МК "Зеленая страна": система электронного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007

"Менеджмент компания "Зеленая страна" была создана в мае 2006 года с целью развития в России сети садовых центров с широким ассортиментом разнообразных товаров и услуг для владельцев загородных домов.

В связи с увеличением количества контрагентов и сотрудников "МК "Зеленая страна" ежедневно приходилось обрабатывать большое количество документов. Поэтому перед руководством компании остро встали вопросы автоматизации договорного и других документационных процессов, создания электронного архива документов для решения следующих задач:
• организация удобного поиска и хранения информации;
• организация оборота документации для сопровождения текущей деятельности;
• организация работы канцелярии;
• сокращение сроков получения корреспонденции;
• создание эффективного и прозрачного механизма обработки заявок по техподдержке.

Осенью 2007 года руководство "МК "Зеленая страна" провело тендер по выбору поставщика системы электронного документооборота, по результатам которого предпочтение было отдано компании Digital Design. Предложенное ее специалистами решение заключалось в построении системы документооборота "МК "Зеленая страна" на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007. В рамках проекта предполагалось использовать все преимущества данного продукта: широкие возможности по настройке системы, высокий уровень масштабирования, инструменты интеграции с продуктами Microsoft, возможности web-доступа и т.д.

Договор между "МК "Зеленая Страна" и Digital Design был подписан в октябре 2007 года. В ходе работ специалисты Digital Design провели обследование бизнес-процессов заказчика и создали проект будущей системы. Затем была автоматизирована договорная работа компании, построено хранилище электронных документов, настроены процессы регистрации входящих и исходящих документов в среде электронного документооборота, создана система автоматической регистрации входящих факсов, а также автоматизированы процессы подачи и обработки заявок в отдел ИТ. Также в рамках проекта было проведено обучение нескольких категорий сотрудников: пользователей электронного хранилища, участников договорного процесса и администраторов системы.

Внедрение разработанной системы электронного документооборота позволило сделать процесс обращения документации более прозрачным и эффективным, сократить сроки выполнения рутинных операций, минимизировать риски потери информации и документов. В "МК "Зеленая страна" многие бизнес-процессы значительно ускорились за счет создания единого информационного пространства, в результате чего существенно повысилась эффективность использования ресурсов компании.

Результаты проекта комментирует Юрий Бруцкий, ИТ-директор "МК "Зеленая страна": "Благодаря решению, предложенному и реализованному компанией Digital Design, мы смогли в рекордно сжатые сроки автоматизировать документооборот на базе наиболее соответствующей потребностям компании системы. В результате проекта мы смогли повысить контролируемость процессов системы документооборота, упростить процедуру обработки документов и существенно сократить количество задействованных ресурсов".
"В мировой практике Microsoft SharePoint Server становится все более популярным инструментом для построения корпоративных систем электронного документооборота, - комментирует Алексей Семидетнов, директор департамента управления информацией Digital Design.— Мы считаем, что у этого программного продукта большие перспективы как на глобальном, так и на российском рынке СЭД, и это доказывают многочисленные примеры успешных внедрений".

Дополнительная информация о портальных решениях, предлагаемых Digital Design, доступна на официальном сайте компании по адресу http://www.digdes.ru/main/medium_small/portalnye_resheniya_digital_design/.