На свежем воздухе

Конференц–залы разной степени вместимости располагаются в основном в отелях и на базах отдыха, есть помещения для проведения деловых мероприятий и во дворцах, которыми так славится Петербург.

Привлекательность

Загородными возможностями для проведения конференций, семинаров и тренингов пользуются в основном в летний сезон, что неудивительно — ведь в отличие от городских площадок, помимо слушания докладов, ведения дискуссий и укрепления корпоративного духа, здесь можно устроить барбекю на берегу озера, взять напрокат спортинвентарь и лодки, поиграть в пейнтбол, устроить командную рыбную ловлю, получить сеанс массажа или пройтись по дворцовым интерьерам.

Участники рынка организации деловых мероприятий называют несколько площадок, пользующихся постоянным спросом — например Дворец конгрессов в Стрельне с его хорошо оборудованными залами, рассчитанными на разное количество человек, и сложившейся репутацией площадки для проведения мероприятий на самом высоком уровне. "Большой популярностью пользуется база отдыха "Лесная рапсодия" (Выборгский район, пос. Ильичево). Вместимость площадки только до 100 человек, что немного для крупных мероприятий, но для небольших встреч, переговоров или тимбилдингов она вполне подходит. Большой выбор залов, транспортная доступность, возможность размещения участников мероприятия, рестораны на территории комплекса делают "Гелиос Отель" (Зеленогорск) довольно–таки популярной площадкой для проведения мероприятий", — приводит примеры Ирина Козлова, руководитель направления рекламы и PR компании "ЭГО Транслейтинг".

Асия Гильманова, руководитель конгрессных проектов ГК "Мономакс", среди пользующихся спросом у клиентов называет площадки пансионата "Балтиец" (Репино) и отеля "Новый Петергоф".

Сложности

В выборе нужной площадки за городом, разумеется, есть целый список тонкостей. "Основная сложность — это организация транспортной логистики для мероприятий, которые длятся несколько дней. Инициаторы конференций часто опасаются снижения посещаемости мероприятия участниками из Петербурга, которые приезжают на конференцию самостоятельно. В этом случае возникают дополнительные задачи организации транспортной логистики — например, обеспечить трансфер от ближайшей станции метро. Стоимость трансфера из аэропорта, железнодорожного вокзала для иногородних и иностранных участников сразу существенно возрастает. Эти затраты ложатся либо на бюджет мероприятия, либо на самих участников", — говорит Асия Гильманова.

При этом, по словам Ирины Козловой, следует помнить о горячих сезонах, когда бронируются почти все автобусы и автомобили в городе. Как правило, это происходит в дни Петербургского экономического форума (в 2015 году это будет середина июня) и во время "Алых парусов". Компаний, занимающихся предоставлением трансферных услуг, в Петербурге более ста, сами загородные площадки нередко также предоставляют эту услугу.

Бюджет

Вовсе не факт, что провести мероприятие за городом обойдется дешевле — ведь дополнительной строкой в смете будет идти трансфер. Впрочем, проживание и питание за городом, как правило, дешевле. Стоимость аренды залов зависит от сезона, длительности периода аренды и других факторов.

"К наиболее дорогим можно отнести залы Константиновского дворца: аренда Мраморного зала (320 м2) — от 165–170 тыс. рублей в день плюс отдельная доплата за каждого участника свыше 100 человек. К средней ценовой категории можно отнести, например, залы отеля "Новый Петергоф" с ориентировочной стоимостью от 30 тыс. рублей за день аренды. К наиболее бюджетным вариантам — залы пансионата "Балтиец": от 13 тыс. рублей", — перечисляет Асия Гильманова. Залы, рассчитанные на малое количество человек, — дешевле. Например, в "Самсоне" день аренды конференц–зала на 25 человек стоит 5 тыс. рублей, в загородном отеле "Райвола" — около 6 тыс. рублей.

С организаторами деловых мероприятий площадки работают в основном на условиях предоставления конференц–пакетов. Традиционно это эконом (базовые услуги — аренда, кофе–брейк), стандарт и VIP. В стандарт включен трансфер до места проведения и питание участников. В VIP–пакет могут включаться проживание на территории площадки или поблизости, индивидуальный трансфер до места проведения, услуги переводчика, участие в закрытых мероприятиях со спикерами, развлекательная программа.