Документы становятся виртуальными

<BR><BR><B>Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты</B><BR>Без документов обойтись нельзя. Без бумажек -- можно. Эффективную деятельность компании, быстрое распространение информации обеспечивает система электронного документооборота (СЭД).<BR><BR>Информационные технологии не панацея, но средство, помогающее компании быть более эффективной.<BR>"Процесс интеграции отечественной экономики в мировую и ужесточение конкуренции побуждают даже очень успешные компании заботиться о формировании дополнительных преимуществ, -- уверен директор Департамента систем документационного обеспечения управления ЗАО "Фирма "АйТи". Информационные технологии" в Северо-Западном регионе Игорь Бутенко. -- При этом поиск конкурентных преимуществ сегодня перемещается из области создания кратковременных "выигрышей" в область создания преимуществ долгосрочных".<BR>Системы электронного документооборота призваны объединить функции различных приложений в общее информационное пространство. Имеется в виду, в частности, регистрация корреспонденции, архив документов, контроль исполнения, библиотека регламентов управленческих процедур, оформление командировок, система контроля знаний должностных инструкций.<BR><B>Плюсы и минусы</B><BR>В принципе, можно внедрять приложения по отдельности "с нуля", не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Первые внедрения обходятся относительно недорого, однако при внедрении большого количества приложений существенно дорожают их сопровождение и обучение персонала, возникает необходимость их интеграции и доработки. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации. Внедрение платформы автоматизации избавляет от этих проблем. "Эффективное внедрение всего комплекса приложений невозможно при отсутствии их тесной интеграции, -- уверен менеджер продукта компании Digital Design Владимир Андреев. -- Именно эту задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации документооборота".<BR>Недостатками системы являются высокая стоимость начальных шагов внедрения и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде. Компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата. Это приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи.<BR>"Если перед организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных задач, например, создание архива документов, автоматизации канцелярии, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений, -- считает Владимир Андреев. -- И нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы".<BR><BR><B>Как выбрать</B><BR>Чтобы СЭД эффективно работала, нужно, чтобы в ее среде могли действовать все -- от руководства компании до рядового сотрудника. При выборе систем компании ориентируются на целый комплекс критериев, среди которых: функциональность системы, возможность и удобство ее доработки, отлаженная методика внедрения. Очень важно определить, поддерживает ли выбираемая система сервер баз данных и почтовую систему, которые уже используются в организации.<BR>"В случае использования в корпорации серверов на базе UNIX совершенно нелогичным выглядело бы внедрение сервера коллективной работы Microsoft Exchange, -- считает Владимир Андреев. -- Если же компания ориентируется в своей работе на Microsoft, то крайне нерациональным представляется внедрение Lotus Notes, дублирующей значительное количество функций этой системы".<BR>Результат внедрения системы напрямую зависит от тех людей, которые эти средства применяют, -- если им нравится использовать ту или иную систему автоматизации, то "результат превосходит все ожидания", если нет -- трудностей не избежать..