания бессмысленны, то, скорее всего, вам не кажется. Но это не повод отказываться от рабочих собраний насовсем — нужно научиться их правильно готовить.
В 2019 году Илон Маск в письме призвал сотрудников отказаться от крупных собраний, если нет уверенности, что они приносят пользу всем участникам:
“
"Ненужные совещания — это болезнь крупных компаний, и со временем она становится только более запущенной".
По делу
Вряд ли господин Маск претендует на голос истины, но ощущение фрустрации от собраний в крупных корпоративных структурах даёт о себе знать. Всё больше экспертов–практиков и консультантов сходятся во мнении, что долгие совещания приводят к meeting fatigue — усталости от встреч. Особенно ярко это проявляется в распределённых и гибких командах, где время участников — ключевой ресурс.
Основатель коммуникационного агентства полного цикла A–Agency, эксперт по коммуникациям для бизнесов, брендов и талантов Анастасия Авраменко отмечает, что в бизнес–школах и на корпоративных тренингах уделяется всё больше внимания эффективной коммуникации, разгрузке календаря и развитию культуры встречи "по делу":
“
"Практика последних лет показывает, что регулярные “массовые” встречи нужны только для стратегической синхронизации (например, квартальные собрания в формате All Hands, на которых руководство делится важной информацией, планами, подводит итоги и отвечает на вопросы). А для текущих задач эффективнее частые короткие встречи по группам или индивидуальные чекпойнты, а также грамотная асинхронная коммуникация".
Преподаватель бизнес–школы ИМИСП, эксперт в области маркетинга кандидат экономических наук Андрей Варзунов считает, что бесконечные обсуждения и попытки "вдохновить всех" больше не воспринимаются как проявление лидерства (возможно, из–за педалирования блогерами идеи "успешного успеха").
По мнению эксперта, длительные совещания — рудимент корпоративной эпохи, когда время руководителей не считалось ресурсом.
“
"Компании потонули в бесполезных действиях и разговорах о культуре, бренде и личностном росте. Но времена изменились, и теперь ценятся не лозунги, а результат, цифры и стратегия. От менеджеров ждут не мотивации, а умения просчитывать и направлять: предвидеть тенденции, соединять стратегию, людей и технологии. Управленческая эффективность сегодня измеряется не количеством встреч, а качеством решений и скоростью корректировки курса", — рассуждает Андрей Варзунов.
Старший преподаватель кафедры организационного поведения и управления персоналом ВШМ СПбГУ, руководитель направления "ИИ в образовании" Александра Бордунос, напротив, полагает, что в условиях турбулентных изменений и низкой предсказуемости среды актуальность рутинных совещаний сейчас даже выше, чем ранее. Дело не в том, что летучки помогают управлять потоками информации внутри коллектива и сохранять стратегический фокус, а в том, что они дают возможность руководителю лично транслировать ролевую модель для всех участников в период трудностей. Это вопрос ценностей и стратегического видения.
Александра Бордунос напомнила, что ещё 10 лет назад для эффективных встреч топ–менеджеры придерживались правила "5П":
- 1 — пунктуальность,
- 2 — повестка,
- 3 — протокол,
- 4 — подходящая обстановка,
- 5 — подготовленный ведущий.
Сейчас же, по словам эксперта, требования к последнему пункту — лидеру — значительно выросли, вплоть до того, что не всегда ведущим встречи выступает непосредственный руководитель.
Не надо слов
Новые реалии бизнеса предъявляют особые требования к топ–менеджерам. И им приходится адаптироваться. В бизнес–школе ИМИСП отмечают, что сегодня востребован новый тип лидеров — фасилитаторы и стратеги, способные управлять не просто людьми, а процессом мышления всей команды.
Анастасия Авраменко обращает внимание, что в формате классических совещаний сотрудники часто выступают только в роли пассивных слушателей без возможности в моменте дать обратную связь. Чтобы изменить такую практику, некоторые компании активно привлекают креативные команды, которые продумывают системы тимбилдингов (чаще выездных). И эффективнее всего работают игровые форматы.
“
"Всё чаще компании отказываются от массовых собраний в пользу коротких, точечных фасилитированных сессий и локальных "сверок часов" по группам. Их цель — быстро снять противоречия, согласовать действия и устранить помехи на уровне конкретных задач, а не обсуждать общие принципы", — отмечает Андрей Варзунов.
По словам эксперта, такой формат ближе к agile–стендапам: это оперативная синхронизация, а не отчётность. В этом формате руководитель с контроля переходит на вовлечённое участие и понимание, где процесс реально тормозится и как вернуть ему динамику. По мнению собеседника, такая смена оптики меняет саму управленческую логику: от контроля к партнёрству, от отчётов — к совместному проектированию будущего.
Александра Бордунос отметила, что использование технологий, особенно внедрение ИИ–помощников, также существенно улучшило совещательный процесс. (Разумеется, при условии соблюдения конфиденциальности обсуждения внутренних вопросов.)
Кроме того, появилось множество новых фреймворков для совещаний по каждому поводу, как, например, LDJ (Lightning Decision Jam — методика, основанная на принципах дизайн–мышления), SOAR (Strengths, Opportunities, Aspirations, Results — сильные стороны, возможности, стремления, результаты) и др., а также курсы для руководителей по эффективной фасилитации собраний.
Использовать преимущества
Вместе с тем полный отказ от совещаний скорее навредит всей системе. Пожалуй, стоит задуматься, в какой момент летучка может быть полезной. Например, генеральный директор TUCKI Илья Пащенко полагает, что эффективная командная коммуникация — это баланс между совещаниями и использованием цифровых инструментов. Собеседник отмечает, что большинство рутинных задач сегодня успешно решаются в асинхронном формате — через корпоративные мессенджеры, совместное редактирование документов, трекеры задач и внутренние базы знаний.
"При этом совещания остаются важным инструментом — но только в тех случаях, когда действительно необходима синхронизация, например при согласовании кросс–функциональных проектов или подготовке к встречам с клиентами и партнёрами. Для результативности таких встреч важно заранее определить цель и выбрать подходящий формат — традиционное совещание или фасилитационную сессию, если нужно вовлечь участников и сфокусироваться на конкретном результате", — рассказал Илья Пащенко.
"Ключевой сдвиг внимания исследователей сейчас произошёл с продуктивности в сторону психологического и организационного здоровья, устойчивости фирмы и сотрудников, а также коллективного осмысления происходящих изменений. Не только совещания, любые корпоративные мероприятия, которые помогают снизить влияние токсичности среды и повысить осмысленность происходящего, улучшить качество совместных решений и выстраивания коллектива в период трудностей и вызовов, актуальны как никогда", — резюмирует Александра Бордунос и добавляет, что разница в том, что раньше для сплочения коллектива трудности приходилось изобретать, а сейчас потребность в этом отпала и особенно ценится совместное решение реальных проблем, повышение жизнестойкости коллектива, в том числе за счёт изменения подхода к совещаниям.
