13:0915 октября 200813:09
9просмотров
13:0915 октября 2008
Компании несут существенные издержки, потому, что повышая эффективность работы производственных подразделений, «забывают» о повышении эффективности административных и функциональных служб. Административную и офисную деятельность можно улучшить, если следовать ряду простых правил бережливого производства.
Правило №1: наведите и поддерживайте порядок на каждом
рабочем месте и в офисе в целом. Двадцать процентов времени уходит на
поиск документов, файлов и необходимых канцелярских принадлежностей.
Решите проблему и высвободите значительную часть драгоценных временных ресурсов.
Вовлеките в эту работу всех руководителей и сотрудников.
Правило №2: опишите офисные процедуры и стандартизируйте их.
Стандартизируйте процессы принятия решений, взаимодействия с клиентами и между
подразделениями. Люди перестанут тратить время на бесполезное просиживание на
совещаниях и свой творческий потенциал на «тушение пожаров». Вместо этого они
будут совершенствовать существующие стандарты.
Правило №3: изучите процессы, на первом этапе самые важные
(проблемные) для компании, найдите потери и устраните их. Отладьте доставку
информации нужным людям в нужное время. Устраните потери на этапе согласования
проектов документов и сбора требуемых регламентом подписей. Исключите лишние
перемещения сотрудников и информации. Проделав эту работу, ваш офис будет
работать как часы.
Правило №4: измеряйте эффективность деятельности офисных
подразделений и каждого работника в отдельности. Увяжите результаты работы
работников и заработную плату (через показатели деятельности), не стоит
переплачивать тем, кто работает неэффективно.
Правило №5: сделайте управление в офисе гибким и наладьте
работу в командах. Решения оптимальны, когда над их принятием работают
сотрудники разных подразделений. Глупо потерять миллион из-за того, что кого-то
забыли выслушать.
