Говорить четко и медленно

Этот формат связи особенно востребован теми, кому нужно постоянно контактировать с клиентами и партнерами в разных городах или в разных частях одного большого города. Однако он может пригодиться и для общения людей, сидящих в одном и том же офисе. Во–первых, можно сэкономить довольно много времени, если речь идет о мелких вопросах, возникающих помногу раз в течение дня. Во–вторых, такой формат общения может быть даже более продуктивным — ваш партнер или сотрудник не оставит на своем столе никаких документов, не забудет никаких сведений, все данные у него под рукой.

Для разговора с несколькими людьми можно использовать режим видеоконференции. Для этого нужен Интернет очень высокого качества или специальные программы. Режим веб–конференции позволяет не только видеть и слышать собеседника, но и смотреть презентации, получить доступ к его рабочему столу и листать документы одновременно с ним.

Видеосовещания "не выходя из кабинета" могут стать постоянными. Специальная программа от сервиса Remote.st позволяет видеть сотрудников, которые в данный момент работают за компьютером, одному (или нескольким из них) написать или с ним поговорить.

Для проведения видеоконференций в большинстве можно использовать самые простые средства связи, прежде всего Skype. Плюсы этого варианта — бесплатность и простота, основные минусы — высокая нагрузка на компьютер и невозможность группового общения. Можно использовать профессиональные средства, где таких недостатков уже нет.

Лучшие сервисы видеоконференций — TrueConf, Polycom, Open VideoPresence — поддерживают режим высокого качества видео, позволяют записывать выступления всех участников конференции, совместно работать с документами и проводить презентации в PowerPoint.

Вариант "кабинет руководителя" помогает первому лицу руководить персоналом (его компьютер имеет выход на всех остальных). Варианты "зал заседаний" и "конференц–зал" позволяют, не сходя с места, устроить конференцию с участием хоть всех сотрудников. Полный комплект профессионального оборудования в среднем обойдется в $6 тыс: эти расходы включают в себя терминал, камеры, панели, обустройство зала.

Еще более дорогой вариант — система класса Telepresence. Она предоставляет сигнал еще более высокого качества и имитирует реальное присутствие всех участников встречи в одной комнате.

Чтобы выбрать формат общения, который вам подходит в наибольшей степени, следует ответить на несколько вопросов, говорят эксперты Digital Voip: "Надо выделить два ключевых вопроса: требования к безопасности и выбор средств общения. Для первого критерия важно определить тип канала связи. Самым дешевым считается Интернет, но и самым небезопасным. Материалы видеоконференции могут утечь к сторонним лицам. Ощутимо дороже создание собственной сети, но, если уровень безопасности того требует, без таких расходов не обойтись".

Чтобы максимально использовать все преимущества формата видеоконференции, нужно соблюдать несколько правил, напоминают аналитики рынка. Что касается визуального аспекта, то следует знать, что веб–камеры "плохо реагируют" на красный и ярко–белый цвета, а также на человека, сидящего вплотную к камере. Также следует помнить, что тот, кто разговаривает с вами, видит не только вас, но и то, что у вас за спиной. Для восприятия удобнее всего неяркий однотонный фон. Что касается звука, то главная рекомендация — говорить чуть медленнее и чуть более внятно, чем в живой речи. Кроме того, в режиме видеоконференций вам поневоле придется быть вежливым и дослушивать реплику собеседника до конца, потому что если вы начнете говорить одновременно с ним, то не услышите ни его, ни себя.