12 февраля 2010, 18:58|Сверчкова Дина, юрист Консалтинговой группы "Налоговик"

Расходы на проживание в гостинице

Надо ли удерживать НДФЛ с сумм возмещения командированному работнику расходов по проживанию в гостинице, если нет кассового чека? Есть только бланк гостиницы, в котором прописана сумма платежа и пометка, что все было оплачено наличными средствами. Можно ли провести эту сумму хотя бы по бухгалтерскому учету, но за счет чистой прибыли, так как по налоговому без кассового чека все равно не провести. Или факт проведения по бухгалтерскому учету повлечет за собой автоматическое начисление НДФЛ и ЕСН по неподтвержденной кассовым чеком сумме?

Опубликовано в журнале "Бухгалтерские вести" №40 от 3 ноября 2009

 

Из содержания ст. 217 Налогового кодекса РФ следует, что не подлежат налогообложению НДФЛ суммы возмещения фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов по найму жилого помещения. Обратите внимание на то, что ст. 217 НК РФ не содержит требований к документам, которые подтверждают расходы по найму жилого помещения и проживанию в гостинице при направлении работников в командировку.
Согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе возмещение командировочных расходов. По ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения. Причем неважно, куда будут отнесены эти затраты у работодателя – на издержки или из прибыли.
При таких обстоятельствах следует признать, что командированный работник представил надлежащие документы, свидетельствующие о несении затрат на оплату услуг гостиниц, в связи с чем эти расходы не подлежат налогообложению НДФЛ и ЕСН.
Свою позицию в этой части заданного вопроса можно укрепить следующими судебными Постановлениями ФАС Северо-Западного округа, подтверждающими такое применение закона: по делу №А05-15886/2005-13 от 19.06.06 и по делу №А56-8092/2007 от 18.10.07.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (кроме указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Нельзя оставлять без внимания и условие, что расходы должны быть произведены для осуществления деятельности организации, направленной на получение дохода.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Сумма и пометка «оплачено» в документе гостиницы есть.
Документально подтвержденные расходы – затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе).
Трудно что-то советовать, не видя перед собой документа, который автор вопроса назвал «бланк гостиницы». Дело в том, что есть один важный нюанс, позволяющий при некоторых обстоятельствах рассматривать счет гостиницы в качестве документа об оплате услуг.
В соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 "О применения контрольно-кассовой техники …» организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (БСО).
Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или БСО.
Согласно п. 2.1 ст. 2 Закона №54-ФЗ налогоплательщики ЕНВД освобождены от обязанности использовать ККТ при наличных расчетах с населением. Такие организации (индивидуальные предприниматели) по требованию покупателя обязаны выдать ему документ, который подтверждает прием денежных средств за проданный товар (оказанную услугу, выполненную работу). Указанный документ составляется в момент получения денежных средств и должен содержать следующие реквизиты:
• наименование документа;
• порядковый номер документа, дату его выдачи;
• наименование выдавшей организации (для индивидуального предпринимателя - Ф.И.О.);
• ИНН организации (индивидуального предпринимателя), выдавшей документ;
• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
• сумму оплаты в рублях;
• должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.
Указанная норма введена Федеральным законом от 17.07.09 №162-ФЗ и вступила в силу со дня официального опубликования данного Закона. При этом система налогообложения в виде ЕНВД действительно может применяться к оказанию услуг по временному размещению и проживанию. В таких случаях расходы на проживание командированного работника в гостинице подтверждает именно такой описанный выше документ.
В соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.12.93 №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» до сих пор может применяться для гостиниц счет по формам №3-Г и №3-ГМ. Такие счета являются бланками строгой отчетности.
После 01.12.08 гостиницы вправе использовать также и самостоятельно разработанный БСО, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ №359. Утверждения формы такого бланка уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется – это подтверждает Письмо Минфина РФ от 15.12.08 №03-01-15/12-376.
Если выдаваемый гостиницей документ не содержит всех вышеперечисленных реквизитов, он не может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности и, соответственно, без чека ККТ не может подтверждать произведенные расходы.
Кроме того, следует обратить внимание на то, что бланк строгой отчетности может изготавливаться либо типографским способом, либо с использованием автоматизированных систем. При этом, по Письму Минфина РФ от 03.02.09 №03-01-15/1-43, простой компьютер использовать для формирования БСО нельзя. Поэтому, если гостиница выдаст работнику самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, напечатанный на обычном принтере, данный документ не будет являться документальным подтверждением понесенных работником расходов.

 
 
Главные новости дня
 
 
Rambler's Top100 Индекс Цитирования