Как добиться, чтобы все не развалилось без руководителя за 2 недели – поделились бизнес аналитики Группы компаний СофтСервис.
1. Планировать задачи
Для начала необходимо определить, какие задачи должны быть обязательно выполнены в отсутствие руководителя, а какие могут подождать. Самый удобный инструмент – Матрица Эйзенгхауэра, где все задачи делятся по фактору срочности и важности:
- Несрочные и неважные задачи можно отложить для работы команды под контролем руководителя после завершения отпуска.
- Несрочные важные лучше отложить для самостоятельного выполнения после выхода на работу.
- Срочные неважные задачи – основной пулл задач команды на время отсутствия руководителя . Для них обозначаем ответственных и описываем процесс, если его не было до этого.
- Срочные важные задачи желательно завершить до момента начала отпуска, или же назначить ответственным за них заместителя, а также прописать процесс. Для таких задач необходимо определить критические события, когда зам будет обращаться к руководителю за консультацией.
2. Обозначить критические события
Главным образом описываются для срочных важных задач. Нет никакого смысла беспокоить руководителя по всему происходящему: как идет работа, что поменялось и так далее. Как правило, это касается событий, которые выбиваются из прописанного процесса и блокируют дальнейшую работу. Также к таким событиям относятся форс-мажоры по другим задачам.
3. Обеспечить процесс
В идеале, чтобы процессы были прописаны и работали и до отпуска руководителя . Однако, если имеются участки работы, по которым нет четкого процесса, комфортнее для всех будет, если руководитель систематизирует работу по ним. Это также позволит в случае высокой тревожности быстро окунуться в задачу, понять состояние дел по ней, при необходимости внести корректировки с минимальными затратами сил и времени.
4. Собрать фидбек команды
Нормальна ситуация, когда руководитель не вникает во все подробности и мелкие операции, которые выполняют сотрудники. Поэтому перед отпуском важно собраться с командой и обсудить как сам пулл задач на время отсутствия руководителя, так и то, каким образом и в какие сроки по ним будет вестись работа.
5. Оставить один канал связи с руководителем
Лучше, если это будет какой-то один рабочий канал, например, чат в Битрикс24. При этом важно донести до команды, что коммуницировать с руководителем может только один человек – заместитель, и по обозначенному ряду задач и проблем. В противном случае отпуск превратится в бесконечное прочтение почты и чатов.
