Возможности обратной связи

В последние два с половиной года рынок конференций в целом и оборудования для них в частности заметно просел. Все, кроме государственных заказчиков, стали сокращать расходы.

Большинство конференц–залов Петербурга расположены в отелях, и там уже подготовлена вся минимальная инфраструктура. При желании можно провести мероприятие без всяких дополнительных расходов.
"Обычный заказ включает в себя экран, проектор, микрофоны и звуковые системы. Как правило, все это уже есть в конференц–зале гостиницы, — рассказывает генеральный директор компании "Конферент" Елена Шкарбиенко. — А далее можно добавлять оборудование, которое делает мероприятие удобнее для его участников".
В числе таких дополнительных возможностей плазмы–дублеры: и для задних рядов, чтобы сидящие там не пытались прочесть, что написано где–то впереди мелким шрифтом, и для президиума, чтобы модераторам не приходилось сидеть вполоборота. Или, к примеру, таймеры обратного отсчета для участников, чтобы они не забывали придерживаться регламента: такие таймеры можно установить и перед выступающим, и в президиуме.

Внутренний мессенджер

С одной стороны, участники мероприятия должны нормально друг друга слышать и видеть в большом зале. Для этого достаточно классического набора оборудования. На больших мероприятиях такие же плазмы, как в самом зале, должны быть и в холлах, чтобы те, кто вышел на кофе–брейк или по делу, могли следить за ситуацией.
С другой — внутренняя коммуникация и обратная связь участников конференции делает мероприятие куда более эффективным. "Общие коммуникационные системы для участников весьма востребованы, — говорит технический директор компании Polymedia Игорь Ишеев. — Каждый участник может с помощью своего планшета или смартфона подключиться к такой системе. Это позволяет ему обмениваться сообщениями с другими участниками, таким образом создается внутренний мессенджер конференции. Организатору такая система позволяет проводить онлайн–голосование, формировать повестку и протокол заседания. Это упрощает задачу по сбору статистики и обратной связи: никому не нужно заполнять анкеты, но модератору видно, какие материалы пользовались большим спросом и кто именно какие из них просматривал".
Ту же задачу — повысить уровень внутренней коммуникации — решают и интерактивные доски для выступающих и слушателей. Участники рынка говорят, что это самый популярный инструмент. С помощью таких досок можно и показывать презентации, и вносить в них пометки и вопросы участников, и даже создавать их с нуля вместе со слушателями по ходу выступления.

Минимизация издержек

Также организаторы конференции должны решить задачу по привязыванию клиента к своему мероприятию. Для этого связь между конференцией и ее участниками должна быть как можно более плотной и технологически доступной.
"Один из вариантов — разработка мобильного приложения специально под конкретное событие, — рассказывает Елена Шкарбиенко. — Такое приложение охватывает и программу самой конференции, и культурную программу, если она есть, включает в себя небольшое личное портфолио основных спикеров. Это повышает интерес к конференции у потенциальных участников. Кстати, это же приложение для смартфонов может позволять проводить и электронное голосование, чтобы у организатора была обратная связь".
В свою очередь, интерес владельцев конференц–площадок, помимо прочего, состоит в минимизации издержек. "Отсюда появление на рынке энергосберегающих технологий, — говорит Игорь Ишеев. — Технологии тяготеют к энергосбережению, хотя сохраняется и задача обеспечить высокое разрешение изображения. Одна из инновационных технологий — лазерно–фосфорные экраны: разрешение высочайшего уровня, а энергии этот комплекс потребляет вдвое меньше, чем фен для сушки волос".