Как в Петербурге открыть ивент-агентство с годовым оборотом 3,5 млн рублей

Как открыть ивент-агентство за пять шагов.

Об этом "ДП" рассказала руководитель проекта Global Event Forum Надежда Макова.

1. Направление

Идея, подбор команды

Главное — определить свое позиционирование. На первом этапе все функции могут выполнять один–два человека: аккаунт–менеджер (от 40 тыс. рублей в месяц) и бухгалтер (в среднем 10–15 тыс. рублей в месяц).

Цена первого шага: 55 тыс. рублей, срок выполнения: 30 дней.

2. Регистрация

Организация юрлица или ИП

От момента сбора документов для регистрации ООО и до получения свидетельства может пройти от полутора недель до месяца. Срок регистрации ООО в налоговой — 15 дней. Постановка ООО на учет в ПФР и открытие расчетного счета — 2–5 дней. Минимальный уставный капитал — 10 тыс. рублей, юридический адрес — 10 тыс. рублей, услуги нотариуса — 1–1,5 тыс. рублей, госпошлина — 4 тыс. рублей, открытие р / с — до 3 тыс. рублей, изготовление печати — до 1,5 тыс. рублей.

Цена второго шага – 30 тыс. рублей, срок выполнения: 10-30 дней

3. Лицо

Брендинг и офис

Затраты на создание бренда (разработка лого, создание сайта) могут варьироваться от 100 тыс. до 300 тыс. рублей. Плата за работу в коворкинге составит 7–10 тыс. рублей. Аренда офиса (20 м2) — до 30 тыс. рублей.

Цена третьего шага: от 460 тыс. рублей, срок выполнения: 14–30 дней

4. Тренинг

Обучение персонала

Образование в сфере индустрии проведения мероприятий в стране пока находится на зачаточном уровне, пробел может восполнить посещение профильных тренингов. Эти задачи решаются на различных форумах и семинарах. Стоимость участия на крупном форуме (длится в среднем 3 дня) начинается от 15 тыс. рублей.

Цена четвертого шага: 15 тыс. рублей, срок выполнения: 63 дня

5. Поиск клиентов

Программа лояльности

Не стоит делать массовую рассылку предложений, это бесполезно. В ивент–индустрии самое главное — живое общение. Существует много инструментов поиска новых клиентов — обновление сайта, работа в соцсетях, посещение тематических круглых столов.

Цена пятого шага: 150 тыс. рублей, срок выполнения: 30 дней

Итого:

Расходы–доходы:

Расходы на открытие ивент–агентства составляют в среднем 700 тыс. рублей.

Доход: годовая прибыль — 150–450 тыс. рублей

(при комиссии 5–15% и бюджете одного мероприятия, например, 300 тыс. рублей).

Годовой оборот — 3,6 млн рублей.

В Петербурге работает более 150 event–агентств, компаний, которые занимаются событийным бизнесом: организуют все — от бизнес–конференций до детских утренников. Цены на мероприятия сильно разнятся, но тем не менее они известны на рынке: презентация продукта или компании стоит от 300 тыс. рублей, корпоративный выезд на природу на 100 человек — не менее 500 тыс. рублей, детский утренник — от 100 тыс. Годовой объем рынка ивент–агентств не берутся оценить ни эксперты, ни сами игроки ивент–бизнеса. Дело в том, что бюджет мероприятия может быть от 50 тыс. рублей и доходить до 30 млн. Учитывая, что в городе присутствуют около 15 ведущих игроков этого рынка, способных работать с бюджетами свыше 10 млн рублей за мероприятие, а в месяц агентство проводит иногда 10–15 мероприятий, годовой объем рынка может превышать 0,5 млрд рублей.

Среди агентств, которые прочно укрепились на рынке Петербурга: PA Mainstream, Max–events, "Гильдия мастеров", "Радуга праздников" и другие. Надежда Макова — основатель проекта Global Event Forum (ООО "Глобал ивент форум"), который ежегодно собирает организаторов и заказчиков мероприятий в количестве 1 тыс. участников из 12 стран. Она начинала карьеру администратором в частной финансовой компании. Сейчас Надежда Макова — главный редактор издания Event.ru и член организационного совета европейского фестиваля Best European Event Awards.

Своя ниша

Рынок организации мероприятий перенасыщен, и предложение от агентств существенно превышает спрос. Однако молодой компании можно найти свое место, главное — верный выбор специализации. "Большая ошибка — распыляться и браться сразу за любые проекты: и корпоративы, и деловые события, и тимбилдинги, и свадьбы. Лучше стать профессионалом в одном направлении, а не очередным агентством, которое делает все подряд, и все среднего качества. Успеха достигают те, кто занял особенную нишу и стал в ней лидером", — считает Надежда Макова.

Главная ценность

Одной из составляющих успеха в бизнесе является команда. Важно создавать проект с командой единомышленников, которые бы горели идеей так же, как вы, и разделяли общие ценности, говорит директор проекта. Интересно, что зачастую команда не работает в штате, а привлекается по аутсорсингу, на время. "Также успешный пример — создание ивент–агентства содружеством людей с агентским и клиентским прошлым. Тогда у коллектива изначально есть видение схемы работы и подхода к организации мероприятия как с агентской, так и с клиентской стороны", — продолжает эксперт.

Крупные с ИП не работают

Для работы с крупными компаниями необходимо открыть ООО, ИП подойдет только для ведения совсем небольших заказов. И российские, и международные крупные компании с ИП не работают. Открытие ООО может занять около месяца, затраты составят около 30 тыс. рублей. Многие заказчики обязательным условием требуют, чтобы юридическое лицо было зарегистрировано не менее 3 лет. Важно предусмотреть эти условия перед принятием решения об участии в тендере на проведение мероприятия. Также надо создать узнаваемое лицо компании, и на это нельзя жалеть денег, уверена Надежда Макова. "Нужен функциональный сайт, запоминающееся название и узнаваемый бренд", — подчеркивает эксперт. Стоимость создания сайта: от 100 тыс. до 300 тыс. рублей и выше.

Далее, очень важно вовремя зарегистрировать торговую марку. "В ивент–бизнесе немало случаев, когда создаются агентства с одинаковыми названиями. Обезопасить себя можно, обратившись в Роспатент", — рассказывает Надежда Макова. Там можно защитить свою торговую марку, запатентовав как название компании, логотип, так и комбинированные сочетания".

Даже если в агентстве работают всего два человека, необходимо нанять бухгалтера или обратиться в бухгалтерское агентство. Это гарантия чистоты сделок и грамотного ведения документооборота, что также является залогом успеха в работе. Услуги бухгалтера в Петербурге обойдутся в 10–15 тыс. рублей в месяц, все зависит от объема работы, который ему придется выполнять.

На чем сэкономить

Офис может быть на первом этапе заменен работой в коворкинге. Плата в месяц здесь составит всего 7–10 тыс. рублей за рабочее место. Теперь, когда все организовано, компания начинает участвовать в тендерах, и тут, говорит Надежда Макова, еще одна распространенная ошибка — когда новички пытаются отправить заявки всюду, куда только можно. "Этого делать категорически нельзя. Участие ради участия может на корню разрушить репутацию только что созданного агентства. Участвовать стоит только в тех тендерах, которые вам действительно по силам, отправлять презентации только досконально проработанные и завершенные. Даже если вы не выиграете, ваша презентация может обратить на себя внимание", — резюмирует эксперт. Что же касается заработка, то он складывается из вознаграждения команды проекта (оклада постоянной группы, заложенного в смету) и комиссии агентства. В каждом проекте процент комиссии может быть разный и колебаться от 15 до 5%.