Новый порядок ведения кассовых операций

Автор: Маргарита Сибагатуллина, аудитор ООО «ВИТ-аудит»

Решением Центробанка РФ от 12.10.11 №373-П утверждено новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (далее - Положение). Документ прошел регистрацию в Минюсте России 24.11.11 и вступает в силу с 1 января 2012 года.

Положение определяет:

• порядок организации работы по ведению кассовых операций;

• порядок приема и выдачи наличных денег в кассу (из кассы);

• порядок ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;

• правила обеспечения порядка ведения кассовых операций;

• порядок определения лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе.

С 1 января 2012 года при вступлении в силу данного положения, индивидуальные предприниматели должны соблюдать правила ведения кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели и кассовая дисциплина

Долгое время вопрос о необходимости соблюдения индивидуальными предпринимателями кассовой дисциплины был спорным.

О том, что индивидуальные предприниматели, должны пользоваться Положением о Порядке ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 №40 (далее - Порядок), писал Банк России (Письмо ЦБ РФ от 17.07.06 №08-17/2540; далее - Письмо ЦБ РФ №08-17/2540).

Данную точку зрения поддерживала Федеральная налоговая служба (Письмо от 30.08.06 №ММ-6-06/869@).

Также, было решение Верховного Суда РФ от 15.09.08 №ГКПИ08-1000 (далее - Решение ВС РФ №ГКПИ08-1000), в котором говорилось, что все предприниматели должны соблюдать кассовую дисциплину. Так как Налоговым кодексом РФ предусмотрена обязанность "вмененщиков", к которым относятся как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, руководствоваться порядком ведения кассовых операций в наличной и безналичной форме (п. 5 ст. 346.26, п. 1 ст. 346.28 НК РФ). Аналогичное требование установлено и в главе НК РФ «Упрощенная система налогообложения» (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).

В арбитражной практике, принимались различные решения по рассматриваемому вопросу, пока не вышло Постановление Президиума ВАС РФ от 29.06.10 №1411/10, в котором говорилось, что Порядок на ПБОЮЛ не распространяется, причем даже в том случае, если коммерсант применяет УСН или уплачивает ЕНВД. Дело в том, что в данном документе о предпринимателях в принципе не упоминается.

В последующем с данным решением согласились и представители Минфина России, о чем свидетельствует Письмо от 02.03.11 №03-01-10/1-15. При этом разъяснения были подготовлены финансистами совместно с Федеральной налоговой службой в ответ на запрос Банка России.

Что впоследствии позволило индивидуальным предпринимателям практически безнаказанно нарушать кассовую дисциплину. Другими словами, штраф по ст. 15.1 КоАП им не грозил ни при каких обстоятельствах. Согласно данной статье штрафные санкции в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юридических лиц, и от 4000 до 5000 руб. - для должностных лиц (к которым приравниваются индивидуальные предприниматели) могут повлечь за собой такие нарушения, как:

• расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

С 1 января 2012 года соблюдать кассовую дисциплину индивидуальным предпринимателям придется наравне с юридическими лицами. Согласно п. 1.1 Положения свое действие оно распространяет на:

• юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет;

• юридических лиц, перешедших на УСН;

• физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Функции хозяйствующего субъекта

В новом Положении о ведении кассовых операций Центробанк в первую очередь определил три функции, обеспечение которых и вменяется в обязанность хозяйствующему субъекту:

• внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);

• недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, когда таковое приходится на дни выплаты заработной платы, включая день получения средств для этих целей в банке, а также на выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни хозяйствующим субъектом ведутся кассовые операции;

• хранение на банковских счетах в банках свободных денежных средств, за исключением опять же дней выплаты зарплаты, а также выходных и нерабочих праздничных дней, если в таковые ведутся кассовые операции.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно проводит мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранения, транспортировки, порядка и сроков проведения проверки их фактического наличия. Таким образом, Положение дает возможность избежать претензий налоговиков об отсутствии должным образом оборудованной кассы, чего требовал прежний Порядок.

В соответствии с п. 1.2 Положения, фирмы и предприниматели будут устанавливать и максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе (лимит кассы). Другими словами, о необходимости утверждения ее величины банком в документе не говорится ни слова. Порядок расчета лимита кассы приведен в Приложении к Положению. При этом обособленным подразделениям, имеющим собственный расчетный счет, лимит касс устанавливается отдельно.

Так же, в Положении не указаны нормы, позволявшие хозяйствующим субъектам, имеющим постоянную денежную выручку, расходовать ее на оплату труда, выплату социально-трудовых льгот и пр. С другой стороны, нет более в документе указаний, на какие цели могут выдаваться наличные из кассы под отчет. Содержится лишь общее определение - расходы, связанные с осуществлением деятельности.

Увеличился срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы, стипендий и т. п. Который будет устанавливаться руководителем, но при этом не может превышать 5, а не 3 дней.

Принцип документального оформления кассовых операций не изменился. Они так же, должны оформляться приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается. Ведение кассовой книга и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств осталось обязательно. Между тем, теперь порядок составления и ведения указанных документов во многом регламентирован гораздо подробнее. Остановимся на некоторых моментах подробнее.

Документальное оформление 

В соответствии с п. 2.2 Положения приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Положение допускает, что кассовые операции в принципе велись руководителем, в таком случае именно им кассовые документы и подписываются. Если же этим занимается кассир, на которого данные обязанности возлагаются по умолчанию, то его необходимо снабдить печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Не оформляются образцы подписей, только если кассовые операции ведет сам руководитель.

Кассовые документы, кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться как на бумажном носителе, так и с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Но и в последнем случае кассовые документы подлежат распечатке. Что же касается книги учета принятых и выданных денежных средств, то каждая соответствующая операция в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться как с распечатыванием, так и без распечатывания листа книги, по усмотрению руководителя. В первом случае лист книги подписывается старшим кассиром и кассирами на бумажном носителе, во втором потребуется снабдить данных работников электронно-цифровыми подписями.

Листы кассовой книги, которая ведется в электронном виде, распечатывается в конце рабочего дня в двух экземплярах, подбираются в хронологической последовательности и по мере необходимости брошюруются, но не реже одного раза в календарный год. Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, брошюруются до начала ее ведения.

Положением регламентирован порядок оформления реестра депонированных сумм. В частности, отмечено, что таковой составляется в произвольной форме, однако при этом перечислены реквизиты, которые он должен содержать. К ним относятся: наименование (фирменное наименование) юридического лица (Ф. И. О. индивидуального предпринимателя), дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номер расчетно-платежной ведомости, Ф.И.О. работника, не получившего деньги, его табельный номер, сумма невыплаченных наличных денег, итоговая сумма по реестру, а также подпись кассира и ее расшифровка.

Положением урегулирован порядок взаимоотношения головной организации и ее подразделений в том, что касается ведения кассовых операций. Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению. После выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня структурная единица передает лист кассовой книги за этот рабочий день юридическому лицу не позднее следующего рабочего дня. Если книга ведется на бумажном носителе, передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае ее оформления с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа.