Как проверить своего бухгалтера?

Ведь не каждый руководитель обладает достаточными знаниями в бухгалтерском учете. А что делать в случае, если не понятно, куда пропадают деньги? И как оценить объемы пропажи? Выходом из подобных ситуаций может стать тайная проверка бухгалтера. Поговорим об этом с руководителями компании «Финвал», первой в Петербурге предложившей такую услугу,- генеральным директором Романенко Олегом Николаевичем и его заместителем Куприяновой Нелли Геннадьевной.

DP.ru: Услуга тайной бухгалтерской проверки является достаточно редкой и экзотичной, а многие люди вообще не знают о ее существовании. Как у вас возникла идея того, что такая услуга может быть востребована?

О.Н.: Идея появилась тогда, когда возникли сомнения по поводу правильности оформления отчетов, ведения бухгалтерии и кассы в своей собственной компании. Когда мне потребовалась проверка, а я сам стал потребителем этой услуги, то понял, что в ней могут нуждаться и другие руководители компаний. Каждый руководитель компании должен контролировать главного бухгалтера, а он, в свою очередь, должен понимать, что постоянно находится под контролем. Это вовсе не значит, что при тайной проверке информация будет предаваться огласке, но главный бухгалтер должен знать, что его работа прозрачна для директора.

DP.ru: По каким признакам вы смогли определить, что ваша бухгалтерия работает некорректно?

О.Н.: Стоит сказать, что у главы компании очень мало времени на осуществление проверок своей же бухгалтерии. Но, в моем случае, именно личные проверки помогли понять, что в работе бухгалтерии есть «темные пятна».

DP.ru: Можете сказать, что именно вы проверяли?

О.Н.: Я проверял поступления денег в кассу, что и помогло обнаружить их отсутствие. В нашей компании действует многоуровневый учет, который дает возможность провести проверку учетных данных и выявить недостачу денег, если такая есть.

Н.Г.: Стоит учесть, что далеко не каждый руководитель компании имеет достаточно знаний в бухгалтерии, чтобы проверить корректность ее ведения. А чтобы заранее не портить отношения со своим главным бухгалтером, руководителю проще обратиться за внешней проверкой, в ходе которой, втайне от главного бухгалтера, будет выявлено: куда уходят деньги, честен ли сам бухгалтер и правильно ли он ведет учет.

DP.ru: Что вы узнали, когда провели первую тайную проверку на своем же предприятии?

О.Н.: Я узнал, что не хватает 700 000 рублей, они испарились.

DP.ru: Вы проводили эту проверку? Сколько вам потребовалось времени, чтобы обнаружить пропажу?

О.Н.: Да, проверку проводил я сам – в этом конкретном случае в кассе не хватало значительной суммы денег. Чтобы выяснить, какая сумма денег и куда ушла, пришлось проверить не один участок, была поднята вся первичная документация, проверены все поставщики, с которыми мы работали. Был выявлен поставщик, который не числился в наших базах. Все это заняло около 2 недель.

Н.Г.: Временные затраты напрямую зависят от того, насколько обширная проверка и какой временной период она затрагивает. Если нужно просто проверить поступление денег, то это занимает немного времени. Если руководство компании хочет получить внутреннюю аудиторскую проверку, которая будет включать не только проверку главного бухгалтера на предмет мошенничества, но и уровень его квалификации, то потребуется несколько недель. При этом проверяется первичная документация. А чтобы проверить отчетность за один год без пересмотра первички, требуется неделя.

DP.ru: Расскажите о том, кто пользуется услугой тайной бухгалтерской проверки? Не называя конкретные компании.

Н.Г.: Этой услугой пользуется совершенно разные компании – и по размеру, и по сфере деятельности. В качестве примера можно привести клининговую компанию, в штате которой примерно 100 человек. Проверка показала очень низкую квалификацию главного бухгалтера.  

DP.ru: Наверное, не все предприниматели согласятся пустить стороннего человека в свою компанию для проверки. Вашими первыми клиентами были близкие и знакомые, которые вам доверяют?

Н.Г.: Это не совсем так. Если бухгалтерам доверяют ведение бухучета, то почему бы не доверить проведение тайной проверки сторонней компании? Кроме того, нас не интересует финансовая сторона деятельности компании, мы смотрим лишь начисление налогов и ведение отчетности.

DP.ru: Расскажите более подробно, как проводится тайная проверка? Вы ночью приходите в кабинет главного бухгалтера и проверяете качество его работы?

Н.Г.: Нет, с согласия руководителя компании нам дают удаленный доступ к базе 1С, где мы видим все нужные нам данные. При этом ни бухгалтерия, ни кто-либо другой не знает об осуществлении проверки. Наша услуга абсолютно дистанционна и может быть предоставлена клиентам, которые находятся в любой точке мира.

 

DP.ru: Сколько стоит услуга тайной бухгалтерской проверки?

Н.Г.: У нас очень лояльные цены, а стоимость проверки начинается от 10 000 рублей за квартал. Как известно, после завершения обычной аудиторской проверки аудитор обязан передать данные в налоговый орган. А нашу проверку можно назвать упрощенной, ведь мы не передаем данные о компании сторонним лицам и органам, предоставляя отчет только ее директору. По этой причине цена на наши услуги в десять раз меньше по сравнению с обычной аудиторской проверкой.

DP.ru: Как легко строился диалог с клиентами, которые обращались к вам извне? Они доверяли вам?

Н.Г.: Да, доверяли. У нас даже был случай, когда простой бухгалтер обратился к своему директору с тем, что в бухгалтерии неправильно ведется учет. В ходе проверки оказалось, что учет велся на низком уровне, ни одна цифра в налоговой декларации не соответствовала данным учета. Эта компания в дальнейшем стала нашим постоянным клиентом.

DP.ru: Как руководителю предприятия понять, что в его бухгалтерии что-то не так и пора обратится к вам за проверкой?

Н.Г.: Чаще всего к нам обращаются тогда, когда руководителя начинает волновать финансовая сторона бизнеса. Причиной обращения может быть конфликт между бухгалтером и руководством, либо же фирма сталкивается с начислением пеней и штрафов. Особенно показателен последний случай, ведь пока штрафов нет, у руководителя объективных причин для беспокойства также нет. Руководителю лучше, конечно, не ждать штрафов, а обратить внимание на несогласованные с ним платежи, несвоевременную сдачу отчетности, блокировку банком расчетного счета, регулярные требования от налоговой инспекции и фондов (ПФР, ФСС).

О.Н.: Провести экспресс проверку бухгалтерии может и сам руководитель. Для этого существует множество возможностей. Необходимо поинтересоваться, например, наличием полного комплекта документов по всем контрагентам (прежде всего поставщикам), с которыми имеет дела компания. И, прежде всего, тех документов, которые могут вызвать повышенный интерес ФНС. Или попросить предоставить незамедлительную возможность подключения компьютера руководителя к 1С с выделением персонального пароля и возможностью удаленного доступа ко всем базам. Есть и другие способы у руководителя самостоятельно провести косвенную оценку необходимости глубокой проверки качества ведения бухгалтерии, а так же оценить – имели ли в прошлом факты хищений.

DP.ru: Как понять, что бухгалтер ворует? Есть какие-то признаки, которые на это указывают?

Н.Г.: Если речь идет о небольших суммах, то определить очень сложно. А когда цифра большая, она сразу начинает влиять на прибыльность предприятия, и это проще заметить. Воровство может осуществляться и небольшими регулярными платежами, и разово – большой суммой. В каждом виде деятельности, использующем различные варианты технологий управления и учета, в частности, существуют так называемые «дыры в учете» или мертвые зоны, которые бывают закрыты от глаз руководителя в силу сложившихся форм отчета или в силу отсутствия времени на осуществление контроля со стороны руководителя. Недобросовестные бухгалтеры пользуются этим.

Недавно к нам обратился клиент, который сам является учредителем. Он подозревал не только главного бухгалтера, но и директора, поэтому хотел провести проверку тайно.

О.Н.: Мы можем выстроить алгоритм, который будет учитывать все особенности работы конкретной компании и поможет выявить «дыры в учете» для воровства. В каждой компании своя специфика, поэтому все индивидуально.

DP.ru: Чем обычно заканчивается история с бухгалтерами компаний, где выявили проблемы?

Н.Г.: При выявлении недостаточной квалификации или воровства все заканчивается увольнением сотрудника. Может в последнем случае возможно и судебное разбирательство, но это уже внутренние дела компании. Один из наших клиентов рассказывал, что после проверки понизил своего главного бухгалтера до простого. А своего нового главного бухгалтера он подобрал с нашей помощью.

DP.ru: Ну и вопрос напоследок. Как Вы считаете, почему воруют в компаниях?

О.Н.: Мотивация воровства может быть разной. В процессе своей работы мы часто сталкиваемся с тем, что главные бухгалтеры и финансовые директора оправдывают свои действия недостаточной оплатой труда. Поэтому они берут то, чего, по их мнению, им недоплатили.

DP.ru: Большое спасибо за столь развернутое и детальное интервью. Вне сомнений, указанная информация поможет многим компаниям разобраться со своими финансовыми делами, а также сориентирует руководителя, где искать выгодного и надежного партнера в таком деликатном вопросе.  

 

Компания Финвал – бухгалтерское обслуживание