Потребности сотрудников в командировках и подход компаний к организации корпоративных поездок часто расходятся: координатор бизнес–путешествий не всегда может спланировать командировку с учётом пожеланий коллеги, а тот остаётся недоволен условиями: качеством услуг, временем вылета, скоростью заселения и другими параметрами. Эксперты сервиса "Островок Командировки" рассказали, как найти компромисс.
Интеграция тревел–политики
Обоснованное желание работодателя — держать расходы под контролем, и для этого в компаниях формируют свод правил для деловых поездок или положение о служебных командировках. На его основе компания может установить тревел–политику, обозначив лимиты по бюджету и предпочтительный класс обслуживания в самолёте или поезде, рекомендованный тип объектов размещения. С таким документом планировать деловые поездки и контролировать бюджет значительно проще. Например, "Островок Командировки" позволяет быстро настроить тревел–политику под работников разных категорий — в зависимости от департамента, центра затрат и должности.
Один из клиентов сервиса, производитель строительной и сельскохозяйственной техники, отметил, что в сервисе "Островок Командировки" удобно устанавливать разные лимиты на стоимость услуг для штатного сотрудника и руководителя. При этом бюджет на деловые поездки легко подстраивать под сезон, например, во время выставок можно по согласованию увеличить лимит определённому сотруднику.
Гибкая настройка поиска
Зачастую бизнес–туристы предъявляют дополнительные требования к отелю: например, им важно, чтобы в номере были письменный стол и сейф, а в гостинице — Wi–Fi, прачечная и услуга глажки. Отсеять ненужные варианты и остановиться на максимально подходящих помогут фильтры. На платформе "Островок Командировки" более 50 фильтров: можно выбрать отель с нужным расположением, типом питания, "звёздностью", отсортировать гостиницы по оценкам и отзывам, а также другим критериям.
В карточке отеля собрана информация о прочих услугах: можно проверить, есть ли в гостинице конференц–центр, переговорная комната, оказываются ли услуги по организации мероприятий. Удобные фильтры оценили в компании, продающей мебель и товары для дома. Один из руководителей рассказал, что для быстрого выбора отеля он настраивает фильтры по наличию питания, типу кровати и отзывам. Чтобы найти размещение поблизости от работы, он пользуется поиском по карте, который показывает точное расстояние между объектами.
Мгновенное подтверждение от отелей
Некоторые компании организуют десятки, а то и сотни командировок в месяц. Не всегда поездки возможно спланировать заранее, иногда потребность в командировке возникает спонтанно. Таким организациям важно иметь возможность быстро забронировать жильё и получить мгновенное подтверждение от отеля. Например, один из клиентов сервиса "Островок Командировки", производитель книжной продукции, в месяц отправляет в бизнес–поездки примерно 30–50 человек. Бывают и экстренные командировки, когда нужно оперативно заселить работника день в день. Эту проблему компания быстро решает с помощью сервиса "Островок Командировки", который предлагает более чем 2,7 млн вариантов размещений по всему миру с моментальным подтверждением бронирования и возможность приобрести любые дополнительные услуги, например, авиаперелёт, ж/д билет или трансфер.
Уверенность при заселении
Сотруднику важно быть уверенным, что его заселят в отель или апартаменты именно на тех условиях, которые обозначены при бронировании. В "Островок Командировки" для этого работает отдел Pre–Check, или предпроверки бронирования, — служба, которая связывается с объектом размещения и сверяет условия заказа до приезда гостя: категорию номера, время заселения, тип питания и другие включённые услуги.
Опция Pre–Check оказалась особенно полезной крупному российскому производителю высокоточных измерительных систем: в компании отметили, что забронированные номера и дополнительные услуги ни разу не отличались от фактически полученных.
Круглосуточная служба поддержки
Бывают исключительные ситуации, когда бизнес–туристы сталкиваются с проблемой: отель не заселяет вовремя либо категория номера не соответствует заказанной. Важно быстро решить вопрос, и в таких случаях круглосуточная служба поддержки сервиса "Островок Командировки" приходит на помощь. Представитель компании–провайдера облачной инфраструктуры организовывает до 70 командировок в месяц, в каждой из которых участвует от одного до пяти человек. Иногда состав сотрудников, отправляющихся в командировку, может измениться, возникает необходимость отменить бронирование в последний момент. В таких ситуациях компания обращается за помощью к куратору или в службу поддержки, чтобы оперативно внести изменения или отменить бронирование с минимальными финансовыми потерями.
Документация и отчётность по командировкам онлайн
Компаниям необходимо получать документацию после командировок и собирать отчётность. При этом сотрудники не хотят тратить много времени на сбор документов. В сервисе "Островок Командировки" все закрывающие документы, акты сверок и авансовые отчёты доступны в одном месте.
Так, автоматизировать документооборот с помощью "Островок Командировки" получилось у крупного производителя медицинского оборудования. Компания смогла организовать полностью управляемый процесс бронирования отелей для сотрудников, выстроить быстрое и качественное взаимодействие с бухгалтерией и наладить простой и оперативный обмен документами через ЭДО.
При оптимизации подготовки деловых поездок через сервис "Островок Командировки", у компаний остается больше времени и ресурсов на осуществление своей основной деятельности и решение задач бизнеса.
Реклама ООО "АГЕНТИКА ТРЕВЭЛ", Erid: 2VfnxwFozqE
