Детокс ERP-системы: как упростить управление ресурсами

Иван Кривушин, генеральный директор и совладелец «БюроБюро»:

В идеальном мире ERP-система — не страшное слово, а красивый и удобный инструмент оптимизации работы внутри компании. Сделать её таковой — действительно непростая задача.

Региональная сеть «Сименс Финанс» — это 24 офиса в крупных российских городах, которые решают задачи бизнеса по всей стране. При этом на момент начала сотрудничества в компании была ERP-система, к которой рука проектировщика не притрагивалась с прошлого века. А значит, нужно было полностью преобразовать её архитектуру, структуру и дизайн.

Что должна уметь ERP-система?

Основная задача ERP-системы — объединить все подразделения компании и их функции в одном интерфейсе. После её внедрения сотрудники компании получают общую онлайн-среду для взаимодействия друг с другом.

Это подразумевает единую базу данных — и все эти данные должны быть актуальны, достоверны, не продублированы и защищены с помощью ситемы безопасности. Все изменения в компании можно отслеживать в режиме реального времени.

Продуманная ERP-система способна действительно эффективно оптимизировать работу всей компании. При её внедрении:

• Сокращается время, затрачиваемое на бизнес-процессы. При этом часть процессов и вовсе автоматизируется.
• Сокращается количество ошибок сотрудников, так как они всегда имеют доступ к актуальной информации.
• Возрастает эффективность управления проектами: можно увидеть весь маршрут проекта от и до.
• Повышается прозрачность процессов.
• Одновременно с этим повышается степень защиты информации.

Что происходит на рынке ERP-систем?

Пятерка ERP-систем мирового рынка выглядит так:

1. SAP AG
2. Oracle
3. PeopleSoft
4. SAGE
5. Microsoft Business Solutions

Клиентами SAP являются 100% химических, добывающих и фармацевтических компаний, 97% компаний, выпускающих высокотехнологичную продукцию, 93% нефтегазовых компаний, 87% автомобильных, авиастроительных и занятых в оборонной промышленности, 86% металлургических компаний и 69% проектно-конструкторских компаний (согласно списку Global 500 журнала Fortune).

Казалось бы, рынок почти завоеван лидером, но ряд компаний всё-таки делает выбор в пользу других ERP-систем. Чем же они оказываются лучше? Давайте посмотрим на двух лидеров мирового рынка, которые имеют довольно существенные различия:

1.         SAP разрабатывал свои решения «с нуля», Oracle создавалась во многом за счет покупки различных компаний, например, приобрела Hyperion для финансовой отчетности и Siebel для управления взаимоотношениями с клиентами. Как следствие, SAP очень стандартизирована и её бывает трудно изменить с развитием бизнеса. Oracle позволяет более гибко учитывать перемены в бизнесе. Однако то, что является плюсом для одних, может стать минусом для других: кому-то нужна гибкость, кому-то — более жесткая стандартизация.

2.         SAP постоянно развивает свои основные продукты, в то время как Oracle расширяется горизонтально. Это означает, что Oracle более инновационна, но также значит, что что линейку продуктов Oracle невозможно спрогнозировать. Там, где больше гибкости, там всегда меньше определенности.

3. Oracle на 20 % дешевле, чем SAP, и внедряется быстрее. Решения SAP при этом считаются менее рискованными.

Цена и скорость внедрения являются существенным минусом обоих лидеров — большинство ERP-систем на рынке обходятся бизнесу дешевле. А многие компании и вовсе считают для себя более выгодным создание внутренней ERP-систем. Именно так решили сделать «Сименс Финанс».

А нашей задачей было сделать эту ERP-систем «Сименс Финанс» красивой, простой и удобной. Это если совсем простыми словами. А теперь подробности.

Обратная интеграция — тренд, который мы переосмыслили

Раньше разработчики сначала делали веб-сайты, а потом, при необходимости, адаптировали их под другие форматы. Несколько лет назад в силу вступил закон Mobile First. Все российские операторы (и многие мировые) заговорили о том, что доля мобильного интернета растет с каждым годом — с помощью смартфонов люди не только общаются, но и делают покупки, читают журналы, заказывают такси, а также всё чаще работают.

Мобильные операторы быстро подхватили этот тренд и начали переделывать свои сайты в первую очередь для смартфонов. Масла в огонь подлил Google, когда заявил, что показатель mobile-friendly будет использоваться для рейтинга поисковой выдачи. Хотя поисковый индекс остаётся единым, в конечном итоге алгоритмы ранжирования начнут в первую очередь оценивать мобильную версию страницы.

Теперь всё чаще пользовательские сценарии сначала отрабатываются в смартфонах, а уже после переносятся в браузер. Мы пошли дальше. В нашем digital-мире интерфейсы есть не только у компьютеров и телефонов, но и у многим других устройств и систем, даже у микроволновки. Но нам, конечно, показалась интересной не она.

Нашей целью было сделать систему, пользователь которой, произведя минимальное количество действий и кликов, доберется до нужного раздела. И поняли, что не надо изобретать велосипед, ведь это уже воплощено в SmartTV.

Самое прекрасное в этом проекте — идея, которая лежала на поверхности. Логика управления в SmartTV проста: первый уровень меню может быть бесконечно длинным, пользователь скролит до необходимого пункта и переходит на следующий уровень, пошагово перемещаясь до нужного раздела в один клик. Как при работе со всеми знакомыми нам папками,

Этот простой принцип позволил нам продумать, как можно разместить максимум важной информации в минимальном пространстве.

При этом нужно было отшлифовать систему так, чтобы работать с ней было удобно как на портативных ноутбуках нового поколения, так и на старых мониторах с низким разрешением экранов. В результате не должно было остаться «неважного». А ради того, чтобы система корректно работала в Internet Explorer, нам даже пришлось отказаться от некоторых фишек, которые можно было внедрить.

Возможно, это прозвучит громко, но я действительно считаю, что с этим проектом мы вошли в эпоху обратной интеграции. И думаю, что мы смогли это сделать именно потому, что она очень перекликается с нашим принципом нетоксичности. Лаконично и понятно — все интерфейсы от БюроБюро отвечают этим условиям.

При чем здесь нетоксичность?

Нетоксичный интерфейс позволяет любому пользователю сделать то, что ему нужно, потратив минимальное количество усилий, то есть сделать минимальное количество шагов для решения любой задачи. Создание такого дизайна подразумевает понимание поведенческих моделей пользователя.

Внешний вид новой ERP-системы не содержит ни одного лишнего элемента: каждый из них существует для чего-то. Мы разработали объемную дизайн-документацию, которая регламентирует как внешний вид отдельных элементов интерфейса и их взаимодействие друг с другом, так и пользовательские сценарии. Эта документация позволит проводить обновление системы по высоким стандартам даже через несколько лет.

Благодаря цветовой сегрегации элементов достаточно нескольких секунд, чтобы увидеть, что именно требует срочного внимания, а что сейчас в полном порядке. Кроме этого, все элементы содержат сведения об ответственных лицах и датах выполнения, элементы управления каждым этапом и задачей в целом.

А чтобы пользователям было легко освоить новую систему, мы сохранили удобные и привычные им цвета и структуру меню из предыдущей версии — привычную многим древовидную структуру. Каждый элемент этого дерева имеет не только название, но и индикаторы статусов и состояний.

Также одной из задач было сделать систему с легко масштабируемой навигацией, чтобы в случае появления новых разделов, их было легко интегрировать в готовый продукт для внутреннего использования.

Но чтобы всё в итоге оказалось настолько простым, нам пришлось решить немало сложных задач.

Бег с препятствиями

Из всех препятствий, с которыми нам пришлось справляться в процессе работы, я бы хотел выделить две основные:

1. Работа с полузакрытыми глазами

Для создания ERP-системы мы использовали внутреннюю разработку компании «Сименс Финанс», к которой не имели доступа из-за высокого уровня конфиденциальности. Протокол безопасности не позволял нам взаимодействовать с системой физически. Мы не могли физически покликать, походить, попробовать различные сценарии, однако нам все равно удалось реализовать почти все задуманное.

Работать приходилось совместно с клиентом по присланным скриншотам (по сути это карта переходов), на которых были удалены все данные компании. Глядя на них, мы продумывали логику, архитектуру, разрабатывали прототипы. На основе этой логики постепенно выстраивали дизайн и верстку. Минимум информации, никаких референсов.

Помогло плотное взаимодействие с компанией «Сименс Финанс», которые компенсировали высокий уровень конфиденциальности данных системы и всегда направляли нас. Можно сказать, что конечный продукт — стопроцентный итог совместного творчества с клиентом.

2. Сжатые сроки

На разработку продукта совместного творчества команды агентства и представителей IT отдела компании Siemens было отведено всего 4 месяца. Стоит учесть и разницу во времени: головной офис и IT-команда находятся во Владивостоке. Впрочем, в этом есть и некоторое удобство: приходишь с утра на работу, а правки от клиента уже в почте. Впереди — день на их отработку, а клиент занимается проектом, пока в Москве ночь.

Фидбек и оценка

Самый надежный способ понять, насколько удобна созданная ERP-система  — получить фидбек от пользователей. Поэтому после внедрения было проведен опрос, в котором мы хотели выявить уровень удовлетворенности новой системой. Главными плюсами сотрудники чаще всего называли новую навигацию и возможность формирования Избранного. Это говорит о том, что часто в ERP большой проблемой пользователей является сложности с поиском нужного.

Мы попросили пользователей оценить, всё ли им нравится, назвать плюсы и минусы. В целом реакция на новую систему выглядит так.

Хочется поделиться и отдельными конкретными отзывами, в которых было много позитива:

«Ко всему новому всегда нужно привыкнуть, но здесь проблем не возникло. Всё супер!»

«На мой взгляд сейчас более современный и дружелюбный интерфейс, очень помогает страничка где показывается старое меню и новое, это позволило привыкнуть быстрее, очень хорошая вещь – избранное, то чем мы чаще всего пользуемся, можно выделить звездочкой».

«В целом меню стало удобнее, звездочки для формирования индивидуального меню очень упростили работу с порталом и помогают быстро ориентироваться в новом меню. Нужные разделы нашлись и запомнились в первую пару-тройку дней – это трудностей не составило, информация для работы с проектами организована очень удобно. Технических ошибок при работе с порталом не возникало».

Для компании ERP-система — это не самостоятельный продукт, который оказывает прямое действие на бизнес-показатели. Это база, на основании которой можно будет создавать такие продукты с качественно новыми возможностями.

Первый такой продукт «Сименс Финанс» уже презентовала пользователям: это список сотрудников с фотографиями, который теперь управляется через Портал и не требует от операторов пользоваться 1C ЗиК 7.7, выпущенной в 90-х годах. До запуска на всю компанию уйдет еще некоторое время.

 

Резюме

Подлинная красота идеи — в простоте. Мы взяли идею, которая лежала на поверхности и применили её к одной из сложнейших систем. В итоге остались довольны и клиент, и его сотрудники.

Теперь мы уверенно можем говорить о новой эпохе в мире веб-разработки — эпохе обратной интеграции. Это действительно так. Современные пользователи прежде всего взаимодействуют с мобильными устройствами и SmartTV, и в обеих системах используется минимальное количество кнопок.

Все тренды ведут нас к упрощению систем и заботе о пользователях, что соответствует главному принципу БюроБюро — нетоксичности.